N'oubliez pas le plus important : c'est vous qui pilotez l'avion ! Le prestataire est un partenaire, il vient en soutien, mais le rôle principal revient au responsable de formation.
Vous devrez donc superviser toutes les phases de la réalisation de la formation : contractualiser la prestation, veiller au bon déroulement, et évaluer l'atteinte des objectifs fixés sur lesquels l'organisme s'est engagé.
Contractualisez l'achat par une convention de formation
Vous conclurez toute négociation réussie par la signature d'un contrat d'achat qui intègrera tous les accords pris sur tous les aspects du projet : pédagogiques, matériels, financiers...
Des engagements seront pris de part et d'autre, notamment en cas de non-respect de ces accords.
Dans le cas d’une formation individuelle, c'est-à-dire lorsqu’il s’agit d’une personne physique, l’organisme produira un contrat de formation. En BtoB (Business to Business), il s’agira d’une personne morale, l’organisme vous fournira une convention de formation intégrant le respect des obligations légales. Des annexes viendront détailler toutes les modalités de la formation : le programme détaillé, le profil des formateurs, les prestations complémentaires.
Toute convention de formation doit comporter au minimum les renseignements suivants :
Le numéro d'enregistrement de l’organisme en tant que prestataire de formation.
Le nom ou la raison sociale des cocontractants, l’adresse, le nom de l’interlocuteur principal représentant l'entreprise.
L'objet de la convention : le titre, mais aussi la nature de l'action de formation.
Les caractéristiques de l'action de formation : la nature de l'action, son intitulé, les effectifs concernés, la durée de l’action et les dates des sessions, le lieu de l'action.
Les modalités de contrôle de l’acquisition des compétences : diplôme, attestation, certificat…
Les dispositions financières :
« l’entreprise s’engage à payer » : les montants détaillés pour les différentes prestations incluses ;
« l’organisme s’engage à réaliser » : le détail des actions, les documents prouvant la bonne réalisation de l’action (fiches de présence au minimum).
Les modalités de résiliation de la convention : délais de résiliation, indemnités prévues, pour chacune des parties.
La date d'effet et la durée de la convention : une année si plusieurs stages sont prévus, ou une durée correspondant à l’action. Dans le cas d'un plan de formation pluriannuel, la durée de la convention peut être plus longue.
Les différends éventuels : le tribunal compétent en cas de litige...
Le programme joint en annexe devra intégrer les éléments suivants :
les objectifs déterminés : les compétences à développer, le public concerné, l’intitulé exact de la formation et le type d’action ;
la progression pédagogique : le découpage de l'action et les thèmes abordés seront détaillés ;
les moyens pédagogiques et logistiques : les techniques d’animation, le matériel utilisé, etc. ;
l’équipe pédagogique : les noms des formateurs (leur CV sera joint en annexe), les autres personnes intégrées au dispositif, un directeur pédagogique, un consultant en e-learning, etc. ;
le dispositif de suivi de la réalisation de l’action : les contrôles de présence, les accès à distance, les moyens administratifs, etc. ;
les moyens d’évaluation des résultats : quand, comment et par qui seront effectuées les évaluations de l’atteinte des objectifs pédagogiques ?
Encadrez la réalisation de la prestation
Nous y sommes, la formation est en « rampe de lancement » et vous entrez dans une phase de réalisation de la prestation !
Vous serez en "lead" sur certaines phases de la réalisation et à d'autres moments, vous serez en retrait et vous laisserez votre prestataire diriger la manœuvre.
Communiquez à tous les acteurs concernés
Cette phase est très importante ; c'est le moment où vous allez présenter le prestataire et la prestation aux managers, aux stagiaires, et parfois aux instances représentatives du personnel.
De nombreuses personnes sont concernées :
Du côté de l’organisme :
les formateurs tout d’abord ;
des équipes techniques : e-learning, conception de supports pédagogiques, etc. ;
les interlocuteurs administratifs et comptables ;
votre interlocuteur commercial.
Du côté de l’entreprise :
les stagiaires ;
leurs managers ;
les équipes gérant les stages ;
les équipes logistiques (salles, restauration, sécurité…).
Cette communication doit donc être bien orchestrée. L’organisme peut y contribuer, mais je vous déconseille de tout déléguer au prestataire, sauf si tous les stages se déroulent dans leurs locaux. Et encore, demandez à tout valider, notamment les destinataires, le rétroplanning des convocations…
Vous allez donc préparer une information complète intégrant :
le planning des différents stages et actions de formation ;
les salariés engagés dans ces différentes actions ;
les thèmes retenus, les modalités pédagogiques, les durées ;
les formateurs et intervenants retenus en interne comme en externe ;
votre dispositif d'évaluation en sortie de formation et sur le poste de travail ;
les éléments logistiques lorsque des changements ou des difficultés sont à pointer ;
la présentation de vos prestataires, leurs références (surtout les nouveaux venus !) ;
le reporting prévu pour suivre l'avancement du plan de formation, des résultats obtenus et du suivi budgétaire.
Par exemple, les stagiaires seront concernés uniquement par le programme, les dates, les lieux et horaires, l'organisation logistique (accueil, transport, hébergement...). La direction voudra connaître d'autres éléments : objectifs fixés, planning, méthodologie, références du prestataire, équipes impliquées, approche financière et modalités d'évaluation.
Votre prestataire sera associé à la préparation des différents messages, essentiellement sur le fond, mais aussi parfois sur la forme. Il vous fournira du contenu, parfois des maquettes de convocation, le logo de l'entreprise, une charte graphique ou des messages importants à transmettre aux stagiaires ou à leurs managers en amont de la formation.
