Bienvenue dans ce cours ! Nous allons voir ensemble pas à pas, avec des exemples précis, comment préparer, rédiger et relire vos écrits professionnels.
L’objectif de ce chapitre est de voir concrètement comment préparer vos écrits professionnels, en commençant par définir votre objectif.
Définissez votre objectif
Il faut en effet vous interroger sur votre objectif : que souhaitez vous faire passer comme message à la personne à laquelle vous vous adressez par écrit ?
Dépendront de votre objectif :
le support utilisé : nous n’envoyons pas, par exemple, une lettre pour demander l’horaire d’une réunion à un collègue.
les choix rédactionnels : nous ne nous adressons pas, par exemple, de la même manière si on demande une information ou si on répond à une réclamation.
Tirez les conséquences de vos objectifs
Les conséquences en termes de support
Vous pouvez très souvent associer un support à un objectif donné.
Si votre objectif est de donner des instructions, privilégiez une note d’instructions ou note de service. Cela favorisera la conservation des informations et entraînera une possible réutilisation.
Par exemple, une note d’instructions comptables peut être réutilisée chaque année avec une légère actualisation.
Si votre objectif est de rapporter des faits, privilégiez un compte-rendu.
Par exemple, un compte-rendu de réunion permet de retrouver le contenu d’une réunion et de garder une trace des décisions et des débats.
Si votre objectif est de réaliser une réclamation, privilégiez une lettre. Cela donnera un caractère plus formel et vous permettra en plus d’assurer une meilleure traçabilité de l’envoi.
Par exemple, pour une réclamation en matière d’impôts, une lettre recommandée avec accusé de réception est nécessaire.
Si votre objectif est d’informer, privilégiez un email. Cela sera plus souple et évitera d’encombrer ultérieurement les dossiers ou le serveur informatique avec des informations qui ne seront peut-être plus d’actualité très rapidement.
Les conséquences en termes de choix rédactionnels
La définition de l’objectif est primordiale car elle constitue votre « feuille de route » également pour vos choix rédactionnels, du début jusqu’à la fin du texte.
Exemples :
Si votre interlocuteur vous a fourni des informations et que vous souhaitez un complément d’information, commencez par remercier poliment votre interlocuteur pour les premières informations déjà communiquées. Cela l’encouragera à continuer à coopérer.
Si vous interlocuteur vous adresse une réclamation, commencez votre réponse par « Nous comprenons votre mécontentement ». La prise en compte de son mécontentement apaisera votre interlocuteur.
Si vous souhaitez une action de la part de votre interlocuteur, privilégiez la formule de politesse suivante : « Je vous remercie par avance ». Nous reviendrons ultérieurement sur le choix de la formule de politesse.
Vous savez maintenant définir l’objectif de votre écrit professionnel. Étudions maintenant la cible de votre écrit !
