Communiquez avec l’IA en tant que RH
Générez des trames de documents RH
Dans la gestion quotidienne des ressources humaines, la rédaction d'attestations d'emploi et de contrats de travail est une étape incontournable.
Bonne nouvelle : votre assistant IA est là pour vous simplifier la vie !
Générez vos documents RH en un clin d'œil, gagnez du temps et concentrez-vous sur l'essentiel.
1. Rédaction d'une Attestation d'Emploi
L'attestation d'emploi permet de justifier qu'un salarié est bien employé par une entreprise.
Elle peut être demandée par divers organismes tels que les banques, les bailleurs ou les administrations publiques.
Exemples de prompt pour l'IA :
Génère une attestation d'emploi pour un salarié en CDI nommé [Nom], entré dans l'entreprise le [date], occupant le poste de [fonction].
2. Rédaction d'un Contrat de Travail
2.1 Contrat à Durée Déterminée (CDD)
Le CDD est un contrat réglementé devant comporter certaines mentions obligatoires.
Exemples de prompt pour l'IA :
Rédige un contrat de travail à durée déterminée pour un poste de [fonction] embauché le [date] avec une fin prévue le [date], pour motif d'accroissement temporaire d'activité lié à la mise en place d’un nouvel outil comptable.
2.2 Contrat à Durée Indéterminée (CDI)
Contrairement au CDD, le Code du travail n'impose pas l'établissement d'un contrat écrit pour un CDI, mais il est vivement conseillé d'en rédiger un afin de définir clairement les conditions d'emploi.
Exemples de prompt pour l'IA :
Génère un contrat de travail à durée indéterminée pour un salarié nommé [Nom], embauché à partir du [date], au poste de [fonction], avec une période d'essai de [durée].
Identifiez les points de vigilance dans un document juridique et les risques de l’IA
L’IA est un formidable outil pour gagner du temps dans la rédaction de documents RH tels que les contrats de travail, les attestations ou encore les courriers. Toutefois, son utilisation nécessite un regard critique et une vérification systématique des informations générées.
L’IA peut être utilisée comme un assistant de recherche, mais elle ne remplace pas les textes de référence. Pour garantir la conformité des documents RH, il est essentiel de s’appuyer sur des sources officielles et fiables, telles que :
Le Code du travail pour les règles légales et les mentions obligatoires.
Les conventions collectives applicables à l’entreprise.
Les sites institutionnels comme ceux du ministère du Travail ou de l’URSSAF.
L’IA peut être un allié précieux pour orienter la recherche et structurer l’information. Plutôt que de lui faire rédiger un document sans contrôle, il est plus sûr de l’utiliser pour identifier les bonnes références.
Exemple de prompt :
Quel article du Code du travail en France cite les mentions obligatoires d'un CDD ?
Cela permet de retrouver les textes légaux pertinents et de s’assurer que le document final est conforme aux obligations légales.
Créez des communications internes
Une réorganisation a été décidée chez Novacera. Pour qu’elle soit bien accueillie, il est primordial de structurer la communication qui va être faite aux équipes.
Les éléments clés d’une annonce de réorganisation
Lorsqu’un service est réorganisé, il est crucial d’informer les employés de manière structurée et rassurante. Une annonce efficace doit contenir les éléments suivants :
La date de mise en application des changements pour permettre aux collaborateurs de s’y préparer.
Une description claire des modifications organisationnelles, expliquant la nouvelle structure et son impact sur l’équipe.
Les bénéfices attendus de cette réorganisation, notamment en lien avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Une personne de contact désignée pour répondre aux questions et accompagner les collaborateurs dans cette transition.
Exemple de prompt :
Quelles sont les informations à donner lorsqu'on annonce une réorganisation d’un service ?
