Les enjeux stratégiques ont été définis, ainsi que les objectifs de votre démarche de GEPP. Vous abordez maintenant la phase 2 du cycle de la GEPP, et vous devez effectuer un diagnostic de la situation actuelle de l'entreprise en matière d'emploi et de compétences.
Afin de mettre en place un plan d'action efficace pour accompagner le changement, vous devrez utiliser des outils RH et des méthodes parfois complexes, mais incontournables, pour obtenir une vision globale de la situation en matière d'emploi et de compétences.
Dans de nombreuses entreprises, ils ont été mis en place à différentes époques mais, très souvent, la maintenance n'a pas été effectuée et ils sont devenus obsolètes ou peu fiables, ne correspondant plus à la réalité de l'entreprise.
Dans le meilleur des cas, vous pourrez récupérer des informations, mettre à jour certaines nomenclatures, mais tout sera à contrôler et souvent à retravailler.
Appréhendez le vocabulaire des ressources humaines
Dans cette phase 2 du cycle de la GEPP, vous allez effectuer le diagnostic des métiers, des emplois, des compétences, décrire des fonctions, analyser l'organisation des postes de travail…
Il est indispensable de comprendre clairement à quoi correspond chacune de ces catégories, et comment elles s'articulent entre elles !
Les métiers
Un métier, c'est ce qui permet à un individu de devenir "productif dans la société", d'être reconnu comme détenteur d'un savoir et d'un savoir-faire acquis par l'apprentissage ou par l'expérience.
On utilisera des référentiels de métiers, des nomenclatures de métiers afin de découvrir ce qui existe, ainsi que les formations, les compétences, les emplois, les rémunérations spécifiques à ce métier. Bref, la description complète du métier !
Le gros problème des nombreux référentiels existants, sur Internet, c'est la mise à jour des contenus. Le monde change très vite en matière d'emploi et de compétences, et la maintenance des référentiels est devenue un vrai casse-tête ; mais les outils sont en train de s'inventer grâce à l'intelligence artificielle.
Les emplois ou fonctions
Un emploi, souvent nommé "fonction" dans les grandes entreprises, est donc un métier adapté à un environnement de travail. Plusieurs emplois ou fonctions sont intégrés à un même métier.
Exemple – Le métier de chargé(e) de gestion RH se décline en plusieurs fonctions ou emplois :
le/la chargé(e) de recrutement ;
le/la chargé(e) de gestion Formation ;
le/la chargé(e) de gestion Paie, etc.
Les postes
Un poste de travail est une déclinaison d'une fonction ou emploi, adaptée cette fois à une situation de travail précise au sein d'une entreprise déterminée.
Un poste de travail sera décrit par une fiche de poste ; celle-ci sera réalisée à partir de l'observation minutieuse et objective de situations de travail, dans une entreprise donnée, en tenant compte de l'environnement de travail, des outils et méthodes utilisés, des rattachements hiérarchiques, des missions confiées et des tâches à réaliser.
Les missions ou activités
L’inventaire et la description des missions confiées représentent un élément fondamental de la fiche de poste ou de la fiche de fonction.
On en déduira les compétences requises, les niveaux d'expérience ou de diplômes nécessaires, ainsi que les niveaux de rémunération adaptés.
Les tâches
Une mission regroupera des tâches, c'est-à-dire des actes précis et identifiés, qui en s'enchaînant dans un ordre chronologique permettront de réaliser la mission.
De même que les missions, une tâche sera clairement décrite ainsi :
un verbe d'action
+ un objet de l'action ou un livrable attendu
+ un contexte dans lequel s'effectue l'action.
Par exemple : La fiche métier du développeur web.
Les compétences
Les compétences sont souvent utilisées dans le vocabulaire courant. Elles seront constituées de :
- savoirs : des connaissances ;
- savoir-faire : des techniques opérationnelles et observables ;
- savoir-être : des qualités comportementales en situation de travail.
Les outils de diagnostic de la GEPP
Des outils spécifiques vont être utilisés dans cette phase de diagnostic des emplois et des compétences. Habituez-vous donc à ces expressions barbares.
On utilisera le plus souvent, dans cette étape, les outils suivants :
l'inventaire et la cartographie des métiers et emplois ;
la formalisation de fiches de fonction ou fiches emploi ;
les référentiels de compétences ;
la définition de passerelles de mobilité entre les métiers.
