Voyons désormais comment le format que vous avez choisi va influencer votre rédaction.
Nous allons nous concentrer sur trois formats très souvent utilisés : les emails, les courriers, les comptes-rendus et les synthèses.
Rédigez un email
Un email est un document qu’un utilisateur saisit, envoie ou consulte en différé par l’intermédiaire d’un réseau informatique.
Soignez votre objet
L'objet d'un email est l'intitulé d'un message apparaissant dans la file d'attente des messages du logiciel de messagerie électronique. Il doit être court et précis et présenter en quelques mots le sujet que vous abordez. En effet, c’est en fonction de l’objet de l’email que le destinataire choisira ou non d’ouvrir l’email sur le moment. N’oubliez pas de rédiger un objet systématiquement, qui permettra de plus facilement retrouver le mail ensuite.
Dans l’objet de l’email, pensez à indiquer le mois ou l’année concernée lorsque l’email concerne des éléments susceptibles d'être changés régulièrement.
Soignez votre corps de mail
Quelques conseils généraux :
Ne rédigez jamais un email en étant en colère ! Si cela vous démange, retenez-vous quelques heures, vous n'écrirez pas de la même manière en ayant pris du recul. De même, n’écrivez pas en majuscule. Cela ne facilite pas la lecture et peut être pris pour un signe d’énervement de votre part.
Ne traitez qu’un seul sujet à la fois. Cela permettra à votre interlocuteur de classer plus facilement votre mail et d’identifier une action par email. Si votre mail traite de plusieurs sujets, il est très probable que votre interlocuteur ne traite qu’une partie des actions. Votre email ne serait donc pas efficace ! Si vous devez traiter de plusieurs sujets, envoyez donc des emails différents, même si l'interlocuteur est le même.
Faites des phrases simples et aérez le texte. Évitez les termes techniques. Lorsque vous ne pouvez pas substituer des termes techniques, pensez à préciser une définition si besoin. Cela améliorera l’efficacité de votre email et sera perçu comme une marque de respect de la part de votre interlocuteur, qui accueillera avec bienveillance votre effort de pédagogie.
Évitez les fautes d’orthographe. Pas de panique, nous verrons dans la troisième partie les méthodes pour éviter les fautes d’orthographe ! Si vous faites souvent des erreurs, vous pouvez également rédiger votre texte sur un logiciel de traitement de texte comme Word, puis le copier - coller dans un email. Le correcteur d’orthographe pourra mettre ainsi en évidence certaines fautes d’orthographe.
Dans un email destiné à l’interne de l’entreprise, privilégiez la formule « Bonjour Prénom », « Bonjour Prénom A + Prénom B » (si le mail est destiné à 2 interlocuteurs), ou « Bonjour à tous » (si le mail est destiné à plus de 2 personnes).
Le « Bonjour » donne un ton positif à votre email et peut être utilisé avec une cible large, quelque soit la position de la personne dans la hiérarchie.
Dans un email destiné à l’externe de l’entreprise, privilégiez la formule « Monsieur + Nom », ou « Madame + Nom ».
Présentez-vous si votre interlocuteur ne vous connait pas, puis expliquez brièvement le contexte de la demande. Si le message est communiqué pour information, vous devez l’indiquer clairement dans l’objet et dans le corps du mail. Votre interlocuteur identifiera immédiatement que votre mail n’attend pas d’action en retour de sa part.
Si vous sollicitez un interlocuteur pour obtenir des informations, indiquez clairement la deadline (date de retour attendue), et pensez à remercier poliment votre interlocuteur pour d’éventuelles informations déjà recueillies. Cela l’encouragera à continuer à coopérer !
Si l’objectif du mail est d’organiser une réunion, vous devez proposer quelques créneaux. Cela est plus professionnel et donnera plus d’efficacité à votre mail.
Mentionnez les pièces-jointes et n’oubliez pas de les attacher à votre mail !
Maîtrisez le bon usage des copies
Les copies conformes (CC)
N’utilisez les copies que si cela présente une utilité. Par exemple, il peut être utile de mettre un interlocuteur en copie si cela fluidifie l’information.
Les interlocuteurs qu’il peut être utile de mettre en copie :
Les individus qui ont besoin de l’information transmise (sans être le destinataire direct). Cela peut être parce qu’ils ont besoin d’une visibilité sur un projet particulier, ou parce qu’ils seront concernés par la suite, etc. Cela vous évitera d’être contacté par une personne qui cherchera à son tour l’information.
Votre supérieur hiérarchique si votre message est important, pour lui donner plus de poids, ou si cela permet de réaliser un point d’étape et de donner de la visibilité sur votre travail. Ne le mettez pas en copie systématiquement car cela saturera sa boite mail et ne mettra pas en valeur votre travail. Si vous hésitez souvent à mettre votre supérieur hiérarchique en copie, vous pouvez définir avec lui un seuil d’importance à partir duquel il souhaite être copie.
