Connaissez les logiciels de la suite Microsoft Office, les différentes versions du Pack Office
La suite Microsoft Office est apparue sur le marché en 1989 avec Word, Excel et Powerpoint. Depuis, la suite n'a cessé de s'enrichir de nouveau logiciels et de nouvelles versions. C'est la suite bureautique la plus utilisée en entreprise dans le monde. Elle a existé en de nombreuses versions au fil du temps : Famille et Etudiant, Famille et Petite Entreprise, Standard, Professionnel, Professionnel Plus, chacune composée d'un nombre croissant de logiciel. Il existe également une version pour Mac.
Les techniciens informatique se doivent de la connaître, de savoir l'installer, la paramétrer, d'en connaître les différents composants, et, idéalement d'avoir quelques notions de chaque logiciel, au moins pour les principaux (Word, Excel, Powerpoint, Outlook).
Logiciels principaux
Microsoft Word : Traitement de texte ("Word Processor")
Microsoft Excel : Tableur ("spreadsheet")
Microsoft Outlook : gestionnaire d'informations personnelles (carnet d'adresse, agenda, liste de tâches) et client de messagerie.
Microsoft PowerPoint : logiciel de présentation
Microsoft OneNote : logiciel de prise de notes
Logiciels supplémentaires
Microsoft Access : système de gestion de base de données
Microsoft Publisher : logiciel de publication (lettres d’information, cartes de visite, magazines, etc.)
Microsoft InfoPath : logiciel de conception de formulaires XML
Microsoft Sharepoint Designer : logiciel d'éditeur de pages HTML pour SharePoint
Microsoft Visio : logiciel de création de diagrammes
Microsoft Project : logiciel de gestion de projets
Microsoft Skype : logiciel de messagerie instantanée et de téléphonie
Avec Office 365, d'autres services cloud sont proposés
Microsoft Exchange : serveur de messagerie
Microsoft OneDrive : espace de stockage en ligne
Microsoft SharePoint : système de gestion collaborative de documents et de stockage
Microsoft Skype Entreprise : fonctions avancées de communication et de téléphonie
Microsoft Teams : outils de travail collaboratif
Installez Microsoft Office ou OpenOffice
L'installation d'OpenOffice est très simple et gratuite. Allez sur le site d'OpenOffice, téléchargez le logiciel et installez-le en suivant les instructions. Trop facile.
L'installation de Microsoft Office est différente selon que vous achetez le produit classique ou le produit cloud Office 365. Ci-après, nous allons voir comment installer Microsoft Office 2016 Pro Plus avec une licence à vie pour un PC unique, sans mise à jour vers de nouvelles versions.
Une fois en possession de la précieuse clé de licence, rendez-vous à cette adresse et suivez les instructions d'installation. Il faut bien sûr vous assurer d'utiliser un compte ayant les droits d'administration sur la machine, sinon l'opération d'installation échouera.
Vous devez également consulter la configuration système d'Office 2016 et la comparer à votre système pour savoir si le produit peut être installé sur cet ordinateur. Mais vous êtes un Technicien Informatique et vous savez déjà tout ça !
Créez votre compte Microsoft
Il vous faudra de préférence créer un compte (gratuit) chez Microsoft. Vous aurez plusieurs étapes à effectuer pour créer votre compte :
Vous devrez créer une adresse pour votre compte. Ici j'ai décidé de créer un compte avec l'adresse it-professionnel@outlook.fr (si l'adresse que vous souhaitez n'est pas disponible le site de Microsoft vous l'indiquera).
Il vous faudra ensuite créer un mot de passe en respectant les exigences de sécurité de Microsoft.
Vous devrez entrer un prénom et un nom, puis cliquer sur suivant.
Puis, indiquer votre pays et votre date de naissance.
Enfin, taper le texte qui vous est présenté (captcha) pour prouver au site que vous êtes un être humain et pas un robot qui créé des comptes indûment.
Activez votre clé produit
Une fois le compte créé, vous pouvez taper votre clé de produit, votre pays ou région et votre langue :
Ouf ! Ma clé est validée et je peux procéder au téléchargement en cliquant sur Suivant.
Téléchargez et installez le produit
Par la suite, un résumé de ce qui précède avec le bouton Télécharger maintenant se présentent. Un petit fichier d'installation de 4,7Mo va être téléchargé. Suivez les instructions.
Après avoir cliqué sur le bouton Télécharger maintenant, votre navigateur télécharge le fichier d'installation de 4,7Mo.
Sans changer le nom du fichier, exécutez le fichier d'installation et validez son exécution en cliquant sur Exécuter. Windows vous demande alors si vous voulez vraiment que ce programme apporte des modifications à votre ordinateur, validez encore en cliquant sur Oui.
Le téléchargement du produit commence ! Attention, selon la bande passante disponible sur votre accès Internet, le temps de téléchargement peut être plus ou moins long :
Au bout d'un moment, le téléchargement et l'installation sont terminés. On peut voir que les icônes des programmes Office sont installées à gauche de la barre des tâches (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote). Cliquez sur Fermer .
Cliquez maintenant par exemple sur l'icône de Word 2016. Vous êtes invité à vous connecter :
Indiquez votre adresse de compte Microsoft puis acceptez la "Clause" juridique.
Laissez l'option « via Internet » sélectionnée, sauf si vous n'avez pas ou plus Internet, et cliquez sur Suivant :
Ouf encore ! Le produit est bien activé !
Word vous demande encore votre format de fichier par défaut. Si vous échangez des fichiers avec d'autres utilisateurs d'Office, laissez l'option par défaut, si vous échangez des fichiers principalement avec des utilisateurs d'OpenOffice, choisissez la seconde option, et cliquez sur OK.
