Dès le moment où vous avez validé avec le candidat son accord pour rejoindre l'entreprise, la phase d'intégration commence — le "onboarding" dans le langage startups ! Vous devrez donc effectuer immédiatement un certain nombre de tâches.
Par ailleurs, en tant que RH, vous devrez veiller à la qualité du processus, concevoir un planning, un process d'intégration qui facilitera la tâche à tous ! Votre rôle sera de coordonner tous les intervenants et d'accompagner les managers afin que tout soit en place le jour J !
Le lendemain du recrutement
Confirmez immédiatement par écrit votre accord verbal !
Rien ne vous y oblige, mais c'est donc conseillé. Vous allez motiver votre futur collaborateur, lui donner les clés de la porte de l'entreprise, lui montrer qu'il est attendu, que sa place est réservée.
Vous lui ferez parvenir par email ou courrier quelques éléments :
L’offre de contrat de travail
Vous ferez parvenir au candidat que vous souhaitez recruter un engagement écrit par courrier, fax ou email.
Le document précisera :
l'emploi proposé au candidat retenu (définition du poste) ;
la date d'entrée en fonction envisagée ;
la rémunération ;
le lieu de travail.
En tant qu'employeur, vous vous engagez à embaucher le collaborateur s'il accepte votre offre. Précisez donc un délai d'acceptation de l'offre par le candidat.
Retenez donc que ce document vous engage mais, si vous êtes clairement décidé à recruter ce nouveau collaborateur, alors allez-y ! De toute façon, le contrat de travail, beaucoup plus engageant, suivra…
Communiquez avec votre futur collaborateur
Saisissez toutes les occasions pour créer et entretenir la relation. Le RH comme le manager ont cette responsabilité de tisser le lien et d'ouvrir les portes de l'entreprise !
Vous pourrez communiquer au nouveau recruté des liens utiles ou des documents à consulter :
concernant l'entreprise, son histoire, ses projets et ses actions en cours ;
des modules de formation à consulter ;
un descriptif de son parcours d'intégration ;
les documents à vous communiquer le jour de son arrivée.
Conviez-le à vous rencontrer
Si vous êtes présent sur un Salon ou un événement public, envoyez-lui une invitation, informez-le et proposez-lui de venir vous retrouver. Bien évidemment, cela vous oblige à vous rendre un peu disponible pour l'accueillir et échanger avec lui lors de sa visite.
Si vous organisez dans l'entreprise une manifestation conviviale (repas de Noël, par exemple), vous pouvez aussi décider d'inviter le futur collègue afin qu'il profite de cette ambiance décontractée pour se présenter et faire connaissance avec tous.
J-20
Imaginons que le délai est relativement serré, moins d'un mois !
Vous allez déployer votre planning d'intégration en moins de 3 semaines…Par quoi allez-vous commencer ?
Souvenez-vous des 3 rubriques essentielles :
l'administratif RH ;
la IT et la préparation du poste informatique ;
la logistique et les accès à l'entreprise !
Vous devez COMMUNIQUER efficacement avec tous vos intervenants.
Préparez la rédaction du contrat de travail : collectez les informations nécessaires auprès du nouveau recruté puis communiquez-les aux équipes admin-RH.
Communiquez aux équipes IT la date d'arrivée du collaborateur, son identité, son affectation, le profil de poste informatique requis ; souvent, vous recevrez un formulaire à compléter et signer car des autorisations écrites sont souvent nécessaires pour ouvrir les accès aux outils internes.
Informez les services généraux de cette arrivée : identité, affectation, profil de poste, date d'arrivée, lieu, afin que les badges soient créés, le matériel préparé et que ce nouveau collaborateur "existe" dans l'entreprise, dans l'annuaire notamment.
Informez l'équipe
Vous devrez veiller à ce que l'équipe soit informée "officiellement".
Rien de pire que la "radio-moquette : il paraît que… blablabla". Tout le monde imagine, tente de savoir sans savoir, dramatise parfois. C'est la porte ouverte à la désinformation !
Si des questions sont posées, il faudra y répondre, tout en restant dans le cadre professionnel bien sûr. C'est souvent l'occasion de régler quelques problèmes logistiques, clarifier des rôles, expliquer l'avancement de certains projets, transférer de l'information sur les orientations prises par l'équipe et l'entreprise.
J-10
L'arrivée de votre nouveau collaborateur approche. De nouvelles tâches sont à effectuer tout aussi importantes que les précédentes.
Contrôlez l'avancement du processus
Vous devez vérifier le bon avancement des demandes effectuées précédemment !
Où en sont :
la préparation du contrat de travail et des éléments administratifs ;
le paramétrage du poste de travail et la date de livraison fixée ;
la réception des badges d'accès et la préparation matérielle du poste de travail.
À ce stade, vous devez recevoir des confirmations indiquant la date de livraison de tout ça, au plus tard un ou deux jours avant l'arrivée du collaborateur.
Préparez l'accueil
C'est le moment de préparer votre programme pour le jour J, les aspects matériels comme les aspects humains.
