Planifiez et suivez l’avancement

La réussite d'un projet de rénovation repose en grande partie sur une planification rigoureuse et un suivi constant de l'avancement. En tant que chargé de projet, vous êtes le chef d'orchestre. Ce chapitre vous fournira les outils et les méthodes pour maîtriser cet aspect essentiel.

Mettez en place un planning

Un planning bien structuré c’est comme une feuille de route : cela vous permet d'anticiper les étapes, de coordonner les entreprises et d'assurer que le chantier avance comme convenu.

Collectez les informations et les contraintes des entreprises

La première étape consiste à recueillir toutes les informations nécessaires auprès des entreprises intervenantes. Il ne s'agit pas seulement d'obtenir les durées estimées pour chaque tâche, mais aussi de comprendre leurs contraintes spécifiques.

Quelques contraintes à prendre en compte :

• Délais de séchage : Enduit, chape, peinture, etc. Une isolation extérieure (ITE) peut nécessiter plusieurs jours de séchage avant la pose de la finition.

• Temps de fabrication ou de livraison : Menuiseries sur mesure, équipements spécifiques (pompe à chaleur, VMC double flux), matériaux d'isolation spécifiques.

• Conditions météorologiques : Travaux extérieurs (toiture, façade, ITE) sont fortement dépendants de la météo.

• Disponibilité des équipes : Les entreprises peuvent avoir d'autres chantiers en parallèle.

Voici un exemple de tableau qui rassemble des informations importantes à collecter par entreprise :

Définissez des liaisons logiques entre les interventions

Une fois que vous avez toutes ces informations, vous devez identifier les dépendances entre les différentes tâches. Il faut alors vous poser la question suivante :

Imaginez l'électricien qui arrive pour passer ses câbles alors que le plombier n'a pas encore installé toutes ses évacuations : l'un attendra l'autre ou alors ils se gêneront mutuellement, perdant du temps et de l'argent.

Exemple concret pour la rénovation d'une maison individuelle :

• Maçonnerie → Charpente/Couverture : Le toit ne peut être refait qu'après les travaux de maçonnerie qui impactent la structure (reprise des arases + séchage).

• Menuiseries → Plâtrerie/Isolation : Les finitions intérieures autour des fenêtres ne peuvent se faire qu'une fois celles-ci posées.

• Plomberie/Chauffage & Électricité → Plâtrerie/Isolation : Les réseaux doivent être passés avant de fermer les cloisons.

Réalisez un planning de GANTT avec un outil adapté

Voici un exemple simplifié de planning Gantt :

Diffusez le planning à l’ensemble des entreprises après relecture avec le maître d’ouvrage

1. D’abord, présentez le planning établi au MOA. Expliquez les phases, les durées et les interdépendances. Puis… Obtenez sa validation !

2. Ensuite, envoyez le planning à toutes les entreprises intervenantes. Assurez-vous qu'elles l'ont bien reçu et le comprennent. Organisez une réunion de lancement si nécessaire.

Suivez les interventions et l’avancement

Planifier c’est bien mais tant que les travaux n’ont pas démarré, cela reste de la théorie. Sur le terrain, ce qui va vous permettre de vous assurer que le planning avance correctement, c’est le suivi concret des travaux. C'est ici que vous transformez le plan en réalité.

Piloter ou accompagner au pilotage le maître d’ouvrage en anticipant les interventions et jalons clés

Votre rôle est de vous assurer que le chantier avance comme prévu et d’anticiper autant d’obstacles que possible.

Actions clés :

• Quelques jours avant l'arrivée d'une entreprise, contactez-la pour confirmer sa date d'intervention, ses besoins et s'assurer que le site sera prêt.

• Informez le MOA des moments importants où sa décision ou sa validation est requise.

Exemple de situation : Installation de la VMC double flux

Quelques jours avant l'arrivée de l'entreprise de ventilation, vous contactez le chef d'équipe pour confirmer sa venue. Vous vérifiez si les gaines sont accessibles, si l'emplacement de l'unité est dégagé et si l'alimentation électrique est en place. Vous informez le MOA qu'il sera nécessaire de valider l'emplacement des bouches de ventilation avant la fermeture des plafonds.

Notez régulièrement les dates d’intervention, de retard, de livraison ou d'événements spécifiques

Voici quelques informations importantes à noter :

• Dates d'intervention réelles : Qui est venu, quand, et quelles tâches ont été effectuées ? 

• Retards : Causes des retards, entreprises impactées, durée du retard.

• Livraisons : Dates de livraison des matériaux ou équipements, conformité.

• Événements spécifiques : Visites de contrôle, inspections, problèmes rencontrés, décisions prises.

• Communications importantes : Appels, emails, comptes rendus de réunions.

