Une vraie question : doit-on ou pas concevoir, diffuser, utiliser un livret d'accueil ?
Quelle est son utilité ? Que met-on dedans ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ?
Ce qui est certain :
Un bon livret d'accueil est super utile, pour les nouveaux recrutés mais aussi occasionnellement pour les salariés déjà intégrés. Et oui, on oublie… :euh:
Un livret d'accueil gagne à être digitalisé, vous allez voir pourquoi.
Les enjeux d’un bon livret d’accueil
Réussir l'intégration de vos nouveaux recrutés est très important, vous l'avez compris.
Gardez en tête que cette première journée d’accueil de vos nouveaux salariés sera celle dont ils se souviendront pendant longtemps.
Un bon accueil ce premier jour conditionne la bonne intégration dans l’entreprise.
Un enjeu important sera de transférer les bonnes informations au bon moment et de les garder disponibles et actualisées à tout moment.
Vous allez donc devoir vous organiser pour :
Comprendre quels sont les besoins de ces nouveaux collaborateurs
Quelles sont les informations importantes pour eux ?
Quelles sont les questions qu'ils se posent de façon quasi-systématique ?
Quels sont les atouts de l'entreprise pour leur donner envie de rester ?
Qui sont les personnes importantes à connaître pour eux ?
Quelles sont les informations qui vont les aider à trouver leurs repères plus rapidement ?
Collecter les informations
Une fois listées les informations importantes à intégrer dans le livret d'accueil, vous allez réaliser que de nombreux services sont concernés, que vous ne possédez pas la moitié de ces renseignements, que les process concernés changent régulièrement… La tâche n'est pas si simple à réaliser !
D'où l'intérêt de digitaliser le livret d'accueil et de l'intégrer à un outil complet de onboarding digital.
Chaque service concerné pourra nourrir sa partie, effectuer les mises à jour et contribuer à ce que le livret d'accueil soit riche d'informations actualisées. Les mises à jour pourront se faire en ligne et en temps réel.
Soigner le look
Il est important de rendre ce livret d'accueil agréable à lire.
Vous devrez sans doute adopter la charte graphique de l'entreprise, mais n'hésitez pas à dynamiser tout ça. Votre image employeur va s'exprimer dans ce support ; comme il est destiné à vos nouveaux collaborateurs, soyez "branchés" à votre culture d'entreprise ! :soleil:
Les textes seront clairement rédigés, pas trop longs, ne vous perdez pas dans les détails ! Soyez efficaces et concrets, pensez uniquement à répondre au besoin de l'utilisateur. L'information utile doit être facile à trouver et simple à comprendre.
Organiser l'actualisation des informations
Dès que vous aurez conçu votre sommaire de livret d'accueil, analysez les contraintes de mise à jour des informations.
Quelle est la périodicité ? Évitez d'intégrer des informations qui changent tous les mois. Tentez une mise à jour annuelle.
Qui est responsable de la mise à jour ? Par rubriques, vous nommerez les personnes qui sont au courant des mises à jour et accepteront éventuellement de s'en occuper, ou au minimum de vous alerter et de vous transférer les informations.
Quel système mettrez-vous en place pour centraliser, contrôler, puis diffuser les mises à jour ? D'où l'intérêt de la digitalisation du process global et des livrets d'accueil…
Prévoir un accès simple, pour tous, au livret d'accueil
Et oui, ne croyez pas que seuls les nouveaux arrivants consultent le livret d'accueil !
Il est fréquent que les salariés y aient recours, tout simplement parce qu'ils ont oublié certaines modalités, certains dispositifs. Au moment où ils en ont besoin, ils ne savent plus comment faire… Et heureusement, le livret d'accueil est disponible pour eux aussi !
Vous devrez donc prévoir un lieu de stockage simple et accessible à tous.
L'intranet de l'entreprise est une bonne solution. Vous pourrez dédier un espace à l'accueil des nouveaux salariés mais le laisser ouvert à tous et en permanence !
Comment constituer un livret d'accueil
L'objectif est d'ouvrir grand les portes de l'entreprise aux nouveaux salariés, d'être transparent quant à l'identité de l'entreprise, le "qui fait quoi", d'où elle vient et où elle va ; précisez clairement les règles collectives, les dispositifs dédiés aux collaborateurs, les avantages sociaux proposés.
Définir le sommaire
Un sommaire de livret d'accueil intégrera la plupart du temps les rubriques suivantes :
Un mot du Président ou des dirigeants, afin de souhaiter la bienvenue aux nouveaux collaborateurs et de les associer aux projets de l'entreprise.
Une présentation de l'entreprise :
son histoire depuis sa création, les portraits de ses fondateurs : certaines entreprises comme Yves Rocher, Intermarché, Citroën ou Chanel ont vraiment des choses à raconter !
l'organisation actuelle, les implantations nationales et internationales (un organigramme peut être intégré ).
Le "business model" :
le positionnement en termes de produits, de marché, de clientèle… ;
les partenaires clés ;
les canaux de distribution ;
les projets en cours.
Les aspects humains :
les valeurs de l'entreprise ;
les métiers représentés ;
la culture d'entreprise à travers ses dispositifs et ses engagements sociaux.
La gestion des carrières :
la formation ;
les entretiens individuels ;
les évolutions de carrière.
