Découvrez les principales sources de données en entreprise
Les entreprises de taille intermédiaire et au-delà sont dotées de bases de données où sont stockées toutes les informations utiles à l’entreprise sur ses clients, ses transactions et ses opérations.
Si vous travaillez pour votre commerçant de quartier, disons votre fleuriste, et qu’il ne dispose pas de données numériques, il sera plus difficile de faire de la Business Intelligence. 😄
Tour d’horizon des principales sources de données :
Catégories | Source de données | Exemples de types de données |
Ressources humaines | Les SIRH (systèmes d’information de gestion des ressources humaines). Exemples :
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Finance | Un ERP (Entreprise Resource Planning). Exemples :
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Client | Un CRM (Logiciel de gestion client). Exemple :
| Coordonnées des clients :
Historique de la relation commerciale :
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Données opérationnelles | Base de données opérationnelles. Plusieurs progiciels de niche par secteur d’activité, ou dans des solutions logicielles développées par l’entreprise elle-même. |
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Il est important de savoir qu’une multitude de données extérieures à l’entreprise vous seront probablement utiles dans vos projets, et la bonne nouvelle c’est qu’elles sont souvent facilement accessibles.
Exemple :
Si vous travaillez en finance dans une entreprise internationale, la valeur du taux de change des transactions financières entre plusieurs devises vous sera nécessaire pour calculer un résultat financier dans une seule devise (euro, dollar…). Vous pouvez obtenir ces données sur Internet :
en les téléchargeant (par exemple sur le site de Yahoo Finance) et en les important manuellement, ou via un site interne à l’entreprise comme SharePoint ;
en interrogeant automatiquement des flux de données sur le Web.
D’autres données externes utiles peuvent être trouvées sur le site de l’Insee ou sur le portail des données publiques.
Créez de nouvelles données
Comment je fais si je ne dispose pas de données pour ma problématique ?
Prenons un exemple :
Votre entreprise est en crise… À cause d'une pression incessante et de mauvaises conditions de travail, vos meilleurs talents démissionnent en masse et d'autres sont en burn-out. On vous nomme chef de projet RH en charge de la qualité de vie au travail (QVT). Votre mission est d'améliorer les conditions et l’environnement de travail, ainsi que l’équilibre "vie pro/vie perso".
Comment collecter les données utiles pour faire le bilan de la situation actuelle, et mesurer l’efficacité d'un plan d’action ?
Dans les systèmes d’information, vous ne trouverez pas de données sur la perception qu’ont les salariés des conditions de travail…
Mais heureusement, vous pouvez créer vos propres données en mettant en place une enquête, par exemple. Vous pouvez envoyer un questionnaire tous les trimestres grâce à Microsoft Forms si vous disposez d’une licence via Office 365.
Soyez créatif, toutes les informations peuvent être collectées, de façon directe ou indirecte, et transformées en données numériques pour vos besoins d’analyse/reporting.
Un seul conseil pour ces situations, anticipez vos axes d’analyse !
En effet, si vous créez un questionnaire, vos possibilités d’analyse ne seront pas les mêmes pour :
une note sur une échelle de 1 à 10 sans commentaire, par exemple ;
une question ouverte avec un texte à remplir, totalement libre ;
ou encore une question à choix multiples avec des réponses préétablies…
Prenez le temps de réfléchir :
À l’information que vous souhaitez collecter.
Au format nécessaire pour procéder à son exploitation.
Cela vous fera gagner du temps dans vos analyses.
À vous de jouer !
Vous êtes consultant en mission pour le centre d’appel de “Téléphonie Performance”. Cette entreprise fait de la prospection commerciale par téléphone, en appelant des particuliers directement sur leur mobile pour leur proposer des offres, comme changer de contrat d'électricité, ou changer d’assurance automobile… Vous savez, ces fameux appels que vous recevez régulièrement avec des numéros que vous ne connaissez pas ! 😄
Votre client (le centre d’appel) fait actuellement face à de sérieux problèmes de manque de ressources, dus à un absentéisme important dans les équipes. On vous a confié la mission d’en comprendre la cause pour proposer un plan d’action.
Dans cette situation, quelle pourrait être selon vous la source de données utiles à utiliser pour comprendre l'absentéisme important des employés, et pourquoi ?
Données RH.
Données financières.
Données clients.
Données d’inventaire.
Données opérationnelles.
Prenez quelques minutes pour réfléchir avant de regarder la réponse ci-dessous !
Vous êtes prêt ? OK.
Eh bien... en réalité c’était une question piège (😈 Héhéhé rire diabolique).
Réponse 1 : Données RH
On peut facilement imaginer que pour analyser le problème d’absentéisme vous ayez besoin… des données d’absentéisme !! C’est-à-dire l’historique des absences des collaborateurs du centre d’appel afin d’effectuer des statistiques, par exemple pour identifier des périodes de l’année plus soumises que d’autres à ces effets.
Réponse 5 : Données opérationnelles
Il est fort probable que des données opérationnelles soient également utiles :
les plannings d’activité ;
et le volume d’appels à réaliser par jour par agent...
… sont de bons indicateurs de la charge de travail des agents.
Il est possible qu’une augmentation de cette charge ait dégradé les conditions de travail et qu’elle soit la cause de l’absentéisme important.
Mais alors, quid des autres données ?
Prenons l’exemple des données financières…
Dans notre cas, il est peu probable que les données financières (chiffre d'affaires, dépenses de fonctionnement…) soient directement corrélées à l’absentéisme des opérateurs.
Cependant, imaginez un cas où le centre d’appel utilise de la main d’œuvre intérimaire, et que celui-ci ait baissé le volume de cette main d’œuvre sur les derniers mois. À travers les dépenses de fonctionnement, vous pourriez peut-être observer une corrélation entre ces effets.
Imaginez encore que… votre enquête terrain vous amène à constater que les secteurs où des primes sont allouées pour chaque contrat vendu font face à un absentéisme diminué de moitié… enseignement intéressant pour le plan d’action, n'est-ce pas !
En résumé
Dans les entreprises de taille moyenne et plus, les données sont disponibles dans des bases de données.
Il est possible d’utiliser des données externes sur le Web pour vos besoins d’analyse.
Lorsqu’aucune donnée n’existe, collectez de nouvelles données vous-même, par exemple via des sondages.
Il faut croiser les données de plusieurs sources différentes afin d’offrir des axes d’analyse nouveaux !
Dans le chapitre suivant, nous allons voir tout ce que vous pouvez faire pour protéger les données sensibles de votre entreprise et de vos utilisateurs.