Il faudra parfois concevoir vos outils, définir vos libellés, vos nomenclatures, mettre tout le monde d'accord. Les étapes de consultation et de validation seront donc importantes à respecter, en groupe de travail puis en comité de pilotage.
En fonction de l'ampleur du projet, mais aussi de la taille de l'entreprise, il faudra décider des outils nécessaires pour faire le tour de la situation en matière d'emplois et de compétences au sein de l'entreprise. Vous pourrez ensuite mesurer les écarts entre "situation actuelle" et "situation souhaitée", et passer au plan d'action afin de réduire ces écarts !
Voilà, le vocabulaire essentiel est vu afin de comprendre de quoi nous allons parler ensuite !
Entrons dans le détail des différents outils de diagnostic.
Inventoriez la cartographie des métiers et emplois
Il s'agira d'inventorier les métiers représentés dans l'entreprise, les identifier, les lister, puis les organiser par filières de métiers.
Vous effectuerez ensuite le même travail au niveau des fonctions ou emplois, que vous affecterez aux filières métiers.
Vous rentrerez donc dans des niveaux plus fins d'analyse, impliquant un travail collectif avec les managers et les salariés pour être au plus près de la réalité des postes de travail.
Les métiers
Au sein de toute entreprise, vous trouverez des métiers spécifiques à votre secteur d'activité, mais aussi des métiers qui existent dans toutes les entreprises.
Les métiers transverses
Dans la plupart des entreprises, on trouvera les filières de métiers suivantes, dites transverses, supports ou fonctionnelles :
comptable, financier ;
juridique ;
informatique et ITech ;
RH ;
communication ;
marketing ;
commercial.
À ce stade très générique, il est utile de consulter les référentiels métiers présents sur le Web afin de collecter des intitulés, des descriptions, des compétences. Vous y gagnerez du temps !
Les métiers spécifiques à l'entreprise
Selon l'activité de l'entreprise dans laquelle vous effectuez ce travail, vous décrirez des métiers du bâtiment, de l'hôtellerie, de la distribution ou de la communication.
Là aussi, vous pourrez être guidé par des référentiels métiers présents sur le Web ou mis à disposition par l'observatoire des métiers spécifiques à votre secteur d'activité.
Par exemple, dans une grande entreprise de restauration, vous listerez des métiers transverses (ou fonctionnels ou supports) et des métiers opérationnels :
Métiers transverses | Métiers opérationnels |
Filière RH | Filière Restauration |
DRH | Chef de cuisine |
Responsable Paie | Chef de rang |
Responsable Formation | Cuisinier |
Gestionnaires RH | Serveur |
Les fiches métier seront donc faciles à trouver en consultant les référentiels en ligne ; dans la plupart des secteurs d'activité, vous pourrez vous appuyer sur les travaux de l’observatoire des métiers de votre branche.
Vous y trouverez des descriptifs que vous pourrez utiliser afin de passer à l'inventaire et à la description des fonctions ou emplois présents dans l'entreprise.
Les emplois ou fonctions
Une fois vos filières métiers listées et documentées, vous devrez vous intéresser à la déclinaison de ces "métiers" en emplois !
De nouveau, vous passerez par une étape d'inventaire et de description.
En groupe de travail, avec les directeurs/managers, vous listerez et vous analyserez les fonctions ou emplois présents dans leurs équipes.
Attention, plusieurs filières métiers peuvent être présentes pour une seule direction !
Par exemple, dans notre restaurant, nous rencontrerons les directeurs de chaque site de restauration ; nous trouverons le métier de cuisinier décliné en plusieurs fonctions ou emplois :
chef de cuisine ;
cuisinier spécialiste desserts ;
cuisinier junior, etc.
Définir des libellés de fonctions ou emplois
Vous devrez définir et homogénéiser des libellés de fonctions ou emplois.
Soit vous vous inspirerez de référentiels emplois, soit vous devrez arriver à un consensus au sein des directions, ce qui n'est pas toujours chose facile.
Créer les fiches de fonction ou d'emploi
Vous passerez ensuite à la description de fonction ou emploi.
Elle décrira le contenu de la fonction de façon à convenir à tous les postes de travail rattachés à cette fonction !
