Mettre en place un dispositif efficace de GEPP implique un dialogue permanent à tous les étages de l'entreprise, et une réelle concertation avec tous les acteurs du dispositif.
Voyons donc les rôles tenus par ces différents acteurs : qui sont-ils, et quelles seront leurs responsabilités afin de garantir le succès de la démarche de GEPP ?
Ils seront sollicités de différentes façons afin de favoriser les transferts d'information, mais aussi l'intelligence collective, c'est-à-dire l'expression des opinions, des idées, et catalyser la richesse des contributions.
Un point de vigilance cependant : respecter les obligations légales, tout en associant les représentants du personnel dans une démarche gagnant-gagnant pour tous !
Impliquez l’ensemble des acteurs
Au sein de l'entreprise, il va falloir impliquer tout le monde, de la cave au grenier. Selon les niveaux de hiérarchie et de responsabilités, les contributions seront adaptées mais, globalement, tout le monde doit, idéalement, comprendre le sens du projet, s'associer aux enjeux et contribuer à la réussite collective.
Note de l'auteur : "CSE" = comité social et économique.
Des dirigeants engagés
Les objectifs de développement ou de changement de l'entreprise impactent l'évolution de l'emploi et des compétences. L'implication des dirigeants est indispensable. Ils déterminent la stratégie de l’entreprise, et vont donc contribuer à la définition des objectifs de la démarche de GEPP.
Ils vont devoir communiquer, informer les salariés, expliquer les enjeux dans lesquels s'inscrit le projet de GEPP. Leur implication va donner toute sa légitimité à la démarche, et vous permettre ensuite d’œuvrer à la mise en place du projet.
Ils communiqueront sur les enjeux :
économiques : la santé de l'entreprise, la concurrence, les marchés potentiels ;
technologiques : l'adaptation de l'outil de travail, les nouveaux produits, les évolutions dans le secteur ;
de professionnalisation : l'adaptation des compétences, les évolutions des métiers, les reconversions à préparer ;
démographiques : les départs à la retraite, la transmission des compétences, l'intégration de jeunes, l'égalité hommes-femmes ;
sociaux : le déploiement d'engagements de RSE.
Ils devront donc se positionner comme moteurs de la démarche de GEPP, initiateurs du projet, dans le but de maintenir les emplois, développer les compétences et continuer l'aventure ensemble !
Une équipe RH, pilote du projet
L'équipe RH sera le pilote du projet ; elle coordonnera la démarche, animera les groupes de travail, consolidera les travaux, veillera au bon déroulement du planning et des différentes étapes.
Elle sera donc "gardien du temple", et veillera à :
la mise à disposition des outils ;
la bonne définition des méthodes et leur mise en application ;
la cohérence des livrables avec les objectifs fixés ;
le respect des délais et des coûts.
L'équipe RH devra être à l'écoute de tous les acteurs, et veiller à la bonne transmission des informations. Elle supervisera la qualité de la communication en contrôlant les messages, les fréquences, les moyens déployés, mais aussi les effets et les feedbacks reçus !
Des représentants du personnel associés
Une obligation légale de négociation existe dans les entreprises de plus de 300 salariés mais, dans toutes les entreprises, il est recommandé de négocier une démarche de GEPP !
Les représentants du personnel seront les premiers informés des enjeux stratégiques de l'entreprise en matière d'emploi.
Même si des désaccords peuvent exister avec la direction, l'objectif des représentants du personnel reste la préservation des emplois et le développement des compétences pour tous les salariés. Un objectif commun qui peut donner lieu à une belle collaboration quand le dialogue est de qualité de part et d'autre !
Tout au long du projet, il sera indispensable d'organiser des réunions régulières, afin de communiquer sur l'avancement des travaux, et valider les résultats obtenus à chaque étape.
Des managers responsabilisés
Tout le management devra répondre présent pour contribuer à la démarche de GEPP.
Il faudra donc être attentif à les informer, communiquer les enjeux afin de les motiver et de les responsabiliser dans la réussite de la démarche.