Construction d’une communication adaptée
Afin de garantir une transmission efficace des informations, nous pouvons structurer notre message à l’aide d’un modèle simple et clair. Un exemple de prompt pour rédiger une annonce pourrait être :
Rédige une annonce concernant une réorganisation du service [Nom du service]. Cette réorganisation prendra effet le [Date]. Les changements clés incluent [Description des changements]. Ces changements permettront d'améliorer notre efficacité et d'atteindre nos objectifs plus rapidement. Pour toute question, veuillez contacter [Personne de contact].
Analyse et adaptation au ton de l’entreprise
L’efficacité d’une communication repose également sur l’adéquation entre le ton employé et la culture de l’entreprise. Pour cela, il est utile d’analyser nos communications internes précédentes afin d’identifier :
Le niveau de formalité utilisé.
Le vocabulaire employé.
Le ton général adopté (positif, neutre, institutionnel, etc.).
Une analyse de ces éléments à l’aide de l'IA pourrait être facilitée par un prompt tel que :
Analyse le style et le ton de ces communications internes [fournir les exemples de communications]. Identifie les éléments clés tels que le niveau de formalité, le vocabulaire employé et le ton général.
Application du style et du ton à la communication
Une fois ces analyses effectuées, nous pouvons nous assurer que notre annonce de réorganisation respecte l’identité de Novacera. Ainsi, un prompt ajusté pourrait être :
Rédige une annonce concernant une réorganisation du service [Nom du service]. Cette réorganisation prendra effet le [Date]. Les changements clés incluent [Description des changements]. Ces changements permettront d'améliorer notre efficacité et d'atteindre nos objectifs plus rapidement. Pour toute question, veuillez contacter [Personne de contact]. Utilise le style et le ton suivants des communications internes analysées.
Dans un contexte de transformation, la communication est un levier essentiel pour accompagner les équipes et assurer l’adhésion des collaborateurs. En structurant notre annonce de réorganisation de manière claire et adaptée au ton de Novacera, nous favorisons une transition fluide et constructive.
Créez des communications externes
L’IA peut être un atout pour structurer et rédiger des communications externes. Elle permet d’adapter le ton et le message en fonction du public cible (candidats, écoles, partenaires, etc.) et d’optimiser la clarté et l’impact du discours.
Novacera souhaite communiquer sur sa politique de recrutement et d'intégration d’alternants, qui a été une réussite ces dernières années.
Identifier les éléments clés à mettre en avant avec l’IA
Avant de rédiger une communication efficace, il est essentiel d’identifier les arguments les plus pertinents. L’IA peut aider à analyser les données internes et à extraire des éléments différenciants, tels que :
Les indicateurs RH : nombre d’alternants recrutés, taux d’embauche post-alternance.
Les actions mises en place : tutorat, formations spécifiques, accompagnement personnalisé.
Les retours d’expérience : témoignages d’anciens alternants ou des managers.
Exemple de prompt pour l’IA :
Donne-moi des idées de sujets à mettre en avant pour illustrer notre politique de recrutement d’alternants ?
Utiliser l’IA pour adapter le ton et le format
L’IA permet de rédiger une communication en fonction du canal utilisé :
Post LinkedIn : ton dynamique et engageant, avec un appel à l’action.
Communiqué de presse : style plus institutionnel, chiffré et structuré.
Article de blog : format plus détaillé, intégrant des témoignages et des explications approfondies.
Exemple de prompt pour l’IA :
Peux-tu rédiger un post LinkedIn mettant en avant notre engagement en faveur de l’alternance, en mentionnant notre programme de tutorat et notre taux d’embauche des anciens alternants ?
Structurer une communication impactante avec l’IA
L’IA peut également aider à organiser la structure du message pour le rendre plus percutant et lisible. En lui demandant de proposer un plan structuré, elle peut suggérer un enchaînement logique et efficace, par exemple :
Accroche engageante : mise en avant d’un chiffre clé ou d’un fait marquant.
Présentation des actions concrètes : synthèse des dispositifs d’accompagnement et des résultats.
Illustration par un témoignage : suggestion d’extraits issus d’entretiens ou d’avis d’alternants.