Dans Word, vous pouvez cliquez sur Fichier puis Compte. Vous pourrez alors voir que votre produit est bien activé. Vous pouvez vérifier également que votre produit est bien à jour en cliquant sur Options de mise à jour et Mettre à jour.
Voilà ! Vous avez installé Microsoft Office 2016 sur un poste. Félicitations !
Paramétrez Outlook avec un compte POP et IMAP
Outlook est le client de messagerie officiel de Microsoft inclus dans la suite Office depuis 1997. Il supporte aujourd'hui plusieurs technologies de courrier électronique (Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, Microsoft Outlook.com, POP, IMAP, Google mail). Dans cette démonstration, nous allons délibérément choisir de paramétrer le compte manuellement.
Avant de pouvoir paramétrer un compte de courriel vous devez avoir en votre possession les éléments suivants :
Une adresse de courriel et son mot de passe,
L'adresse IP ou le nom du serveur de courrier entrant,
L'adresse IP ou le nom du serveur de courrier sortant (s'il est différent),
Le type de serveur et/ou de protocole utilisé par le serveur (Microsoft Exchange, IMAP, POP, etc.),
Les protocoles de sécurité à utiliser (SSL, etc.) et leur port IP (465, 587, etc).
POP ou IMAP ?
POP est donc plus léger en trafic mais moins riche en fonctionnalités. Si vous devez disposer de vos courriels envoyés et reçus sur plusieurs ordinateurs, tablettes, smartphones, le protocole IMAP semble plus indiqué.
Ici, je vais utiliser une adresse gratuite chez Free, avec les informations obtenues auprès de Free.fr :
Adresse : atb.asso@free.fr
Serveur de courrier entrant : imap.free.fr sur port 993
Serveur de courrier sortant : smtp.free.fr sur port 465
Protocole : IMAP
Sécurité : SSL/TLS sur port 465
Après l'avoir installé (voir procédure ci-dessus), lancez Outlook 2016, tapez l'adresse que vous souhaitez configurer, cochez Configurer mon compte manuellement, et cliquez sur Connexion.
Sélectionnez maintenant le type de compte, ici IMAP :
C'est le moment d'indiquer les paramètres du serveur :
Tapez ensuite votre mot de passe pour le compte de courriel et cliquez sur Connexion. Outlook configure et teste la connexion.
Une fois que la création du compte est un succès. Cliquez sur Terminé :
Modifier la configuration d'Outlook
Si vous souhaitez par la suite faire des modifications, dans Outlook, allez en Fichier / Informations, sélectionnez en haut le compte de courriel qui vous intéresse, puis cliquez plus bas sur Paramètres du compte.
Vous pouvez alors sélectionner le compte de courriel et cliquer sur Modifier :
Ici vous ne pourrez intervenir que sur quelques paramètres :
Si vous voulez intervenir sur tous les paramètres, il vous faut passer par l'élément Mail (Microsoft Outlook 2016 (32 bits) du Panneau de configuration. Ici, vous aurez accès à tous les paramètres des comptes en cliquant sur Comptes de courrier… . Sélectionnez le compte à modifier et cliquez sur "Modifier" :
Ici, vous aurez accès non seulement aux paramètres du courrier entrant, mais aussi à ceux du courrier sortant (SMTP). Et en cliquant sur "Paramètres supplémentaires…", vous accédez à encore d'autres paramètres intéressants.
Vous pouvez aussi tester facilement le compte de courriel en cliquant simplement sur le bouton Tester les paramètres du compte… .
Dans Paramètres supplémentaires…, vous trouverez encore d'autres paramètres :
Sur l'onglet Général vous pouvez indiquer le nom de votre entreprise, et une adresse de réponse différente quand cette adresse envoie un message à un destinataire.
Sur l'onglet Serveur sortant vous pouvez indiquer une autre adresse de courriel (et son mot de passe) autorisée à envoyer des courriels sur ce serveur d'envoi SMTP :
Enfin, sur l'onglet "Options avancées", vous pouvez paramétrer les ports et les protocoles de sécurité exigés par les serveurs de réception et d'envoi :
Mises à jour d’Office
Les mises à jour de Microsoft Office sont très faciles à réaliser. Les anciennes versions se mettaient à jour avec l'élément du Panneau de Configuration Windows Update.
Ci-dessous, la liste des mises à jour Office 2010 proposées sur un poste Windows 7, avec les autres mises à jour Windows :
Les versions récentes d'Office 2013, 2016 et 365 se mettent à jour automatiquement. Pour les mettre à jour manuellement, vous pouvez utiliser une simple commande dans un menu, de Word par exemple : Fichier / Compte / Information sur le produit / Options de mise à jour / Mettre à jour. Si vous avez acheté le produit via le Microsoft Store, connectez-vous au Store avec votre identifiant, cliquez sur l'icône … et sélectionnez Téléchargements et mise à jour puis Obtenez les mises à jour.
Sur Mac, utilisez la commande Aide / Vérifier les mises à jour, ce qui lance l'application Microsoft AutoUpdate.
En résumé
Microsoft Office comporte une suite de logiciels principaux : Word, Excel, Outlook, Powerpoint et OneNote. Elle propose également d’autres services et des services Cloud.
L’installation sous licence demande l’achat d’une clé d’activation.
Outlook propose deux protocoles POP ou IMAP. Si POP est plus léger, il est moins riche en fonctionnalités et ne vous permet pas de synchroniser les courriers envoyés, le calendrier ou le carnet d’adresses. Posez-vous la question des usages de vos utilisateurs pour choisir entre ces deux protocoles.
