Insérez des sauts de page dans votre document
Lorsque vous effectuez votre frappe au kilomètre, le texte saisi peut nécessiter plus d’espace que celui disponible sur la page de votre document.
Dans ce cas, votre traitement de texte en génère une suivante automatiquement. Mais saviez-vous qu’il vous est possible de choisir vous-même à quel moment changer de page ?
Pour ce faire, placez votre point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez insérer votre nouvelle page.
Pour insérer votre saut de page, plusieurs possibilités s’offrent à vous :
À partir du Ruban dans Word 2019
Allez dans l’onglet Mise en page - Groupe de commande Mise en page.
Cliquez sur Saut de page pour dérouler le menu et choisissez Page.
Menu déroulant du Saut de page dans Word 2019
À partir du Menu Insertion dans Google Docs
Dans Google Docs, passez par le menu Insertion - Saut - Saut de page.
Avec un raccourci clavier
Que ce soit dans Word 2019 ou dans Google Docs, vous avez de la chance, le raccourci est le même : Ctrl + Entrée.
À vous de jouer !
Reprenons le tableau de présentation des services réalisé dans le chapitre précédent.
Votre chef de service souhaite que vous en diffusiez une nouvelle version. Il veut que M. Dupond rejoigne le service Comptabilité, car il a appris que celui-ci restera en poste après le retour de Mme Durand.
Il vous propose de le modifier ainsi :
sur une première page, ajouter un erratum (erreur signalée et rectifiée par l’éditeur) ;
sur une deuxième page, présenter une version actualisée du tableau.
Voici le texte à inclure :
“ERRATUM : TABLEAU DES EFFECTIFS PAR SERVICE
Veuillez trouver en page suivante le tableau actualisé au regard de l’intégration de Monsieur Dupond dans les effectifs de l’entreprise.”
N’oubliez pas, dans tous les cas, de passer les effectifs du service comptabilité à 5 ! 😉
Retrouvez, au besoin, ma version modifiée du document : erratum.
Effectuez une mise en colonnes de vos paragraphes.
Pour égayer la présentation d’un texte long, vous pouvez lui appliquer une mise en page en colonnes.
Il vous suffit de sélectionner la partie du texte que vous souhaitez basculer en colonnes, puis de définir le nombre de colonnes à produire.
À partir du Ruban dans Word 2019
Allez dans l’Onglet Mise en page - Goupe de commande Mise en page.
Cliquez sur Colonne.
Sélectionnez le nombre de colonnes souhaité.
Onglet Mise en page - Colonne dans Word 2019
À partir de Google Docs
Allez dans le menu Format - Colonnes
Définissez la largeur des colonnes
Selon votre logiciel, il est possible de définir une largeur différente pour chacune de vos colonnes et de placer un séparateur, c’est-à-dire un trait vertical entre les colonnes.
Dans Word 2019, Autres colonnes vous permet d’ouvrir une boîte de dialogue afin de gérer les options de vos colonnes.
Dans Google Docs, vous pouvez accéder aux options de mise en colonne en cliquant sur Autres options.
Insérez des notes de bas de page personnalisables
Votre chef de service vous a de nouveau sollicité pour la rédaction d’une procédure technique. Elle contient beaucoup de termes complexes qui doivent être définis et expliqués.
Comment pouvez-vous éviter de mettre entre parenthèses ces éléments d’explication ? Tout simplement en insérant des notes de bas de page !
Vous en avez probablement consulté lors de la lecture d’ouvrages littéraires ou techniques.
Pour appliquer une note de bas de page, positionnez votre point d’insertion à la fin du mot concerné.
À partir du Ruban dans Word 2019
Allez dans l’Onglet Références - Notes de bas de page - Insérer une note de bas de page.
Onglet Références dans Word 2019 Une marque de note, généralement sous forme d’un chiffre s’affiche à la fin du mot.
Vous êtes automatiquement redirigé à la fin de votre page afin de saisir le texte de la note.
Les notes de bas de page peuvent être, selon votre logiciel, numérotées ou représentées par des caractères spéciaux. Pour les modifier :
Allez dans l'onglet Références - Notes de bas de page - Options
Modifiez le format de vos notes de bas de page dans la boîte de dialogue
À partir de Google Docs
Allez dans le Menu Insertion - Notes de bas de page
Numérotez vos pages
Vous venez d’imprimer la procédure demandée par votre chef de service. Elle fait pas moins de 19 pages, vous avez bien mérité un café. 😀
Vous posez les feuilles à l’angle de votre bureau mais votre collègue, un peu distrait, les fait toutes tomber ! Évidemment, il décide de les ramasser et vous les tend toutes mélangées. Il va falloir tout trier !
Rassurez-vous, bien que vous ne puissiez empêcher ce genre de situation de se produire, vous pouvez en limiter les effets en numérotant vos pages !
À partir du Ruban dans Word 2019
Allez dans l’Onglet Insertion - En-tête et pied de page - Numéro de page
Sélectionnez la position des numéros dans vos pages.
Sélectionnez un format prédéfini proposé par Word 2019.
Vos numéros de page viendront se positionner directement dans vos pages, en fonction du format prédéfini que vous aurez choisi.
À partir de Google Docs
Allez dans le Menu Insertion - En-tête et numéro de page - Numéro de page
La numérotation des pages est automatique : vous pouvez également définir l’emplacement du numéro, le nombre de pages (par exemple page 3/5 ou page 3 sur 5) et, en fonction de votre traitement de texte, déterminer à partir de quelle page faire démarrer la numérotation, ou bien encore exclure une page de la numérotation.
Gérez vos en-tête et pied de page
L’en-tête est situé dans la marge du haut et le pied de page dans celle du bas, en haut et en bas de la page. Là encore, vous pouvez insérer ces éléments de manière différente en fonction de votre traitement de texte.
À partir du Ruban de Word 2019
Allez dans l’Onglet Insertion - En-tête ou Pied de page.
Cliquez sur En-tête ou sur Pied de page.
Une liste de modèles prédéfinis s’offre à vous, permettant de créer rapidement un en-tête ou un pied de page.
Personnalisez votre en-tête ou pied de page en allant sur l’Onglet contextuel En-tête et pied de page.
À partir de Google Docs
Allez dans le Menu Insertion - En-têtes et Pieds de page.
Cliquez sur En-tête ou sur Pied de page.
Automatiquement, Google Docs ouvre la zone concernée pour que vous y rentriez les informations souhaitées.
Cliquez sur Options.
Vous pouvez y inclure des informations utiles comme le nom du document, de son auteur, la numérotation, voire dans certains traitements de texte, le chemin informatique du document (où est stocké le document sur l’ordinateur).
Au même titre que l’ajout des numéros de page, vous trouverez la gestion des en-têtes et pieds de page dans l’onglet Insertion de votre logiciel.
En résumé
Pour une mise en page réussie, n’oubliez pas de :
gérer correctement vos sauts de page soit via le ruban/menu soit via le raccourci clavier ;
appliquer une mise en colonne des paragraphes, afin d’égayer la présentation de votre texte long ;
insérer des notes de bas de page pour faciliter la compréhension du texte ;
définir une numérotation des pages pour aider le lecteur à se repérer dans votre document ;
ajouter des éléments complémentaires tels qu’une date, un logo ou encore un titre de chapitre, à l’aide des en-têtes et pieds de page.
Félicitations, vous êtes arrivé au terme de ce chapitre, et savez désormais appliquer une mise en page à vos documents. Je vous propose de nous retrouver pour le dernier chapitre de cette partie du cours, afin d’apprendre à les imprimer.