Conclusion avec un appel à l’action : proposition d’un message incitatif adapté au canal de communication.
Exemple de prompt pour l’IA :
Peux-tu me proposer une structure efficace pour un article de blog sur notre engagement en faveur de l’alternance ?
L’IA ne remplace pas la réflexion stratégique derrière une communication RH, mais elle permet d’optimiser la sélection des arguments et la rédaction des messages. En l’utilisant pour extraire des données clés, structurer un discours et adapter le format au support choisi, Novacera peut renforcer son attractivité auprès des futurs alternants.
Exploitez l’outil Canvas dans ChatGPT
ChatGPT Canvas est une interface conçue pour faciliter les projets d'écriture, en allant au-delà d’une simple conversation textuelle. Cet espace de travail visuel permet d’interagir plus dynamiquement avec les contenus générés, de les visualiser et de les modifier de manière intuitive.
Pour accéder à Canvas, il faut soit que ChatGPT détecte un besoin pertinent, soit inclure "utilise canvas" dans la requête.
Exemple de prompt :
J’aimerais rédiger un document sur notre politique de recrutement des alternants. Peux-tu me proposer une première version structurée dans Canvas ?
Une fois le document ouvert dans Canvas, il devient possible d’éditer, d’ajuster et d’optimiser nos contenus de manière interactive. Tout ce qui apparaît dans la partie droite de l’interface peut être directement modifié : ajout, suppression ou reformulation du texte selon les besoins.
Canvas offre également la possibilité de demander à ChatGPT d’effectuer des ajustements ciblés sur le contenu. Que ce soit pour modifier la longueur d’un texte, corriger des erreurs, ou adapter le niveau de lecture à un public spécifique, l’outil propose une assistance avancée. L’utilisateur peut sélectionner un passage précis et poser une requête pour le modifier sans affecter le reste du document.
Un menu contextuel apparaît dès qu’une portion du texte est surlignée, permettant d’effectuer des demandes spécifiques. ChatGPT analyse alors le segment concerné et propose une version éditée, avec des modifications visibles en temps réel.
Exemple de prompt :
Rends ce passage plus accessible pour un public qui n’a pas de connaissances en RH.
ou encore
Peux-tu résumer cette section en une phrase claire et concise ?
À vous de jouer
Contexte
Charline, votre manager chez Novacera, vous informe que votre collègue Asmaa, actuellement comptable, va être promue au poste de responsable comptable. Elle aura désormais la responsabilité du management de l’équipe. Cette promotion témoigne de son expertise, de son engagement et de sa contribution à l’entreprise. Il est important de partager cette excellente nouvelle avec l’ensemble des collaborateurs afin de la féliciter et de marquer ce moment clé dans son évolution professionnelle.
Consignes
À l’aide d’un outil d’intelligence artificielle, créez un prompt pour rédiger une communication professionnelle annonçant la promotion d’Asmaa.
Ce message doit être clair, positif et engageant afin de valoriser son parcours et de susciter des encouragements de la part de ses collègues.
La communication pourra être diffusée sur les canaux internes de l’entreprise (email, intranet, messagerie interne).
En résumé
L’IA permet de gagner du temps en générant des trames de contrats, attestations et autres documents RH, facilitant le travail administratif.
L’IA n’est pas infaillible et peut générer des erreurs, il est essentiel de vérifier les informations et de croiser ses réponses avec des références officielles comme le Code du travail. On peut d’ailleurs lui demander directement des sources pour s’assurer de la fiabilité des contenus.
L’IA aide à structurer et rédiger des communications internes et externes en identifiant les messages clés, en adaptant le ton et le format selon l’audience.
Canvas permet d’interagir efficacement avec ChatGPT, d’itérer facilement sur les contenus et d’ajuster la rédaction en fonction des besoins.
Bravo pour le suivi de ce cours !
Vous avez désormais toutes les clés pour intégrer l’IA dans vos missions RH.
Il ne vous reste plus qu’une étape : testez vos acquis en réalisant le quiz final juste après !