Leur rôle est stratégique, ils vont :
impliquer leurs équipes, les informer, les associer à la démarche et aux enjeux ;
contribuer au diagnostic : inventaire des métiers, des emplois/fonctions et des compétences ;
valider le référentiel compétences dans leur zone d'activité, et donc garantir la cohérence avec la réalité des postes de travail ;
participer à l'évaluation des compétences de leurs collaborateurs et à la détection des talents.
Des salariés impliqués
Les salariés seront les premiers concernés par le dispositif de GEPP. Qu'il s'agisse de formation, de mobilité, de politique de rémunération ou de recrutement, ils vont réagir et souvent se méfier du changement engagé !
Appréhendez la résistance au changement
C'est une réaction humaine parfaitement naturelle ! Cette résistance va varier selon les individus, et sera essentiellement liée au besoin de sécurité présenté dans la pyramide de Maslow.
De quoi ont-ils peur ?
Perdre leur emploi.
Se retrouver en échec dans un nouveau poste.
Quitter une équipe où ils se plaisent depuis des années.
Changer de direction, de manager ou de lieu de travail.
La liste est longue, donc vous devrez écouter les peurs exprimées et apporter des réponses rassurantes.
Rassurer pour enclencher la dynamique de changement
Vous devrez donc accepter que la résistance au changement se manifeste, et l'intégrer à votre plan de communication !
Vous mettrez en place des moyens de communication et de concertation ayant pour seul objectif de rassurer vos collaborateurs quant aux objectifs "bienveillants" de la démarche de GEPP !
La démarche va amener de nombreux avantages pour vos salariés :
recevoir une information claire concernant la stratégie de l’entreprise et ses impacts sur les emplois ;
avoir la possibilité de s'exprimer sur des sujets importants pour eux : formation, mobilité, rémunération, projet professionnel ;
maintenir leur employabilité au sein de l'entreprise ;
développer leurs compétences en lien avec les évolutions du marché du travail ;
évoluer à l'interne ou à l'externe ;
aménager leur départ à la retraite ;
obtenir plus de responsabilités et augmenter leur rémunération ;
piloter leur parcours professionnel et mieux visualiser les filières d'évolution.
Communiquez pour fédérer
L'objectif sera de favoriser la concertation et le dialogue au sein de l'entreprise.
Les enjeux devront être partagés, le diagnostic établi avec la coopération de tous, le dispositif sera coconstruit et validé collectivement, afin que tout le dispositif se déploie en toute harmonie !
Les conclusions et le plan d'action seront mieux acceptés, compris par les salariés, les managers et les représentants du personnel, car ils auront tous contribué dès le départ à la construction de la démarche.
Plusieurs dispositifs devront donc être mis en place et entretenus tout au long du projet.
Le comité de pilotage
Dans un projet, on trouvera tout d'abord un comité de pilotage.
Il sera composé de décisionnaires au sein de l'entreprise et des pilotes du projet :
des dirigeants et/ou des membres du comité de direction ;
des acteurs stratégiques de l’entreprise : experts, responsables des changements en cours (marché, produit...) ;
des pilotes du projet : DRH, membres de l'équipe RH, consultants externes éventuellement ;
des représentants du personnel, si le dialogue est optimum au sein de l'entreprise.
La mission du comité de pilotage est de décider des orientations stratégiques, des objectifs globaux, des choix méthodologiques, des moyens alloués au projet.
Il va superviser le déroulement du projet, arbitrer les propositions du groupe projet et effectuer les validations finales des livrables.
Le groupe projet
Il va rassembler :
des responsables RH opérationnels, affectés au moins à temps partiel au projet de GEPP ;
des responsables opérationnels et/ou fonctionnels, afin de balayer une majorité des métiers de l'entreprise ;
des "sages" ayant une facilité à consulter, écouter, fédérer, jouer les médiateurs ; ils seront souvent utiles ;
des "experts" ayant une bonne connaissance de l'entreprise, de son évolution, des collaborateurs, des changements en cours et des objectifs à atteindre.
Sa mission sera de faire le lien entre le comité de pilotage et les groupes de travail auxquels il contribuera.
