Évaluer le dispositif de GEPP peut s'avérer très complexe ; cette phase est cependant indispensable, afin de faire évoluer un dispositif cyclique qui va accompagner, dans le temps, l'évolution de l'entreprise et de ses équipes.
Que va-t-on évaluer ?
Il faudra évaluer l'atteinte des objectifs fixés au démarrage du projet, suite au diagnostic de la stratégie "emploi-compétences" de l'entreprise.
Vous évaluerez aussi les différentes étapes du processus déployé, les objectifs intermédiaires, les moyens et les méthodes utilisés ainsi que les délais.
Le cycle de la GEPP – Étape 5 "Évaluer" – openclassrooms.com.
Évaluez l'atteinte de l'objectif initial
L'objectif initial de votre démarche de GEPP exprime souvent une intention ; il peut être très ambitieux et rédigé globalement, par exemple :
diminuer le nombre de CDD ;
développer l'alternance ;
accompagner les départs à la retraite.
Plus vous aurez détaillé sa rédaction en précisant un délai, des étapes ou des modalités, plus il sera facile de construire son évaluation :
diminuer le nombre de CDD de 50 % dans les unités de production d'ici 6 mois ;
développer l'alternance : intégrer 10 jeunes en contrat d'apprentissage à la rentrée de septembre ;
accompagner les départs à la retraite sur les 5 ans à venir, afin de garantir la transmission des compétences.
Des critères quantitatifs
Pour évaluer l'atteinte de ces objectifs, vous commencerez par vérifier vos indicateurs quantitatifs :
Diminuer le nombre de CDD : quel est le nombre de CDD au bout des 6 mois ? Quel est le pourcentage de réduction de leur effectif ?
Développer l'alternance : combien de contrats d'apprentissage ont été signés pour un démarrage en septembre ?
Accompagner les départs à la retraite : combien de départs ont été comptabilisés sur les 5 ans à venir ? Combien par métier ? Combien par année ou par mois ? Combien de recrutements doit-on prévoir et quand ?
Des critères qualitatifs
Définir des critères d'évaluation qualitatifs sera indispensable pour compléter votre évaluation. Ils analyseront en aval la qualité des livrables et leurs spécificités :
Diminuer le nombre de CDD : quels types de postes ont été transformés en CDI ? Quels profils de collaborateurs avons-nous titularisés ? Quels moyens de sélection avons-nous utilisés ?
Développer l'alternance : quelles écoles et quels diplômes avons-nous sélectionnés ? Quels sont les profils des candidats recrutés ? Quelles équipes ont intégré des alternants et sur quels postes ?
Accompagner les départs à la retraite : quelles compétences avons-nous réussi à transférer ? Quels dispositifs ont été les plus efficaces (tutorat, formation...) ? Quel accompagnement avons-nous privilégié pour les préparations au départ ?
Le ROI pour l'entreprise
Le ROI (Return on Investment, qui se traduit par “retour sur investissement”) devra être examiné avec attention. Vous avez affecté un budget prévisionnel à votre projet, tous les coûts directs et indirects devront être globalisés et analysés.
Une démarche de GEPP a un coût :
le temps passé par les collaborateurs sur la conception de la démarche, puis sur le déploiement ; il peut se chiffrer en coûts salariaux ;
les coûts matériels : salles pour organiser les réunions, achats de logiciels, outils de collecte puis de traitement des données, etc. ;
les dépenses de communication : création de supports, élaboration d'un site, honoraires d'experts, etc. ;
les dépenses de conseil, si vous faites appel à des consultants externes.
Un retour sur investissement en quantité et en qualité
D'un point de vue quantitatif, vous pourrez constater les bénéfices, par exemple :
en évaluant une augmentation de productivité ;
en utilisant des ratios de mesure de la compétitivité ;
en quantifiant un nombre de réponses satisfaisantes apportées aux clients grâce aux compétences développées.
Tous les critères quantifiables permettant de constater les effets de votre démarche de GEPP sont utiles pour quantifier les bénéfices, et donc évaluer le ROI.
Les contrôleurs de gestion seront les premiers à vous conseiller sur ce sujet !
La difficulté réside, de nouveau, dans l'évaluation des bénéfices "immatériels" ! Par exemple :
En quoi la démarche de GEPP a développé la motivation de vos collaborateurs ?
Quel impact a la GEPP sur votre image employeur ?
Quels sont les effets de la GEPP concernant la relation avec les managers ou entre les collaborateurs ?
En quoi la qualité de vie au travail s'est améliorée ?
Évaluez votre démarche de GEPP
Pour déployer votre démarche de GEPP, vous avez fonctionné en "mode projet", fixé des objectifs intermédiaires, programmé des étapes, défini un planning.
Un plan d'action a été élaboré et communiqué aux salariés, aux managers et aux représentants du personnel : des objectifs, des moyens et des méthodes, des délais et des indicateurs de réussite.
Évaluer le processus va impliquer l'évaluation de chaque élément de votre plan d'action :
Les étapes prévues ont-elles été respectées ? Quels sont les résultats pour chacune ?
Les objectifs intermédiaires sont-ils atteints ? Que disent mes indicateurs de réussite ?
Les délais sont-ils respectés et quels sont les écarts ? Les raisons de ces écarts ?
