Un évènement, quel qu'il soit, regroupe un ensemble d'actions qui s'articulent les unes avec les autres, avec certaines choses à faire avant d'autres, et plusieurs personnes qui doivent intervenir dans des temporalités différentes, dans les lieux physiques et numériques différents.
Dans ce chapitre, je vais vous présenter deux méthodes pour vous aider à définir le cadre de votre évènement : la méthode QQOQCCP et la matrice de business model.
La méthode QQOQCCP pour ne rien oublier
La méthode QQOQCCP va vous permettre de donner des réponses générales aux principales questions qui se posent et de commencer à identifier les points secondaires à prendre en compte dans l'organisation globale de l'évènement.
QQOQCCP est l'accronyme de :
Quoi ?
Qui ?
Où ?
Quand ?
Comment ?
Combien ?
Pourquoi ?
Quoi ?
Cette question permet de définir l'objet de l'évènement, les actions entreprises, les procédés mis en œuvre, les phases attendues, le type général d'opération évènementielle…
De quoi s’agit-il ?
Que doit-il se passer ?
Qu’observera-t-on ?
Qui ?
Le but de cette question est de décrire les personnes concernées, les parties prenantes, les intervenants, les partenaires potentiels et vos cibles... bref tou·te·s ceux/celles qui seront ou devraient être impacté·e·s par l'évènement.
Qui est concerné ? Interne et/ou externe à la structure ? Dans l'organisation ?
Qui est ciblé ? Prospects, clients, fournisseur, collègues, fans, followers, investisseurs…
Où ?
Vous devez définir exactement les lieux, les espaces, réels et/ou virtuels. Attention à être exhaustif pour potentiellement bien positionner vos différentes actions et temps forts dans l'espace alloué.
Où l'évènement aura t-il lieu ? Il faut décrire précisément cet endroit, et où chaque action va se dérouler au sein du lieu global.
Où est ce qu'il sera relayé ? partagé ? Sur quel canal / quels canaux l'information est-elle diffusée ?
Quand ?
Cette question est importante pour circonscrire l'évènement dans le temps. Elle va permettre de définir exactement les phases qui précèderont l'évènement (nous verrons par la suite l'importance pour le rétro-planning), celles durant et après l'évènement.
Quel moment ? Planning, délais
Combien de fois ? Fréquence
Depuis quand ? Jusqu'à quand ?
Combien de temps ?
Par intermittence ? en continu ?
Comment ?
Comment allez-vous vous y prendre pour organiser votre évènement ? Quelles seront toutes les tâches et actions que vous aurez à entreprendre ? Il faut aller assez loin dans la précision (par exemple, comment allez-vous définir la liste des invités ? Comment allez-vous communiquer auprès de vos invités ?)
De quelles manières, avec quelles procédures, quels modes opératoires ?
Dans quelles circonstances ?
Qui va s'occuper de quoi ?
Combien ?
Il s'agit de faire le point à la fois sur les moyens financiers à votre disposition pour organiser l'évènement et sur le matériel nécessaire.
Quels moyens ? Quels coûts ? Quel budget ?
Quel matériel nécessaire ? Quels équipements ?
Quelles ressources ? L'évènement est il payant ? Sponsorisé ?
Pourquoi ?
Cette question est la dernière de la méthode QQOQCCP mais est sans doute la plus importante car elle va vous permettre d'ébaucher les objectifs que vous allez vous fixer sur votre évènement.
Quelles sont les raisons de l'organisation de l'évènement ?
Quelles causes ?
Pour quels objectifs ? Dans quel but ? Quelle finalité ?
Dans un second temps, afin de préciser l'ensemble des points à prendre en compte dans votre évènement, je vous propose d'utiliser une matrice de présentation de "business model" dédié à votre évènement.
La matrice de business model pour concevoir la logique générale
L'objectif de votre évènement est de "gagner" quelque chose : des clients, des followers, des contacts, des prospects, de la renommée, des retombées médias, etc. Vous êtes donc bien dans une logique marketing de création d'une valeur perçue supérieure à celle de vos concurrents pour attirer les regards et les participants.
Cette matrice va vous permettre de structurer visuellement toutes les interactions entre les réponses apportées aux questions de la méthode QQOQCCP vue précédemment.