Soyez donc générique mais concret. Les managers vous détailleront les missions confiées, mais il faudra ensuite synthétiser.
Selon la complexité de cette globalisation, vous travaillerez en groupe projet afin d'obtenir le consensus. Les travaux seront ensuite soumis à validation par le comité de pilotage.
Voici les informations qui figureront généralement dans une fiche de fonction ou d’emploi :
libellé de la fonction ;
filière métier ;
finalité – description brève ;
périmètre de responsabilités : éventuellement le rattachement hiérarchique de la fonction, les responsabilités managériales ;
missions principales : systématiquement confiées dans tous les postes rattachés ;
compétences requises : techniques, savoir-être ;
diplômes et/ou expérience requis ;
niveau de classification : cadre, non-cadre..., variera notamment selon l'activité de l'entreprise ;
échelle de rémunération : minimum – maximum – moyenne dans l'entreprise ; ce qui permettra notamment d'effectuer une comparaison avec les prix du marché du travail.
Attention à la maintenance
Cette cartographie devra être mise à jour régulièrement, et c'est souvent le point faible de la démarche !
Les métiers changent vite, une veille est impérative à l'externe comme à l'interne. Il faudra affecter des moyens à cette maintenance de la cartographie des métiers et emplois : humains, financiers, ainsi qu'en temps.
Répertoriez le référentiel de compétences
Un référentiel de compétences sera le fruit d'un lourd travail d'inventaire et de description des compétences présentes dans un métier, un secteur d'activité, une entreprise, une équipe...
Selon l'objectif à atteindre, vous entrerez dans le détail des pools de compétences en place. L'objectif, rappelez-vous, est d'effectuer un état des lieux de la situation actuelle afin de déterminer les écarts à combler pour atteindre la situation souhaitée !
Des référentiels existants
La GEPP fait l'objet d'une négociation obligatoire à plusieurs niveaux : une entreprise, une branche professionnelle, un territoire.
Cela signifie que des travaux ont déjà été réalisés et mis à disposition par les organismes chargés de négocier cette GEPP.
Vous pourrez donc gagner en temps et en efficacité si vous intégrez dans vos travaux les référentiels, conseils et méthodes mis en place dans votre branche professionnelle.
Concernant les métiers transverses, vous pourrez vous appuyer sur les référentiels spécifiques aux métiers RH, marketing, digitaux, comptables…
Comme pour les fonctions ou emplois, le choix des mots concernant la formulation des compétences et leur description est important.
Le modèle adopté par votre branche professionnelle vous aidera à être plus pertinent et proche de la réalité des métiers.
Identifiez les compétences
À partir du travail réalisé, vous avez donc identifié au sein de l'entreprise :
les métiers ;
les fonctions ou emplois rattachés à chaque filière métier ;
les descriptions de fonctions, précisant notamment les missions confiées et souvent les compétences requises.
Afin de réaliser votre référentiel de compétences, vous allez devoir affiner votre inventaire des compétences.
Pour réaliser chacune des missions confiées, quelles sont les compétences requises ? Là est la bonne question. Une réponse complète intégrera des savoirs, des savoir-faire, mais aussi des compétences comportementales et souvent managériales.
Utilisez le dictionnaire de compétences
Il faut que tout le monde parle le même langage, et éviter à tout prix les confusions !
Pour cela, vous veillerez à définir chaque compétence, dans son libellé mais aussi en exprimant clairement sa finalité.
Enfin, vous préciserez plusieurs situations concrètes de travail représentant la mise en œuvre de la compétence.
Par exemple :
Libellé de la compétence : Conduire des entretiens avec son collaborateur.
Finalité : Savoir établir le contact et écouter, cadrer l'entretien, expliciter les objectifs, analyser ce qui est dit, poser les questions adéquates.
Situations concrètes de travail :
conduire des entretiens d'évaluation annuelle avec son équipe ;
conduire des entretiens de recadrage en cas de difficulté avec son collaborateur ;
conduire des entretiens de sélection dans le cadre du recrutement.
Concevez votre référentiel de compétences
Vous allez ensuite devoir regrouper les compétences par grands domaines, les relier aux différents emplois dans lesquels elles sont présentes. On voit déjà émerger un magnifique tableau à double entrée !