Le kit d'accueil
De plus en plus souvent, les entreprises disposent de "goodies" et vont préparer un "paquet cadeau" pour le nouveau recruté, afin qu'il dispose de tous les objets étiquetés aux couleurs et au nom de l'entreprise.
Les stylos, carnets, t-shirts, sac pour l'ordinateur, tout est bienvenu !
Vous joindrez aussi le livret d'accueil, les plaquettes présentant la mutuelle, le CE, les projets sociaux de l'entreprise, etc.
Accompagnez le manager
Vous vérifierez que tout est clair pour lui concernant la préparation administrative et logistique de son collaborateur. Parfois, il s'occupera directement de commander le poste informatique ; vous devrez alors juste vérifier que le nécessaire est fait et que tout est planifié !
Confirmez avec lui le programme de la 1ère journée.
Souvent la RH accueille le collaborateur à son arrivée pour l'informer et finaliser tous les aspects liés à son intégration parmi le personnel de l'entreprise.
Ensuite, le nouveau recruté passera le reste de la journée dans son équipe et c'est le manager qui va prendre la responsabilité du programme d'intégration.
Vérifiez aussi qui dans l'équipe va intervenir et si l'ambiance est bonne.
Vous devez confirmer tout cela, coordonner le déroulement de la journée, veiller à ce que le salarié soit attendu et accompagné ! Qui va s'occuper de quoi et quand ?
Rencontrez le "buddy" ou parrain
De nombreuses entreprises ont développé cette tradition du parrainage d'un nouveau par un ancien. Ce n'est pas nouveau et ça fonctionne plutôt bien.
Le "buddy" sera chargé de répondre aux nombreuses questions concernant le quotidien au sein de l'entreprise, expliquer comment fonctionne certains dispositifs, faire visiter des locaux, introduire le nouveau collègue auprès de certains collègues ou partenaires.
Il jouera le rôle d'un "copain" qui facilitera les choses discrètement et efficacement !
Confirmez son arrivée au nouveau collaborateur
Vous lui ferez parvenir un email, afin de lui confirmer des informations simples mais indispensables :
l'adresse exacte à laquelle il doit se rendre, le code, l'étage si nécessaire ;
le nom de la personne qui l'accueillera et ses coordonnées ;
le jour et l'heure à laquelle il est attendu ;
son programme de la journée ;
un petit mot de bienvenue au nom de l'entreprise.
C'est important de tout repréciser afin que le nouveau recruté puisse lui aussi s'organiser, prévoir son transport, ne pas perdre de temps en se perdant, en ne sachant pas qui demander ou contacter… Bref, lui éviter de débarquer en plein stress et contrarié dès le début de la journée. :'(
J-1
Demain, votre nouveau recruté arrive et vous n'avez pas droit à l'erreur !
Cette première journée est cruciale. Mettez-vous à sa place, vous aussi vous avez vécu des premières journées dans un nouveau job !
Quand vous êtes attendu, que tout est prêt pour vous, que tout le monde a le sourire en vous voyant arriver… c'est le bonheur et vous avez juste envie de rester encore et encore. :ange:
Faites votre revue de paquetage
Vous allez mener un entretien RH, votre présentation est-elle prête et actualisée ?
Le contrat de travail a-t-il été signé par le collaborateur ? Sinon, vous devrez vous en occuper immédiatement.
Le poste de travail est-il prêt à fonctionner ? A-t-il été livré ?
Le matériel destiné au collaborateur est-il disponible ?
Privilégiez la convivialité
S'intégrer dans un groupe humain déjà constitué n'est jamais facile. Plus vous créez une ambiance propice et plus vous facilitez et vous accélérez le processus.
Organisez un petit-déjeuner de bienvenue au sein de l'équipe — ou pour tout le "staff" si l'entreprise a moins de 30 personnes présentes ce jour-là.
Responsabilisez le "buddy" et le manager. Une piqûre de rappel est rarement inutile : où et quand vont-ils entrer en scène ?
Envoyez un email à tous les salariés pour les informer de l'arrivée du nouveau collègue, en indiquant son jour d'arrivée, son nom, son affectation et un petit mot de présentation de son parcours. Rien de confidentiel, attention !
Enfin, envoyez un email de bienvenue sur la nouvelle adresse professionnelle du collaborateur. Quand il ouvrira sa boîte pour la 1ère fois, ce sera pour découvrir votre message et ça fait chaud au cœur !
En résumé
Ne pensez pas que vous avez le temps, évitez de "procrastiner" o_O. Préparer l'accueil d'un nouveau recruté prend du temps, mobilise différents acteurs et ce temps va passer très vite !
D'autant plus si vous accueillez un groupe de nouveaux recrutés ou que tout est à organiser la veille pour le lendemain.
Même quand le processus est clair, défini, rôdé, il y a toujours des imprévus à gérer !
Soyez donc sur le pont dès que l'accord est pris avec votre candidat. Les départs sont nombreux dès les premiers jours parce que tous ces petits détails ne sont pas suffisamment organisés et contrôlés.
