En fonction de votre objectif et de votre cible, que vous avez déjà définis, vous devez choisir le format le plus pertinent, c’est-à-dire le format qui vous permettra de communiquer de manière fluide, mais aussi de capitaliser sur votre travail, en vue d’une possible réutilisation.
Choisissez entre les différents types de format
La note de service ou note d’instructions
Une note d’instructions est un document écrit qui retrace un processus interne à l’entreprise, un mode de fonctionnement. La note d’instruction aura pour but de matérialiser à l’écrit des pratiques ou des positions de l’entreprise. Cela permet de mettre en place des process et contribue ainsi à la bonne gestion de votre entreprise. Ces informations ont vocation à rester un certain temps dans l'entreprise, c'est pourquoi ils diffèrent d'une simple note d'information.
La note d’information
Une note d’information est un document écrit qui transmet une information dans le cadre des activités de l’entreprise. Elle pourra être transmise par email ou via l'intranet ou la messagerie interne de l'entreprise.
La note d’analyse
Une note d’analyse est un document écrit qui permet de retracer une analyse effectuée sur un sujet donné. La note d’analyse est souvent rédigée par des spécialistes au sein de l’entreprise.
Par exemple, une note d’analyse fiscale rédigée par les fiscalistes ou une note d’analyse comptable par les comptables, à destination des autres équipes dans l'entreprise.
La note de synthèse
La note de synthèse est un écrit professionnel qui vise à résumer de manière synthétique et ordonnée plusieurs documents, soit sous forme de texte, soit sous forme de représentations (schémas).
L’objectif de la note de synthèse est donc de faire du gagner du temps au lecteur qui pourra s’y référer pour avoir une vue d’ensemble sur l’intégralité des documents.
Le compte-rendu
Le compte-rendu de réunion est un écrit professionnel interne qui relate de façon plus ou moins détaillé (selon sa forme) le contenu d’une réunion auquel le rédacteur a assisté.
Le compte-rendu peut prendre plusieurs formes :
Le compte-rendu chronologique suit un plan linéaire, en retraçant l’intégralité des échanges oraux. Il n’est utilisé que lorsqu’il est important de mettre en évidence les positions individuelles de chacun des intervenants.
Le compte-rendu synthétique reconstruit l’ensemble des interventions de manière résumée. Le rédacteur réalise donc un travail de synthèse. Il supprimera notamment la mention de la personne auteure de l’intervention orale.
Le compte-rendu synoptique est un compte-rendu réalisé sous forme de tableau. Le compte-rendu suit un plan thématique et est rédigé de manière très synthétique.
Le compte-rendu a trois objectifs.
Il sert à laisser une trace écrite d’une situation vécue en entreprise. Le plus souvent, il s’agira donc d’une réunion.
Il sert aussi à constituer un outil de travail partagé, c’est-à-dire un document de référence partagé par tous afin de valider une compréhension identique de la situation vécue par l’ensemble des participants.
Enfin, il permet de partager les informations communiquées avec les personnes absentes.
Comment travailler mon compte-rendu ?
Vous devez reformuler les propos, tant qu’ils restent fidèles aux propos tenus à l’oral.
Tâchez de ne pas oublier les détails (chiffres, dates évoquées) car ce sont souvent ce type d’informations que vont chercher les interlocuteurs lorsqu’ils relisent les comptes-rendus.
Éliminez les doublons, c’est-à-dire les propos qui reviennent plusieurs fois dans la conversation.
Enfin, comme dans tous les écrits professionnels, privilégiez les phrases courtes.
Distinguez le compte-rendu et le rapport
Deux formats peuvent être confondus : le compte-rendu et le rapport. Voici des éléments pour les distinguer.
Le compte rendu :
Le compte-rendu est un document objectif n’engageant son rédacteur que sur la qualité de la forme (la rédaction, la mise en page), mais pas du fond. ;
Le compte-rendu sert à reformuler de manière plus synthétique un contenu exprimé oralement généralement ;
Le compte-rendu sert à transmettre des informations de manière neutre.
Les qualités que vous devez développer pour rédiger des comptes-rendus de qualité sont donc l’écoute, la neutralité et l’esprit de synthèse.
Le rapport :
Un rapport est un document qui engage la responsabilité personnelle de son rédacteur sur le fond et sur la forme ;
Un rapport un document qui permet de développer une analyse autour d’une problématique définie ;
Un rapport contient une analyse personnelle d’un sujet. Il peut par exemple permettre de proposer des pistes de résolution du problème ;
Un rapport permet de réaliser une argumentation dans le but de convaincre.
Vous devez éviter les doublons et tâcher d’être synthétique. Le rapport doit présenter une analyse détaillée et argumentée. Ce n’est pas pour autant qu’il faut faire du verbiage, c’est-à-dire un discours avec une abondance de paroles qui disent peu de choses.
Vous connaissez dorénavant les différents types de format et êtes capables de les choisir en fonction de votre situation. Maintenant, vous devez préparer et structurer le contenu de votre écrit professionnel.
