Vous avez sélectionné un, deux, voire trois prestataires, et vous allez maintenant entrer en négociation.
Il est exceptionnel que 100 % de la proposition vous convienne, que vous n'ayez aucune information complémentaire à obtenir, qu'aucun désaccord n'existe... Ou alors cela signifie que vous êtes pressé, que le projet est très simple à réaliser, ou que le prestataire vous connaît "comme sa poche".
Ce n'est pas le cas ? Il va donc falloir vous lancer dans une négociation intelligente et construite.
Préparez-vous à négocier
Il est essentiel de préparer votre rencontre. Vous allez mettre toutes les chances de votre côté !
Vous allez organiser la rencontre méticuleusement, et vous préparer d'un point de vue comportemental afin de favoriser la qualité de la relation.
Installez une relation gagnant-gagnant
Vous pouvez apprendre à vous positionner dans une approche positive, constructive, respectueuse de chacun afin de construire l'avenir. Cela ne signifie pas que vous êtes prêt à tout accepter ; au contraire, vous allez vous exprimer sur ce qui manque, ce qui ne vous convient pas, ce qui a besoin d'être adapté et réévalué.
L'objectif est de trouver un terrain d'entente, même si cela peut signifier se séparer aimablement parce que l'accord n'est pas possible sur des bases communes.
L'analyse transactionnelle propose des concepts très utiles en matière de communication interpersonnelle et de négociation. En négociation, il est essentiel de respecter votre interlocuteur, mais aussi de vous respecter... C'est à cette condition que votre relation sera optimale pour examiner le dossier et mettre en place un partenariat constructif et durable.
Il nous explique de façon très simple les 4 postures que vous pouvez adopter dans la relation avec votre interlocuteur :
Une posture +/- ou gagnant-perdant où vous cherchez à prendre le pouvoir sur votre interlocuteur, à lui faire comprendre que vous êtes le client, celui qui paie, et que, par conséquent, il a intérêt à ne pas trop vous contrarier !
Une posture -/+ ou perdant-gagnant où vous avez un sentiment d'infériorité par rapport à votre interlocuteur. Cela peut arriver si vous voulez absolument travailler avec ce partenaire, si vous êtes très demandeur, ou si votre interlocuteur vous impressionne par sa réputation, son charisme...
Une posture -/- ou perdant-perdant : cela n'arrivera pas, à priori, à moins que vous soyez tous les deux très négatifs quant à la faisabilité du projet. Mais alors, pourquoi vous rencontrer ?
La fameuse posture +/+ ou gagnant-gagnant : nous sommes tous les deux des gens bien, nous avons envie de réussir ce projet en nous respectant, en nous écoutant, en réfléchissant ensemble à nos besoins et aux solutions pour y arriver !
Posez le cadre de l'entretien
Il est très important de poser le cadre afin de sécuriser et d'optimiser ce temps de rencontre.
Vous le ferez avant l'entretien, en confirmant à tous les participants :
le rendez-vous, l'heure, le lieu, la durée de la rencontre ;
le nom des participants et leur rôle en lien avec le projet ;
et surtout en définissant un ordre du jour, les points clés à aborder, en précisant les enjeux et les objectifs à atteindre.
Très souvent, vous le ferez par e-mail et vous écrirez 2 e-mails différents :
l'un aux participants externes à l'entreprise : l'organisme, les prestataires ;
l'autre aux participants internes à l'entreprise, et donc plus précis quant aux enjeux : les managers, DRH, formateurs internes...
Vous allez ainsi permettre à chacun de se préparer, de savoir ce dont vous allez parler, qui sera là, quels sont les objectifs à atteindre, et combien de temps il doit bloquer dans son agenda.
De même, dès le début de l'entretien, vous ferez l'introduction, en présentant les différents participants, en précisant pourquoi vous êtes là, et combien de temps est alloué à cette rencontre.