Supervisez le déroulement des formations
Vous allez superviser la mise en œuvre de tous les aspects pédagogiques et logistiques.
Vous recevrez en avant-première les supports remis aux stagiaires ainsi que les formulaires ou outils prévus pour l’évaluation.
Si la formation a lieu dans vos locaux, vous vérifierez 48 heures avant que toute la logistique est en place : café d’accueil, salles, matériel de projection, listes pour le contrôle de sécurité, déjeuners… Le jour J, vous-même ou quelqu’un de votre équipe sera le premier sur place ; vous accueillerez les formateurs et les stagiaires, surtout si c’est le premier jour du premier stage ! Ensuite, les formateurs gagneront en autonomie.
Si la formation a lieu en extérieur, vous pourrez être présent sur site pour ouvrir le stage, rappeler les objectifs, les modalités, et l’intérêt que l’entreprise porte à cette formation… Vous pourrez aussi rejoindre le groupe pour partager un déjeuner.
Plus le budget sera important et plus l'organisme acceptera de se soumettre à vos contrôles. Ils savent que l'enjeu est lourd pour vous et pour l'entreprise.
Évaluez votre prestataire
La formation est terminée ? Vous passez à l’évaluation de votre partenariat avec ce prestataire. Vous allez avoir une impression générale. Parfois, un petit "couac" va influencer négativement votre vision. Vous allez aussi recueillir des retours informels de managers, de stagiaires et même parfois du personnel d'accueil qui a trouvé le formateur très désagréable...
Objectivez vos impressions
Vous devez objectiver tout cela. Il faut donc recueillir l'information de tous les côtés, mais surtout la structurer...
Tout d’abord, intuitivement, avez-vous envie de retravailler avec ce prestataire ? Cette question purement subjective est intéressante à se poser :
Oui ou non, avez-vous aimé travailler avec lui ?
Avez-vous envie de recommencer ?
Dans un deuxième temps, vous allez objectiver votre réponse :
Qu’est-ce qui vous a plu ou déplu, concrètement, factuellement ?
Quels sont les facteurs externes qui ont entravé ou favorisé le déroulement de la prestation ?
Évaluez séparément toutes les phases
Pour être garant de cette objectivité, il est vivement conseillé de bien distinguer les différentes phases de votre partenariat, et de préciser factuellement toutes les mauvaises impressions.
La prise de contact et la préparation de la proposition : parfois, un commercial un peu « agressif » va nuire à votre envie de poursuivre la relation. Demander un autre interlocuteur ? Vous en avez tout à fait le droit…
La négociation : des délais de réflexion trop longs ont failli générer des dépassements de délais, et vous avez horreur de cela ! C’est important de le formaliser et d’en parler lors de votre prochaine réunion de bilan avec l’organisme.
Les formateurs vous ont semblé peu réactifs, peu impliqués dans la préparation du stage. Pire, les stagiaires se sont un peu ennuyés… Le résultat est « mitigé ». Vous devrez alors collecter auprès des stagiaires des avis précis, factuels… pas de place aux approximations ! Ensuite, vous pourrez communiquer à l’organisme des éléments précis.
La réalisation de l’action : la logistique, l’organisation de la formation en elle-même sont des aspects importants à évaluer. Comment se sont passées la préparation de la communication, la logistique, la facturation et l’administration des stages ? Parfois, vous attendez 3 mois que l’on retrouve vos fiches de présence, les factures reçues sont bourrées d’erreurs…
Formalisez quelques indicateurs de contrôle
Examinons les différents facteurs qui pourront être évalués concernant un organisme de formation.
Les délais ont-ils été respectés ?
Les coûts sont-ils conformes aux prévisions ?
A-t-on clairement atteint les objectifs pédagogiques ?
Comment ont été appréciés les contenus pédagogiques ? Les méthodes d'animation ?
Comment évaluez-vous la qualité de la relation avec le prestataire (commercial, administratif, pédagogie) ?
Les engagements ont-ils été tenus ?
Quelle est la capacité du prestataire à gérer la contradiction, à s'adapter à l'imprévu ?
Globalement, comment évaluez-vous le service client ?
On veillera à distinguer les éléments qui sont sous la responsabilité de l’organisme de formation et des formateurs, et ceux qui ne le sont pas.
Un matériel de projection en panne dans votre salle de formation ne relève pas de leur responsabilité. Soyez juste.
Un mauvais ciblage de la compétence à développer est de la responsabilité de l’entreprise et pas du prestataire. Si vous exprimez un besoin, des objectifs de développement de compétences à atteindre, le formateur ne remettra pas en cause votre diagnostic. Il se contentera de l’analyser en aval, et rarement en amont de votre décision.
En résumé
Formaliser votre achat est obligatoire. Vous validerez et signerez la convention de formation fournie par l'organisme qui servira donc de contrat.
Vous accompagnerez votre prestataire durant toutes les phases de la réalisation en étant attentif aux besoins de chacun, mais aussi à une bonne répartition des responsabilités.
L'évaluation de la prestation dans sa globalité est indispensable ; vous devrez avoir une approche globale, mais aussi factuelle et objective, en associant toutes les parties prenantes.
Bravo ! Vous avez désormais en main toutes les clés pour :
Réaliser le cahier des charges d'une prestation de formation.
Négocier les conditions d'achat d'un prestataire de formation.
Choisir un organisme de formation à partir de critères de sélection.
Définir des indicateurs de résultat d'une prestation de formation.
Rendez-vous au dernier quiz afin de valider ces compétences !