Pour faire ce suivi vous pouvez utiliser :

• Un carnet de chantier physique

• Un fichier Excel/Google Sheet

• Un logiciel de gestion de projet

Voici un exemple de tableau de suivi d'avancement des travaux :

Identifiez les jalons clés

Voici des exemples de jalons clés en rénovation énergétique :

• Validation des plans techniques

• Obtention d’un permis de construire

• Commande des équipements à long délai

• Achèvement du clos et du couvert

• Tests de performance (test d'étanchéité à l'air par exemple)

• Réception provisoire du chantier

Bien identifier ou communiquer les jalons clés vous permet d’éviter les oublis, les retards dans les prises de décision, et d’assurer la meilleure visibilité possible sur l'avancement réel du projet.

Rappelez régulièrement aux entreprises leurs dates d’intervention

Quelques jours avant une intervention planifiée, envoyez un email ou passez un appel pour rappeler la date et demandez aux entreprises de confirmer leur présence.

Faites des relances en cas de retard : Si une entreprise ne se présente pas ou si un retard est constaté, contactez-la immédiatement.

Mettez à jour le planning

La capacité à adapter votre planning est une compétence cruciale.

Évaluez l’impact des aléas sur le planning en échangeant avec les entreprises et intervenants

Lorsqu'un imprévu survient, votre première réaction doit être de comprendre son ampleur et son impact.

Votre démarche devra alors être la suivante :

1. Identifier l'aléa : S’agit-il d’une livraison retardée ? D’une météo défavorable ?

2. Quantifier l'impact direct : Combien de jours de retard sur la tâche concernée ?

3. Échanger avec les entreprises : Contactez les entreprises concernées et celles dont l'intervention est liée. Demandez-leur quand elles pensent pouvoir intervenir maintenant, quelles sont les conséquences de ce retard, et s'il y a des solutions.

4. Évaluer l'impact en chaîne : Le retard d'une tâche peut en décaler d'autres. Utilisez votre diagramme de Gantt pour visualiser ces dépendances.

Identifiez le chemin critique, la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet.

Exemple de situation réelle : Retard de livraison des tuiles de toiture

Une commande de tuiles spécifiques est annoncée avec deux semaines de retard.

1. Aléa : Retard de livraison.

2. Impact direct : La tâche "Pose couverture" est bloquée pendant 2 semaines.

3. Échange avec l'entreprise de couverture : Possibilité d'avancer d'autres chantiers ? Solution temporaire pour protéger la toiture ?

4. Impact en chaîne : Si la "Pose couverture" est décalée, la "Pose menuiseries de toit" est aussi décalée. Cela impacte l'étanchéité de la maison, et par conséquent, le début des travaux intérieurs. Le chemin critique est affecté, prolongeant la durée totale du chantier.

Modifiez le planning en cas d’aléas ou décalage en donnant un numéro de version et la date de mise à jour

Une fois l'impact évalué, mettez à jour votre planning. Pour cela utilisez votre outil de planification ! Cela vous permettra de déplacer les tâches et de recalculer les dépendances automatiquement.

Aussi, voici quelques bonnes pratiques :

• Numéroter les versions : Chaque nouvelle version doit avoir un numéro et une date clairs. Par exemple : “Planning V1.0 (01/06/2025”), “Planning V1.1 (15/06/2025 - suite retard tuiles)”. 

• Ajouter des notes pour expliquer les modifications.

Faites valider les nouvelles hypothèses pour obtenir la confirmation des dates

Une fois le planning mis à jour, il faut s'assurer que tout le monde est d'accord :

1. Présenter les modifications : Expliquez clairement les raisons et les impacts.

2. Validation du MOA : Le maître d'ouvrage doit être informé et donner son accord sur le nouveau calendrier.

3. Confirmation des entreprises : Envoyez le nouveau planning et demandez une confirmation écrite de leur part concernant leurs nouvelles dates d'intervention.

Diffusez ce nouveau planning pour qu’il soit intégré dans les meilleurs délais

Vous pouvez envoyer le planning par mail en pièce jointe.

En résumé

• Collectez les informations et contraintes des entreprises avant de bâtir un planning précis intégrant délais, dépendances et jalons clés.

• Créez un diagramme de Gantt clair et faites-le valider par le maître d’ouvrage, puis diffusez-le à toutes les entreprises concernées.

• Anticipez les interventions en confirmant quelques jours avant les présences et besoins des entreprises.

• Suivez et consignez systématiquement l’avancement réel, les retards, les livraisons et les événements dans un journal de chantier.

• Mettez à jour le planning en cas d’aléas, attribuez un numéro de version, faites valider et diffusez immédiatement les nouvelles dates.

C’est bientôt la fin de ce cours ! Dans le dernier chapitre, nous allons voir comment veiller à la sécurité et aux responsabilités de chacun. Allez, on y va !