Le modèle de la négociation "raisonnée"
Ce livre présente une méthode alternative en matière de négociation commerciale, parfaitement adaptée à l'achat de formation, car vous recherchez de véritables partenaires pour vous accompagner dans la réussite de vos projets.
Cette méthode a été baptisée la "négociation raisonnée". Elle va pousser les deux parties à trouver un terrain d'entente respectueux de l'un et de l'autre, à poser un accord équilibré et donc durable. L’objectif est d’éviter les luttes de pouvoir et d’égos, les accords pris à contrecœur, les solutions bricolées pour paraître satisfaisantes, alors que l’on sait d’avance que des problèmes ou des manques vont se présenter.
Les 3 phases de la négociation raisonnée
L’analyse de la situation pour chacune des parties : les objectifs de chacun, les intérêts et contraintes… On identifiera donc les points de blocage à résoudre.
La recherche de solutions : comment peut-on faire pour résoudre les différents obstacles, et s’approcher au plus près d’une solution satisfaisante pour toutes les parties ?
Le choix de la meilleure option : il s’agit de trouver un consensus permettant d’aller de l’avant, de développer le projet avec une bonne énergie collective !
Les points clés de la négociation raisonnée
Michel Ghazal enseigne et utilise cette méthode depuis plus de trente ans ; il en expose quelques principes clés, dont certains sont tout à fait adaptés à l’achat de formation.
1- Installez un climat de confiance réciproque
La confiance ne se décrète pas, elle se mérite !
De nouveau, l’analyse transactionnelle nous explique comment « structurer le temps » pour installer un climat de confiance. Ne sautez pas directement dans l’analyse de votre projet. Installez ces différentes phases afin de progresser dans une relation de qualité :
Les rituels : prenez le temps de saluer et de présenter toutes les personnes présentes.
Le passe-temps : offrez un café, de l’eau. Quelques minutes pour parler du temps ou des vacances à venir vont permettre à chacun de prendre contact et de sentir l’ambiance de l’entretien.
L’activité : vous allez officiellement commencer la réunion, présenter l’ordre du jour, les objectifs, et gérer les temps de parole !
2- Traitez votre interlocuteur comme vous aimeriez être traité
Veillez à votre mode d'expression, aux mots que vous utilisez, à votre attitude et à celle de vos collègues et collaborateurs. C’est par ce manque de vigilance que la plupart des conflits commencent.
3 - Ne cherchez pas à acheter ou à vendre la relation
La relation, c’est ce qui s’installe entre les individus présents. Il ne s’agit pas de vous abaisser ou d’exiger à tout prix des concessions de l’autre ! En faisant cela, vous allez nuire à la qualité de la relation, mais surtout ensuite à la qualité du projet commun…
4 - Explorez les idées de chacun avant de décider
La qualité de la collaboration va favoriser la créativité, la recherche de solutions, le partage d’expériences et d’expertise. Pourquoi s’en priver ? Questionnez, écoutez, faites circuler la parole, listez les différentes options…
5 - Évitez de réagir dans un esprit « œil pour œil, dent pour dent »
Quelqu’un n’est pas d’accord avec vous ? Acceptez la contradiction et faites-en un atout. Fisher et Ury préconisent de s’inspirer des arts martiaux. Utilisez cette énergie pour mieux résoudre la situation.
Encouragez la personne à exprimer ses motivations factuellement, et à proposer des solutions alternatives. Ne réagissez pas en adversaire, mais en partenaire !
6 - Préparez votre « plan B » avant de commencer la négociation
Il arrivera régulièrement de terminer votre réunion par ce constat : après avoir exploré les options, les contraintes mutuelles, vous arrivez à la conclusion que le projet ne se fera pas avec ce prestataire. Les causes sont multiples : coûts, délais, moyens ou expertise insuffisants…
Ce n’est pas grave, vous avez eu l’occasion de mieux faire connaissance, de collaborer, de mener une réflexion commune, et vous savez maintenant quel type de projet de formation confier à cet organisme.