Par exemple :
Compétence | Contrôleur de gestion | Responsable Informatique |
Réaliser des consolidations budgétaires pour la direction | Expert | Maîtrise |
Présenter en réunion les budgets semestriels devant les membres de direction | Expert | Expert |
La 3e dimension : l'évaluation
Il ne suffit pas, dans votre référentiel, d'indiquer la compétence et les emplois rattachés ; une 3e dimension est indispensable : le niveau requis de la compétence !
Dans certains emplois, la compétence sera requise au niveau débutant et dans d'autres, au niveau expert. Cela va entraîner la recherche de différents profils de candidats lors du recrutement ou des besoins de formation à considérer pour mettre en place la mobilité.
Vous voyez donc que cette dimension du niveau de compétences requis est un ressort puissant de la GEPP.
Comprenez l'utilité de ces outils
L'enjeu est maintenant de vous servir de ces outils, de les rendre opérationnels ! Il faut les affiner au plus près de la réalité de l'entreprise.
Pour cela, vous allez commencer par les enrichir de toutes les données à votre disposition, par métier, service, catégorie de personnel, etc.
Dans un deuxième temps, ils mettront en évidence les écarts de compétences à combler, les phases nécessaires du plan d'action, la feuille de route pour déployer votre démarche de GEPP.
Vous allez maintenant pouvoir injecter les données de l'entreprise !
Votre SIRH vous permettra de retrouver de précieuses informations, qui viendront nourrir vos référentiels et permettront d'affiner le diagnostic de la situation actuelle.
Vous analyserez :
les effectifs par catégorie, service, métier ;
les structures hiérarchiques et modes d'organisation du travail ;
les âges et les anciennetés, la "démographie" de l'entreprise ;
les niveaux de diplômes et les formations suivies ;
les rémunérations versées.
De même, l'analyse des entretiens d'évaluation et des entretiens professionnels va vous permettre de détecter des demandes d'évolution, des compétences sous-estimées, des talents à valoriser.
Il pourra aussi arriver que vous diagnostiquiez des zones de risques qui étaient passées inaperçues : souhait de départ d'un collaborateur précieux, fragilité au sein d'une équipe (tensions, surcharge de travail, sous-équipement…).
De nombreuses questions vont obtenir des réponses et vous permettre de définir les écarts
En analysant les effectifs par métiers, les niveaux de compétences opérationnels, les niveaux de rémunération, les années d'expérience ou les diplômes d'entrée, vous allez effectuer un diagnostic utile des actions à mener en matière de mobilité, de recrutement, de formation, d'évaluation plus précise des compétences, voire en matière de rémunération.
Par exemple :
Qui sont les développeurs actuellement chez OpenClassrooms ? Combien sont-ils ? Quels sont les écarts par rapport aux besoins de l'entreprise dans 12 mois ? Quels sont leurs niveaux de compétences actuels ? Quelles formations doit-on organiser ? Dans quel délai ? Qui sont les collaborateurs évolutifs vers le poste de développeur ? Comment se situe leur niveau de rémunération par rapport au marché ? Qui doit-on recruter ? Comment adapter les compétences de certains développeurs ? Qui sont les talents à fort potentiel ? Quels sont les risques de turnover ? Comment les prévenir, etc.
En résumé
Mener un diagnostic emploi suppose l'utilisation de plusieurs outils et méthodes :
Élaborer une cartographie des métiers, en inventoriant les métiers, les fonctions ou emplois rattachés, en définissant les fiches de fonction ou d'emploi.
Construire un référentiel de compétences, en listant pour chaque emploi et mission confiés les compétences requises.
Les 3 dimensions de base du référentiel seront : la compétence, l'emploi rattaché et le niveau de compétence requis.
Effectuer un diagnostic des emplois et des compétences est un gros travail à réaliser !
Privilégiez donc le mode projet et les groupes de travail associant différentes visions et expériences.
Il va nécessiter une bonne communication avec tous les acteurs de l'entreprise : dirigeants, salariés, managers, représentants du personnel. Parfois, vous devrez gérer aussi l'intégration au projet de partenaires externes, par exemple des consultants experts.
Choisissez bien vos outils, car une digitalisation réussie du processus facilitera considérablement le transfert des données de l'entreprise, la maintenance des outils et le travail collectif !