Ainsi, grâce à ce travail vous allez :
Clarifier le besoin et la problématique auxquels la proposition de valeur répond
Mieux connaître votre cible
Prendre conscience du facteur différenciant et innovant de votre évènement par rapport à l’existant
Mettre en évidence ce qui sera générateur de revenus et la rentabilité résultante
Vous préparer à bien communiquer sur votre projet d'évènement : une présentation claire et synthétique sans détails techniques
Et à votre équipe et vos partenaires, investisseurs, banquiers, fournisseurs, prescripteurs, vous allez leur apporter :
Des éléments pour comprendre l’enjeu du projet et de votre évènement : vendre quoi, à qui, comment…
Une vision globale du projet orientée sur l’utilité
Une lecture immédiate de la valeur ajoutée
Que faites-vous ?
Dans cette case, racontez votre évènement, son type, son concept, ce que vous souhaitez mettre en avant, pourquoi, ce que vous souhaitez dire. C'est l'occasion pour vous de poser les mots importants tout en commençant à réfléchir à la stratégie de communication qui sera précisée dans une étape ultérieure.
Sur qui vous appuyez-vous ? Qui vous aide ?
Équipe interne, prestataires extérieurs, partenaires, il va falloir identifier exactement qui fait quoi, à quel moment et avec quel(s) objectif(s).
Par exemple, vous avez un partenaire presse "papier" qui doit relayer l'annonce de votre évènement dans un article à paraitre quelques semaines avant. Cet article est le coup d'envoi de votre campagne de communication auprès de vos cibles. Il faut donc communiquer avant le bouclage de cet article :
l'ensemble des éléments de langage de votre communication (wording, hashtags, noms des invité·e·s attendu·e·s...) ;
des éléments d'illustration et des médias ;
des éléments différenciants pour donner envie de venir, de participer ;
les détails pratiques de l'évènement en lui même pour permettre à vos participants de vous rejoindre à ce moment là.
Autre exemple : vous faites appel à un prestataire extérieur, un traiteur, pour s'occuper du buffet d'inauguration. Ce moment de convivialité doit être l'occasion d'inviter vos contacts privilégiés. Vous devez demander un devis sur la base d'un certain nombre d'informations :
le nombre d'invité·e·s attendu·e·s, et éventuellement les intolérances alimentaires ;
le type de buffet (snack, cocktail, sucré salé, desserts...) ;
la thématique, le décor :
l'équipement du lieu (chambre froide, frigo, taille, etc.)
Plus vos informations seront précises et détaillées pour la demande de devis, plus le devis sera précis et donc potentiellement au meilleur rapport qualité-prix !
Quelles ressources avez-vous ?
En remplissant la case précédente, vous avez identifié les acteurs de l'organisation de l'évènement et vous avez mis le doigt sur le point lié à l'ensemble des ressources à votre disposition :
Lieu (espace public, privé, loué, prété ou vous appartenant...)
Véhicules ou moyens de transports nécessaire et à votre disposition
Moyens de communication externe / interne...
Moyens financiers
Bref, vous avez d'ors et déjà identifié les ressources que vous allez utiliser pour organiser et promouvoir votre évènement.
Que proposez vous ? qu'offrez-vous lors de votre évènement ?
Comme nous l'avons vu, votre évènement va être au cœur de votre stratégie de communication et ce moment "unique" que vous allez offrir à votre communauté doit marquer les esprits. C'est cette question et surtout les réponses exhaustives que vous allez apporter qui vont vous permettre de faire de ce moment un évènement marquant et non pas une "simple animation".
Quelle est donc votre proposition de valeur ?
Qu'est ce qui donnera envie à mes cibles de participer ?
En quoi mon évènement est il différent des autres ?
Quelle est sa plus-value ?
Qui ciblez-vous ?
Vous allez clairement ici préciser toutes vos cibles pour savoir exactement comment vous adresser à chacune d'elle.
Comment diffusez-vous votre évènement ?
Comment allez vous "toucher" vos cibles pour les avertir de la tenue de votre évènement ? Quels canaux de communication allez vous utiliser ?
Comment interagissez vous ?
Que souhaitez vous mettre en place pour "engager" vos cibles ? Quelles actions allez vous mettre en place pour favoriser les participations ?
Que vous coûte cet évènement ?
Vous allez ici préciser l'ensemble des coûts financiers mais aussi humains.
Que retirez vous de cet évènement ?
Cette dernière question va recueillir l'ensemble de vos objectifs, à court, moyen et long terme ainsi que ce que vous êtes sûr·e d'obtenir.
Maintenant que vous y voyez plus clair... rendez-vous au prochain chapitre pour établir vos priorités, le planning et le budget de votre évènement.