Il devra œuvrer à la consolidation des travaux, collecter les propositions et les synthétiser, valider les productions avant de les présenter en comité de pilotage.
Il sera aussi en alerte quant au bon déroulement des travaux, des plannings de réalisation et de la qualité de la communication auprès des différents acteurs du projet.
Les groupes métiers
Ce sont des groupes qui vont se réunir sur une période limitée ou périodiquement en fonction de l'avancement des différentes étapes. Ils sont composés d’opérationnels spécialistes d'une filière métier.
Un membre du groupe projet, souvent un RH, animera chaque groupe métier.
Des managers et des salariés seront sollicités afin de témoigner de la réalité du métier, des missions confiées, des tâches observables et des compétences à mettre en œuvre.
Leur contribution sera précieuse aussi pour définir les niveaux de livrables qui permettront de définir les critères d'évaluation de la compétence.
Ils participeront à la validation des différents livrables consolidés et rédigés par le groupe projet à partir des informations collectées en groupes métiers.
Ils seront aussi de précieux relais de communication pour diffuser des informations relatives au projet, ainsi que pour sentir l'ambiance qui règne dans les équipes, et remonter les peurs exprimées par les collaborateurs.
Informez les salariés et les managers
Un réel "plan de communication" devra être mis en place avec la collaboration de la direction de la communication, ou des spécialistes de la communication dans l'entreprise.
Parfois, un outil dédié (un intranet) sera mis à la disposition des salariés afin d'informer en temps réel des réunions, des décisions, des dates retenues et des conclusions émises en comité de pilotage.
Pour accompagner le changement et rassurer les salariés, il faudra partager les informations concernant l'évolution du dispositif.
Des informations périphériques au projet seront aussi bienvenues, afin d'augmenter la visibilité des évolutions métiers et des dispositifs existants pour piloter son parcours professionnel au sein de l'entreprise :
Quels sont les métiers en développement, les filières émergentes ?
Comment préparer sa retraite ?
Qu'est-ce que le compte personnel de formation, et comment l'utiliser ?
Les formations qualifiantes ou diplômantes accessibles dans l'entreprise.
Des chiffres concernant les effectifs, les âges, les anciennetés moyennes.
Il pourra être utile de créer des espaces d'information, où un accueil personnalisé sera mis en place pour les managers et les salariés dans le but d'informer et d'accompagner.
Les représentants du personnel
Ils seront régulièrement informés et consultés sur l’avancée de la démarche : le dispositif mis en place, les méthodes et moyens utilisés, les validations faites en comité de pilotage.
Ils auront aussi un rôle majeur dans l'accompagnement des salariés et des managers afin de diffuser l'information, répondre aux interrogations multiples et rassurer !
Vous devrez donc, avec la direction de l'entreprise, investir dans une qualité du dialogue social.
Il sera judicieux d'associer les représentants du personnel au diagnostic des métiers et des compétences, à la constitution des groupes de travail et au suivi de l’accompagnement des salariés et des managers.
En étant associés au projet, ils seront rassurés quant aux bénéfices de la démarche de GEPP pour les salariés de l'entreprise.
En résumé
Les acteurs clés de la démarche de GEPP seront : les dirigeants, les RH, les représentants du personnel, les managers et les salariés. Tout le monde devra s'impliquer et s'associer au changement !
Afin de conduire le projet, seront constitués : un comité de pilotage, un groupe projet, des groupes par métier.
Communiquer efficacement auprès des salariés se fera via un intranet, un espace d'information et des relais dans les équipes, souvent des membres des groupes métiers.
Associer les représentants du personnel régulièrement tout au long du projet sera un appui fort en matière de communication auprès des salariés.
Communiquer est un enjeu clé de la réussite du projet de GEPP. Il faudra créer les instances, constituer des groupes de travail, mettre en place les canaux d'information et favoriser le dialogue social.
Ce changement va générer des résistances qu'il faudra identifier et traiter tout au long du dispositif. La communication est l'élément principal d'un bon accompagnement du changement.
À vous de bien anticiper et concevoir votre plan de communication !
