Identifiez les obligations réglementaires des organismes de formation

Découvrez le cadre légal et réglementaire régissant les organismes de formation

La loi du 5 septembre 2018 : un tournant majeur

La formation professionnelle, ce n’est pas juste des contenus et des formateurs : c’est un secteur encadré par la loi. Et depuis la réforme de 2018, tout a changé.

Cette loi, dite “Avenir professionnel”, a apporté 4 grandes transformations :

1. Mise en place d’une certification obligatoire des organismes (Qualiopi)

2. CPF individualisé et plus accessible pour les actifs

3. Liberté de choisir sa formation pour les salariés et demandeurs d’emploi

4. France Compétences joue un rôle central dans la régulation et le financement des formations professionnelles

La sixième partie du Code du travail

C’est le texte de référence pour les professionnels de la formation.

Il définit :

• Les droits et devoirs des organismes, des employeurs et des salariés

• Les modes de financement de la formation et de l’apprentissage (OPCO notamment)

• Les dispositifs d’accompagnement (VAE, reconversion, formation continue)

Le rôle clé de la DREETS

La DREETS ((Directions Régionales de l'Économie, de l'Emploi, du Travail et des Solidarités), c’est un peu le gardien du temple à l’échelle régionale.

Elle remplit 4 fonctions essentielles :

1. Informer sur la réglementation de la formation professionnelle

2. Attribuer le numéro de déclaration d’activité (NDA) — obligatoire pour tout organisme de formation

3. Contrôler le bilan pédagogique et financier (BPF) — document qui doit être complété chaque année par les organismes de formation

4. Veiller à la bonne utilisation des fonds publics à travers des contrôles réguliers

Identifiez les démarches administratives et comptables des organismes de formation

Le numéro de déclaration d’activité (NDA)

Le numéro de déclaration d’activité, c’est la clé d’entrée dans le monde de la formation professionnelle.

Sans NDA, pas de possibilité d’obtenir la certification Qualiopi et donc :

• Pas d’accès aux financements publics

• Pas de possibilité de faire enregistrer une formation au répertoire des certifications professionnelles

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Chaque année, les organismes de formation doivent déclarer à la DREETS :

• Le nombre de formations

• Le nombre de stagiaires

• Les données financières (recettes, dépenses…)

Un organisme qui ne transmet pas son BPF ou qui déclare un chiffre d’affaires à 0 € en formation peut perdre son NDA… Et donc sa certification Qualiopi.

Les règles comptables et l’exonération de TVA

Les organismes de formation doivent tenir une comptabilité distincte, c’est-à-dire séparer comptablement leurs activités de formation professionnelle des autres prestations.

Ils peuvent également obtenir une exonération de TVA, sous certaines conditions :

• La prestation rentre dans le champ de la formation professionnelle

• L’OF a obtenu une attestation d’exonération de TVA délivrée par la DREETS

Cela peut être un avantage pour certains types de clients et simplifie les démarches.

Découvrez le principe et les enjeux de la certification Qualiopi

Son but :

• Garantir des formations professionnelles, sérieuses, efficaces

• Renforcer la confiance entre les financeurs, les organismes et les bénéficiaires

• Standardiser les pratiques et professionnaliser le secteur

Les 7 critères du référentiel national

Qualiopi repose sur un référentiel qualité, découpé en critères et indicateurs.

Voici les 7 critères :

Exemple : Si vous dites que vous adaptez les contenus aux besoins, vous devez le prouver (questionnaires, entretiens, etc.).

Le cycle de certification (3 ans)

La certification Qualiopi s’inscrit dans un cycle de 3 ans, avec 3 temps forts :

À chaque audit, un auditeur externe vérifie que tout est bien respecté.

En cas de non-conformité, l’organisme doit mettre en place un plan d’action correctif dans un délai donné.

Découvrez les obligations en termes d’accessibilité

Créer des formations, c’est bien. Mais créer des formations accessibles à tous, c’est indispensable. Et bientôt, ce sera aussi obligatoire pour la majorité des entreprises, y compris pour les plateformes de e-learning.

C’est le fait de rendre un site, une plateforme ou un contenu utilisable par toutes et tous, y compris par les personnes en situation de handicap :

• Visuel (cécité, daltonisme…)

• Auditif

• Moteur

• Cognitif (dyslexie, troubles de l’attention…)

Dans le cadre de la formation en ligne, cela concerne :

• Les plateformes de e-learning

• Les vidéos

• Les documents pédagogiques

• Les interfaces utilisateur

Une échéance à retenir : juin 2025. À partir de cette date, toutes les entreprises, sauf les plus petites, devront rendre accessibles leurs services numériques, y compris :

• Leurs plateformes de formation

• Leurs contenus e-learning

• Leurs documents en ligne

Pour qu’un contenu e-learning soit conforme, il faut par exemple :

• Des vidéos avec sous-titres et transcription

• Un design contrasté, sans piège visuel

• Une navigation clavier possible

• Des interfaces intuitives et structurées

• Parce que la loi l’exigera bientôt

• Parce que c’est une marque de qualité et d’inclusivité

• Parce qu’un contenu accessible, c’est aussi un contenu plus clair pour tout le monde

Rendre vos formations accessibles, ce n’est pas juste une contrainte technique, c’est une opportunité de toucher plus de personnes, plus efficacement.

En résumé

• Un organisme de formation doit obtenir un numéro de déclaration d’activité (NDA) et transmettre chaque année un bilan pédagogique et financier (BPF) pour être en règle.

• La loi Avenir pro et le Code du travail sont des textes qui posent le cadre de la formation professionnelle, avec des exigences de qualité, de transparence et d’orientation vers l’emploi.

• La DREETS est un régulateur du terrain : C’est la structure régionale qui contrôle, informe et autorise les organismes de formation à intervenir sur fonds publics.

• Qualiopi c’est le sésame qualité : Obligatoire pour bénéficier de financements publics, cette certification s’obtient par audit et repose sur des critères qualité concrets (conception, pédagogie, suivi…).

• Être en règle, c’est exister : Sans conformité réglementaire (Qualiopi, NDA, BPF), un organisme ne peut plus proposer de formations financées, ni rassurer ses clients sur la qualité.

C’est la fin de la partie 1 de ce cours, nous vous proposons de passer un quiz pour vérifier vos connaissances. Dans le prochain chapitre, vous découvrirez les dispositifs qui permettent de financer la formation des salariés via les OPCO et le plan de développement des compétences, mais aussi comment les employés peuvent utiliser leur CPF, la VAE ou le PTP pour évoluer professionnellement ou se reconvertir.