Le premier jour est intense et riche en découverte ! Votre première semaine vous demandera au moins autant d'énergie. 😉 Vous allez faire connaissance avec vos collègues, découvrir les processus internes, vos missions et votre nouveau bureau.
Dans les deux prochains chapitres, vous allez apprendre à :
vous intégrer dans votre équipe et construire une relation saine avec vos collègues ;
clarifier vos missions et organiser votre bureau.
Adaptez-vous au programme d’intégration prévu pour vous
Vous êtes attendu, et un programme d’intégration a été prévu pour vous. En fonction de l’organisation que vous rejoignez, de sa taille, de sa culture RH et de management, votre intégration sera plus ou moins formalisée.
L'intégration peut prendre différentes formes :
une semaine classique, avec des rendez-vous et réunions qui se montent au fur et à mesure ;
un onboarding, où tout votre planning est prévu.
Quel que soit le format, vous passerez probablement par les phases suivantes :
Voyons ces phases en détail :
L'accueil et le brief : vous rencontrez votre manager qui vous présente votre mission et vos tâches dans le cadre des missions de l’équipe.
Le point Ressources humaines (RH) : vous allez lire, comprendre et signer votre contrat de travail, prendre connaissance des procédures RH à propos des congés et notes de frais, être informé sur l’adhésion aux régimes sociaux et la politique de rémunération (inclus primes et intéressement éventuels).
Les réunions et/ou visites de présentation : vous rencontrez votre équipe et de vos interlocuteurs principaux. Vous êtes briefé sur les RDV d'équipe et les échéances à venir en rapport avec votre mission.
L'installation à votre bureau : vous découvrez les bureaux de chacun et vous prenez en main votre ordinateur.
La présentation de la culture d’entreprise, : vous découvrez plus en détail la culture de votre entreprise. Cela peut-être parfois sous la forme d'un simple déjeuner avec N+1, N+2, etc.
Vous pouvez également être accompagné sur les premières tâches que vous aurez à réaliser. Cela peut se faire via un apprentissage sur le tas auprès de vos collègues, des coachings ponctuels par les experts internes, ou via un programme de mentoring ou un parrainage par un senior dans le poste…
Rédigez un rapport d'étonnement
Votre manager vous proposera peut-être de rédiger un rapport d’étonnement. C’est un compte rendu de vos premières impressions, rédigé après quelques semaines, en général un mois.
Il vous permet d’échanger sur les pratiques de travail avec votre équipe et de débriefer sur les premières semaines. Les entreprises sont intéressées par le regard neuf des nouveaux arrivants, et les bonnes idées qu’ils peuvent suggérer.
Faites connaissance avec votre manager
Construisez la relation hiérarchique avec votre manager
Votre manager, que l’on appelle en entreprise votre N+1 :
vous recrute pour une mission et vous confie des tâches ;
fixe les objectifs de chaque membre de l'équipe ;
pose un cadre et définit les limites ;
évalue vos performances régulièrement, et vous propose éventuellement en fin d'année une augmentation de salaire ou une évolution de poste.
Bien que votre relation avec votre manager suppose une autorité hiérarchique, vous pouvez parfaitement exprimer votre avis dans les moments prévus, avec la civilité attendue (réunions, entretiens d’évaluation annuelle, etc.).
Évitez les pièges de la relation hiérarchique
Pour bien faire et être bien vu par votre manager, vous pourriez être tenté d'en faire trop. Attention par exemple à ces attitudes contre-productives :
mettre systématiquement en copie votre N+1 quand vous adressez un e-mail à vos collègues ;
ne saluer que votre manager le matin et le soir alors que vous ne le faites pas avec les autres ;
être toujours d’accord avec le manager en réunion, même quand sa demande va visiblement contre votre intérêt.
Par contre, veillez à toujours informer votre N+1 de tout changement par rapport à vos tâches et à votre mission.
Imaginons que l'on vous confie une tâche urgente mais que cette tâche est en concurrence avec une tâche pour votre N+1.
Construisez la relation avec vos collègues
Les équipes ont été informées de votre arrivée, et vous allez rencontrer très vite vos collègues directs. Ce sont eux qui vous aideront à identifier qui est qui et qui fait quoi. Un déjeuner sera peut-être organisé pour vous présenter un cercle plus élargi. N’oubliez pas de prendre des notes !
Avec un collègue ayant le même niveau hiérarchique, il n'y a pas de rapport de force. Mais je vous conseille de tenir compte de l’ancienneté de certains de vos collègues, et ne pas laisser penser que vous en savez plus qu’eux. 😊
Vous remarquerez également dans votre équipe des différences d'âges. Cette différence générationnelle a des conséquences directes au quotidien sur les horaires de travail, le partage d’information, l’attitude en réunion, l’adhésion aux demandes du manager, la contribution aux tâches communes, etc.
Observez les attitudes, la façon de se parler, les relations internes à l’équipe :
familiarité (amitié) ou distance hiérarchique ;
convivialité ou discrétion ;
relation horizontale ou verticale : manière de se saluer le matin et le soir, tutoiement ou vouvoiement, prénom ou nom de famille ;
rituels collectifs : déjeuners, activités externes, pots d’anniversaire, de départ, événements familiaux fêtés, etc. ;
lieux d’échanges informels ;
individus isolés ;
regroupements par affinité ;
parfois malaises ou conflits, etc.
Avec un peu de temps et d’observation, vous pourrez également identifier le leader éventuel de l’équipe. Est considérée comme leader la personne qui, dans le cadre des interactions du groupe, influence le plus les autres. C’est souvent le manager dans une équipe, mais ça peut être quelqu’un d’autre : par exemple, un collègue plus âgé qui a la mémoire du service, de la société. Plus tard, lorsque dans le cadre de votre mission, vous aurez besoin d’aide, de fédérer, de convaincre, c’est précisément le leader que vous devrez d’abord convaincre.
Quant aux relations amicales avec des collègues, elles sont tout à fait possibles, mais une certaine prudence s’impose (la prudence n’est pas de la méfiance !), surtout à votre arrivée.
Situez-vous dans l’organigramme
Lorsque vous arrivez dans une organisation, vous devez avoir une idée claire de la structure de la société. Pour cela, reportez-vous à l’organigramme. Il indique :
la structure organisationnelle de la société, c'est-à-dire les différents services ou départements : finance, production, marketing, RH, achats, R&D, ventes, affaires générales… ;
les fonctions des collaborateurs : leurs intitulés de métier ;
les équipes et les liens hiérarchiques : comment l’information circule et qui prend les décisions, qui rapporte à qui...
Vous devez ensuite comprendre qui fait quoi dans votre équipe, car cela a une implication directe sur les e-mails que vous allez recevoir et que vous aurez à écrire : qui est destinataire, en copie, etc. N’hésitez pas pour cela à demander de l’aide à votre manager et vos collègues.
En résumé
Dans ce chapitre, vous avez appris comment :
vous adapter quel que soit le programme d’intégration prévu pour vous ;
commencer à construire votre collaboration avec votre manager et vos collègues, par l’observation et le mimétisme ;
identifier votre place dans l'entreprise.
Lors de cette première semaine, vous devez également prendre le temps de bien comprendre vos missions. Voyons cela au chapitre suivant !
