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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/09/2021

Découvrez la gestion administrative et financière de parc informatique

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Bienvenue dans cette troisième et dernière partie de notre cours de gestion de parc informatique. Nous avons vu ensemble 2 de vos 4 responsabilités principales en tant que gestionnaire de parc informatique :

  • l’inventoring. Nous avons vu ensemble comment effectuer l’inventaire de votre parc informatique, manuellement et automatiquement avec FusionInventory ;

  • la continuité de service matériel. Vous avez appris à organiser votre parc afin de mieux vous y retrouver et vous assurer de son bon fonctionnement. De plus, vous assurez maintenant la fluidité de l’utilisation et du renouvellement des consommables d’imprimante.

Désormais, il nous faut voir ensemble comment assurer le suivi administratif ainsi que financier des éléments de votre parc :

  • la gestion administrative du parc. Nous verrons au deuxième chapitre comment assurer le suivi des licences logiciels, des fournisseurs et des contrats ;

  • l'évolution financière du matériel. Au troisième et dernier chapitre, nous aborderons la manière de gérer un budget dans GLPI.

Pour commencer, dans ce premier chapitre, il nous faut voir ensemble comment se déroule le cycle de vie d’un équipement dans votre parc informatique. Nous verrons également comment l’orienter au maximum vers le respect de l’environnement, et éviter le gaspillage.

Maîtrisez le cycle de vie d’un équipement du parc

Pour pouvoir gérer correctement chaque équipement de votre parc, de l’achat de l’équipement à sa fin d’utilisation, il vous faut maîtriser son cycle de vie. Voyons ensemble les 5 grandes étapes de ce cycle.

Cycle de vie d'un équipement sur le parc informatique
Cycle de vie d'un équipement sur le parc informatique

Identifiez le besoin de vos utilisateurs

Tout achat de nouvel équipement commence par l’expression d’un besoin de la part des futurs utilisateurs. Votre rôle sera de récolter les demandes et de les comprendre pour savoir ce qu’il faut acheter pour votre parc. Vous devrez également confronter ces demandes aux contraintes financières fixées par la DSI.

Demandez un devis à vos fournisseurs

Une fois le besoin et le budget identifiés, vous devrez trouver un ou plusieurs fournisseurs et leur demander un devis. Vous choisirez alors le devis correspondant le mieux à vos contraintes et à vos besoins.

Achetez et mettez en service votre équipement

Une fois le devis validé, vous pourrez commander le produit et le réceptionner, puis le mettre en service sur votre parc. Ceci pourra demander du temps d’installation, mais aussi de formation de vos collaborateurs à l’utilisation de l’outil.

En entreprise, entre la commande et le règlement de cette commande il peut y avoir un délai de facturation. Le plus souvent, les entreprises règlent leurs fournisseurs entre 30 et 45 jours après la commande.

Prenons un exemple :

Vous émettez votre commande le 10 décembre. Deux cas de figure :

  • 60 jours calendaires : vous devez régler votre facture pour le 8 février au plus tard.

  • 45 jours fin de mois : vous devez régler votre facture pour le 15 février au plus tard.

Inventoriez votre nouveau matériel

Une fois l’équipement mis en service, et régulièrement (au moins une fois par an), vous devrez faire l’inventaire de votre parc pour pouvoir identifier vos nouveaux éléments.

Ceci vous permettra également de faire le point sur l’existant et donc de savoir quels équipements nécessitent de la maintenance, une mise à jour, ou un remplacement. C’est donc grâce à cet inventaire que vous faites passer certains équipements à l’étape suivante : la réforme.

Réformez vos équipements en fin de vie

À la fin de son cycle, l’équipement disparaît du parc informatique. Cependant, il garde toutes ses informations dans GLPI ! Il est réformé. Vous devrez alors choisir que faire de cet équipement. Pour cela, plusieurs options s’offrent à vous :

  • vous pouvez jeter votre équipement. Bien souvent, ça vous demandera un peu de logistique et d’organisation, car il faudra amener l’appareil à la déchèterie, ou le faire emporter, ou alors le déposer en point de collecte ;

  • vous pouvez le démonter afin d’en récupérer les pièces détachées pour les réutiliser plus tard. Ceci pourra être bien utile lors de pannes partielles d’autres équipements !

  • vous pouvez faire le choix du Green IT et faire don de votre appareil à des associations, des écoles, ou directement au personnel de votre entreprise.

La date de réforme correspondra alors à la date de retrait de l’équipement du parc informatique. Attention à ne pas confondre avec la date de dernier inventaire physique, correspondant à la dernière fois à laquelle vous aurez pointé physiquement la présence de votre équipement.

En résumé

Dans ce chapitre, nous avons vu ensemble quel était le cycle de vie d'un équipement informatique en entreprise. Ce cycle se déroule en 5 étapes :

  1. Identification du besoin des utilisateurs.

  2. Demande d'un devis aux fournisseurs.

  3. Achat et mise en service de l'équipement.

  4. Inventaire du nouveau matériel.

  5. Réforme des équipements en fin de vie.

Dans le prochain chapitre, nous verrons dans les détails comment gérer administrativement les équipements et logiciels inventoriés. Nous verrons comment ajouter un fournisseur, des contacts et des contrats. Nous terminerons par l'utilisation de la GED intégrée à GLPI, ainsi que le fonctionnement des licences et abonnements.

Exemple de certificat de réussite
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