Les moyens utilisés ont-ils été efficaces ? Quelles ont été les difficultés rencontrées ? Comment avons-nous résolu les problèmes rencontrés ?
Les méthodes de travail ont-elles été efficaces ? Comment ont fonctionné les groupes projets et le comité de pilotage ?
La communication a-t-elle été suffisante ? Quelles ont été les meilleures pratiques ? Quels sont les retours enregistrés ?
Quels sont les résultats constatés concernant les formations, les recrutements, les mobilités réalisées ?
Quels sont les indices de satisfaction exprimés par les managers et les salariés ?
Faites évoluer le dispositif de GEPP
Le dispositif de GEPP doit évoluer en permanence afin d'accompagner l'évolution de l'entreprise et de ses équipes. Votre évaluation devra donc permettre de capitaliser sur l'expérience vécue :
Quels sont les résultats atteints ?
Quelles sont les bonnes pratiques à retenir ?
Quelles sont les difficultés rencontrées et donc les adaptations à envisager ?
La boucle va se boucler. Vous devez préparer les éléments nécessaires au démarrage d'un nouveau cycle du dispositif de GEPP. Bientôt, de nouveaux objectifs seront fixés !
Présentez les résultats et les adaptations du dispositif de GEPP aux représentants du personnel
Plusieurs niveaux d'information seront mis en place en fonction de la qualité du dialogue social au sein de l'entreprise.
Présentez les informations obligatoires
La négociation triennale intégrera un retour d'information concernant toutes les actions engagées et, notamment, la mise en place d'un dispositif de GEPP et son adaptation nécessaire.
Le cadre légal de la GEPP – openclassrooms.com.
Vous détaillerez les mesures d’accompagnement intégrées au dispositif de GEPP :
les actions relatives à la formation, pouvant intégrer un abondement du compte personnel de formation (CPF), des dispositifs de VAE (validation des acquis de l’expérience), des bilans de compétences ;
les dispositifs encourageant la mobilité professionnelle et géographique des salariés, les mesures d'accompagnement, les passerelles définies, les congés de mobilité ;
les évolutions des effectifs au sein de l'entreprise : type de contrats, évolution par métier ;
l'intégration des jeunes afin de favoriser l'accès à l'emploi : stages, alternance ;
les conditions de travail des salariés âgés, et les mesures favorisant la transmission des compétences ;
les orientations stratégiques de l'entreprise en matière d'emploi, de métiers et de compétences : les emplois menacés, les métiers émergents, les engagements de l'entreprise.
Mettez en place une collaboration rapprochée
Dans les entreprises où le dialogue social est de qualité, les représentants du personnel participeront au comité de pilotage ou à des groupes de travail. Ils seront alors partenaires tout au long du dispositif de GEPP.
Ils pourront contribuer à l'évaluation du dispositif en termes de résultats et en termes de processus. Ils pourront remonter une information précieuse : leur retour d'expérience en tant que représentants du personnel. Ils enrichiront l'évaluation concernant :
la qualité de la communication avec les dirigeants, les salariés, les managers ;
leurs contributions aux groupes de travail et au comité de pilotage ;
les échanges directs avec les salariés en tant que représentants du personnel, notamment les satisfactions et les insatisfactions exprimées.
Maintenez votre dispositif de GEPP
Un enjeu fort est la maintenance du dispositif. Vous avez créé une cartographie métiers, inventorié et décrit les emplois, défini un référentiel de compétences, etc. Tout cela change perpétuellement, un peu tous les jours et parfois radicalement !
Comment garantir la qualité de l'information dans 6 mois, dans 1 an et plus ? De nombreuses entreprises y ont renoncé, abandonnant des dispositifs trop lourds à gérer dans le temps.
En résumé
Évaluer le dispositif de GEPP implique :
une évaluation de l'atteinte des objectifs fixés lors du diagnostic : plus les objectifs auront été définis précisément et plus la détermination des critères d'évaluation sera aisée ;
une évaluation du processus : toutes les étapes du plan d'action vont être évaluées, les moyens et les méthodes utilisés, ainsi que les délais fixés ;
ces évaluations devront intégrer des critères quantitatifs et qualitatifs plus difficiles à cibler, afin de déterminer le ROI pour l'entreprise et permettre l'adaptation d'un processus cyclique ;
tous les acteurs seront sollicités : dirigeants, DRH, managers, salariés et représentants du personnel, via des entretiens, des enquêtes, des observations au poste de travail.
L'évaluation devra donc se faire, afin de garantir une bonne adaptation du dispositif aux futurs enjeux de l'entreprise, mais aussi aux besoins des salariés.
N'oubliez pas l'objectif de base de la GEPP : garantir la bonne adaptation des emplois et des compétences aux besoins de l'entreprise, mais aussi permettre aux salariés de manager leur "pool de compétences" afin de garantir leur employabilité et leur évolution professionnelle.
Cette phase d'évaluation permettra de mettre en valeur les résultats obtenus. Ce sera le bon moment pour mettre en place une campagne de communication expliquant les actions réalisées afin de promouvoir le dispositif et encourager tous les salariés à faire vivre la démarche. Communiquer, une fois encore, sera crucial pour la pérennité du dispositif de GEPP. Soyez donc vigilant !
