Lors de votre évènement qui va avoir lieu demain, vous n'aurez vraisemblablement pas le temps d'être au four et au moulin ! :'( En d'autres termes, jongler avec les contenus "chauds", assurer le live, la couverture photo, des interviews... et en même temps publier des contenus "plus froids" sur les réseaux sociaux pour assurer une diffusion soutenue ne sera pas possible humainement.
Il va donc falloir prendre les devants avec quelques astuces pour programmer certains messages et pour automatiser certaines republications et les adapter de manière intelligente d'un réseau social à un autre.
Programmation de publications
Sur Facebook et Twitter, avec l'aide d'outils comme Hootsuite par exemple, vous allez pouvoir programmer certains messages pour qu'ils soient diffusés à des horaires précis que vous allez établir en fonction des horaires de votre évènement et des différents temps forts qui vont le rythmer.
Par exemple, vous allez pouvoir programmer :
l'annonce du lancement de l'évènement à l'heure exacte ;
l'annonce des moments importants du programme, une conférence avec des invité·e·s reconnu·e·s, une présentation du nouveau produit ;
l'annonce de la fermeture imminente.
Mise en place d'automatisme de republication
Pour vous aider à maximiser la diffusion de votre live par exemple, si vous avez un compte Instagram, vous allez pouvoir partager des photos prises sur le vif pour donner la température de l'évènement.
Instagram propose de partager vos publications aussi sur Facebook et sur Twitter par exemple... mais ce partage n'est pas parfait ! En effet, par exemple, sur Twitter les images ne sont pas visibles directement dans la timeline, ce qui impose de cliquer sur le lien. Or, un tweet avec une image directement visible est beaucoup plus engageant pour votre communauté et va favoriser les vues et les interactions !
Pour préparer au mieux la diffusion de vos publications Instagram sur Twitter, vous allez pouvoir utiliser un outil comme IFTTT pour automatiser la re-publication de vos photos sous forme de tweets avec une image.
Préparer la veille
Assurer la couverture live d'un évènement ne vous exonère pas d'assurer en même temps votre veille ! Il va donc falloir vous appuyer sur des outils et des techniques pour l'optimiser et assurer une réponses aux différentes interactions que vous allez possiblement générer.
Dernière check-list
Votre communication a été lancée il y a plusieurs semaines, vous avez eu déjà des premiers retours et votre évènement a lieu demain. Il ne vous reste que quelques heures... attendez-vous à ce qu'elle soient chargées à résoudre les dernières difficultés et aléas. Pas de panique, tout le travail préparatoire a commencé vraiment à porter ses fruits et vous allez pouvoir vous appuyer dessus pour travailler efficacement dans les prochaines heures et les prochains jours !
Prévoyez vous donc une check-list des dernières petites choses importantes à vérifier, et surtout ne perdez pas de vue vos objectifs.
Il n'y a pas de check-list parfaite puisque chaque évènement est unique mais vous concernant gardez en tête ces quelques points :
Testez vos accès et/ou votre connexion internet pour qu'ils soient parfaitement fonctionnels
Si vous avez une équipe, des partenaires, vérifiez que chacun sait exactement ce qu'il a à faire
Si vous avez des invité·e·s "particulier·ère·s", assurez-vous qu'ils aient bien vos coordonnées pour vous prévenir en cas de retard par exemple
Vous êtes maintenant prêt·e·s pour votre évènement !