Des informations utiles au salarié :
les éléments de la rémunération : intéressement, épargne salariale, épargne retraite, la gestion du compte épargne-temps (CET)… ;
le temps de travail : horaires, congés, absences… ;
les modalités relatives au télétravail ;
la mutuelle et la prévoyance offertes aux salariés ;
la gestion des frais professionnels (déplacements et notes de frais) ;
la convention collective, le règlement intérieur et les différents guides et chartes, les accès informatiques ;
les avantages salariés : les produits d'entreprise, le 1 %logement…
Le site :
le plan des locaux et du quartier, les transports, les restaurants et hôtels à proximité ;
les annuaires internes (téléphone, email, emplacement, fonction) ; où trouver qui ?
le CE, le restaurant d'entreprise : horaires, fonctionnement… ;
les helplines en cas de dépannage : matériel, téléphonie, informatique ;
les modalités relatives à l'accueil de visiteurs, le courrier, la réservation de salles de réunions ;
les distributeurs de boissons et "gourmandises" ;
les équipements sportifs.
La santé et la sécurité :
la tenue de sécurité obligatoire ;
les points de regroupement en cas d'incendie ou d'attentat ;
la santé au travail (médecin, infirmerie).
Vous pouvez enrichir tout ça de rubriques dédiées aux nouveaux entrants :
les bons réflexes à adopter ;
quoi faire le 1er jour ;
créer sa boîte email et ses accès informatiques ;
commander ses cartes de visite ;
découvrir notre intranet ;
les témoignages de nouveaux collaborateurs ;
un lexique du "jargon" de l'entreprise !
L'intérêt de digitaliser le livret d'accueil
Digitaliser le livret d'accueil est-il encore une question à se poser ? Produire des livrets d'accueil de qualité en format papier semble devenu une mission impossible. Les informations changent de plus en plus vite et le papier est en voie de disparation dans de nombreuses entreprises. Le réflexe aujourd'hui, c'est de se connecter pour trouver la bonne information.
Les avantages
C'est évident, il faut digitaliser le livret d'accueil pour les raisons suivantes, déjà évoquées ci-dessus :
Les informations doivent être toujours à jour, sinon votre livret ne sert à rien. Il faut donc pouvoir les actualiser facilement et, idéalement, permettre aux personnes concernées de le faire directement et en temps réel : la RH, le service informatique, l'accueil, la sécurité, la médecine du travail, le CE…
Vous pourrez prévoir des rubriques par métier, offrir plus de souplesse et de personnalisation à votre livret d'accueil.
Optimisez vos outils digitaux ; votre livret d'accueil sera intégré ou relié à l'intranet, au SIRH…
Vos salariés sont habitués au digital, pensez à votre image employeur face aux jeunes générations ! Vous encouragerez ainsi vos salariés à relier le digital et l'humain au sein de l'entreprise.
Certains salariés sont éloignés, en télétravail ; le nombre de freelances à onboarder augmente, il faut aussi penser à eux.
Il sera plus facile de solliciter des contributeurs, de varier la présentation, diffuser les contenus et relier entre eux différents outils de communication tels que des sites web ou des documents en ligne.
Les moyens
L'idéal est de pouvoir dédier une partie de l'intranet au livret d'accueil. Tout est relié, les avantages sociaux, les projets de l'entreprise, toutes les communications dédiées aux salariés et partenaires…
Vous créez juste une zone spécifique aux nouveaux entrants, afin de les canaliser vers les différentes rubriques déjà présentes, et vous complétez tout ça par des informations spécifiques "découverte de l'entreprise", questions-réponses…
Créer un livret d'accueil en pdf ne résoudra pas vraiment le problème de la mise à jour en temps réel des informations. Mais au moins vous pourrez éviter l'impression papier, travailler la présentation, intégrer des liens, des images, transmettre le livret par email et le mettre à jour rapidement si vous êtes bien organisé. C'est une solution pour de petites entreprises disposant de peu de moyens informatiques.
Faire appel à un outil de onboarding en mode SAAS est aussi une bonne solution.
Vous serez vigilant à la sécurité des données diffusées concernant le fonctionnement interne de l'entreprise. Le fournisseur devra vous apporter toutes les garanties de sécurité et de confidentialité.
Vous serez assisté dans la conception, le choix des rubriques, l'ergonomie de la présentation. Les différents intervenants pourront contribuer à l'actualisation. La diffusion sera optimisée.
Le fournisseur vous apportera la possibilité de différents formats : ordinateur, tablette, smartphone pour accompagner vos salariés partout où ils se trouvent.
Il est évident que ces outils en mode SAAS vont beaucoup progresser dans les prochaines années et développer des passerelles de transfert des données avec les principaux SIRH.
À vous de choisir selon vos moyens, vos besoins aussi. Plus vous recrutez et plus vous devez optimiser le livret d'accueil. C'est du temps gagné sur l'intégration des nouveaux collaborateurs, mais aussi du temps gagné pour les RH, les IT, tous les interlocuteurs concernés par les multiples questions qu'un nouveau collaborateur doit poser à quelqu'un.
En résumé
Pour concevoir un bon livret d'accueil, pensez utilisateur. Quelles sont les informations dont votre nouveau collaborateur aura besoin pour trouver rapidement sa place dans l'entreprise ?
Le livret d’accueil optimisera l’arrivée dans l’entreprise pour les nouveaux entrants, mais aussi pour tous les collaborateurs impliqués dans le processus. Pas de temps perdu, une information de qualité est diffusée à tous de la même façon ! Les réponses aux questions sont apportées, centralisées et disponibles.
C'est un outil de communication RH important pour votre image employeur, car c'est le premier média interne proposé à vos nouveaux entrants. Pensez digital, vous y gagnerez en efficacité opérationnelle et vous valoriserez votre réputation d'entreprise "branchée".