Les copies cachées (CCI)
L'élément CCI permet de mettre en copie des individus sans que les autres destinataires ne le sachent.
Vous ne devez utiliser les copies cachées que lorsque celles-ci sont assumées. Par exemple, si un fournisseur envoie un mail de prospection commerciale à tous ses clients, les clients ne souhaiteront pas voir affiché leur contact par souci de confidentialité. De même, si vous réalisez un mail dans le cadre d’un départ d’une entreprise, il peut être plus respectueux de ne pas afficher, aux yeux de tous, la liste des personnes avec lesquelles vous souhaitez garder contact et les autres.
Dans les autres cas, évitez les copies cachées qui montrent un manque de transparence !
Rédigez un courrier
Le courrier désigne la correspondance écrite entre une ou plusieurs personnes, généralement deux : un expéditeur qui l'envoie et un destinataire qui le reçoit.
Les lettres présentent des caractéristiques similaires :
Des phrases courtes (pas plus de 2 ou 3 lignes) ;
Un style simple ;
La régularité des constructions et des phrases complètes avec un verbe conjugué ;
Exemple :
« Monsieur,
Nous avons reçu votre courrier en date du 12 février 2017.
Nous ne pouvons donner une suite favorable à votre requête. »
Une absence d’humour
L’humour est accepté dans certains échanges de mails précis (avec un collègue avec qui vous vous entendez bien par exemple), mais il faut l’éviter dans les courriers qui ont une connotation plus officielle.
L’en tête du courrier
Les courriers présentent une forme particulière, avec un rappel de l'émetteur et du destinataire en en tête :
À gauche :
[Prénom – Nom]
[Adresse]
[Code postal -Ville]
[☎ Téléphone]
[✉ Email]
À droite :
[Nom du destinataire]
[Fonction du destinataire]
[Adresse]
[Code postal – Ville]
Le plan du courrier
Les courriers présentent également un plan particulier, qu'il est possible de suivre dans la plupart des cas.
À [Ville], le [date]
Objet :
Référence :
Lettre recommandée avec accusé de réception n° [numéro du recommandé]
Monsieur, Madame (formule d’appel)
L’introduction (par exemple « En réponse à votre courrier en date du … », le rappel des faits)
Les conséquences
La conclusion
Je vous prie d’agréer, [Madame, Monsieur + Nom du destinataire si vous le connaissez], l’assurance de ma considération distinguée (la formule de politesse)
[Prénom – Nom + Signature]
Exemple :
Rappel des faits :
« J’ai été assujetti au titre de l’année 2017 à la taxe d’habitation pour un montant de 873 € »
Les circonstances actuelles :
« Le logement était en cours de réfection totale au 1er janvier 2017, et n’était donc pas occupé au 1er janvier de l’année»
Les conséquences :
« La taxe d’habitation n’est pas due lorsque le logement n’est pas occupé au 1er janvier de l’année, à la condition que (…). En conséquence, le logement n’aurait pas du être soumis à la taxe d’habitation »
La conclusion :
« Je vous serais obligé, pour les raisons susmentionnées, de bien vouloir prononcer la décharge de la taxe d’habitation 2017 ».
Rédigez un compte-rendu
Le compte-rendu de réunion est un écrit professionnel interne qui relate de façon plus ou moins détaillée (selon qu’il est chronologique, synthétique ou synoptique) le contenu d’une réunion auquel le rédacteur a assisté.
La forme du compte-rendu
Certaines mentions sont obligatoires :
le titre ;
le lieu ;
la date et l’heure d’ouverture et de clôture de la réunion ;
les présents, les absents, les excusés ;
le nom du rédacteur ;
le nom des destinataires du compte-rendu s’ils sont différents des interlocuteurs invités à la réunion ;
l’ordre du jour.
Le plan du compte-rendu
Le compte-rendu s’articule autour d’un plan en 3 parties :
Ordre du jour de la réunion ;
Synthèse des échanges / propositions ;
Décisions prises / Actions futures à mener.
Rédigez votre texte au temps présent. Cela simplifiera la lecture.
Rédigez une synthèse
La note de synthèse vise à résumer de manière synthétique et ordonnée plusieurs documents, soit sous forme de texte, soit sous forme de représentations (schémas, dessin, etc.).
L’objectif de la note de synthèse est de faire du gagner du temps au lecteur qui pourra s’y référer pour avoir une vue d’ensemble sur l’intégralité des documents.
Le plan suivant doit être suivi :
Introduction (phrase d’accroche et annonce du plan) ;
Développement (développer les idées en s’appuyant sur les documents) ;
Conclusion (elle établit un bilan).
Vous savez maintenant parfaitement rédiger des écrits professionnels structurés et adaptés à votre objectif, à votre cible et au format choisi. Vous devez maintenant maintenant finaliser vos écrits !