En revanche, vous devez avoir sous le coude au moins deux autres prestataires avec qui vous allez rapidement approfondir votre demande ! Anticipez, prenez plusieurs rendez-vous et rebondissez…
Négociez l'achat de formation
En formation, qu’allez-vous négocier ? À quel moment et comment ?
Nous avons formalisé des principes importants pour préparer votre négociation, vous positionner dans une relation constructive et mener efficacement le processus. Voyons maintenant les spécificités de la négociation d’achat de formation.
Négocier avec qui ?
La plupart du temps, selon la taille de l’organisme de formation, vous aurez pour interlocuteur le dirigeant, un commercial, le formateur. L’organisme va mobiliser des moyens adaptés au potentiel commercial de votre entreprise ou de votre projet.
Cela va dépendre clairement de la taille de l’organisme de formation et de la dimension de votre projet…
Votre projet concerne : | Vous rencontrerez généralement : |
Plus de 100 stagiaires | Le dirigeant du cabinet ou un directeur pédagogique accompagné d'un consultant commercial grands comptes |
Autour de 50 stagiaires | Un consultant commercial et le formateur |
Moins de 15 stagiaires | Le formateur |
Négocier quoi ?
Excellente question. Un projet réussi est basé sur l’équilibre de 3 éléments : le coût, la qualité, les délais. Ce sont donc ces 3 éléments qui vont être analysés, explorés, validés.
Commencez par explorer la qualité. Cela concerne tous les aspects concrets de votre projet :
les objectifs pédagogiques ;
les moyens nécessaires ;
les expertises des formateurs ;
les méthodes proposées pour la conception, mais aussi le déploiement et l’évaluation.
Vérifiez ensuite les délais. Un rétroplanning doit être envisagé immédiatement, vous l’approfondirez ensuite. Les différentes phases seront explorées en termes de dates et de durées. Attention, ces deux facteurs sont étroitement liés !
Enfin, abordez les coûts. Vous avez une meilleure vision de ce que vous achetez, des atouts de cet organisme. S’il apporte de bonnes solutions, des moyens de qualité, une expertise et une organisation irréprochables, vous aurez moins envie de négocier les tarifs. Vous achetez de la qualité et donc un gain de temps, de productivité et de performance pour l’entreprise !
Quand négocier ?
Nous l’avons vu, la négociation intervient à la suite de la réception des propositions. Il s’agit généralement d’un second rendez-vous.
Vous aurez donc analysé la proposition, présélectionné ce prestataire, préparé les points à approfondir et échangé avec les différentes parties prenantes au sein de l’entreprise.
Où négocier ?
Fréquemment, les prestataires se déplacent chez le client. Cependant, vous aurez parfois intérêt à vous déplacer chez le prestataire afin de vérifier son installation, sa crédibilité en tant qu’organisme « leader sur son marché » ou « expert du service client ».
A fortiori, vous lui rendrez visite si le stage doit avoir lieu dans les locaux du prestataire. Vous demanderez alors à voir les salles, les équipements pédagogiques, les lieux d’accueil, de restauration. Vous pouvez même demander à rencontrer les personnes chargées d’accompagner administrativement les clients.
En résumé
Préparez la négociation :
adoptez une posture "gagnant-gagnant" afin de favoriser la qualité de la relation ;
posez le cadre de la rencontre en informant tous les participants, en définissant un ordre du jour et des objectifs à atteindre.
La "négociation raisonnée" d'Ury et Fischer intègre 3 phases : l'analyse, la recherche de solutions et le choix de la meilleure option.
Pour bien négocier l'achat de formation, clarifiez en amont qui sera présent, quand et où se déroulera la négociation, quels seront les points à négocier.
Maintenant que cette confiance est posée... La prestation va se réaliser ! Découvrez dans le prochain chapitre comment effectuer le suivi de cette prestation.
