Dans ce dernier chapitre, nous allons élaborer ensemble une grande part de la gestion financière dans GLPI. Nous verrons comment créer un budget et comment lui associer des équipements ou logiciels.
Découvrez la notion d’amortissement
Pour gérer un parc d’un point de vue financier, vous avez besoin de quelques petites astuces de compréhension et des termes associés. Notamment, il vous faut comprendre ce qu’est l’amortissement.
Par exemple, lorsque j’achète un ordinateur à valeur de 600 €, je peux décider de l’amortir sur 3 ans. Je peux également décider du type d'amortissement :
linéaire. En l'amortissant linéairement, je rembourserai chaque année 200 € de la somme totale ;
régressif. En l'amortissant de manière régressive, je choisis de ne pas amortir le même montant chaque année. Par exemple : 300 € la première année, puis 200 € la suivante et 100 € la dernière.
Quel que soit le cas de figure, au bout de 3 ans, le coût initial de l'ordinateur est entièrement amorti (200€ x 3 ou 300€ + 200€ + 100€).
Cette notion d’amortissement est importante dans la gestion financière, car elle aura un impact sur les budgets du service. En effet, si trop d’équipements sont en cours d’amortissement, il sera compliqué de négocier du budget pour acheter du nouveau matériel.
Créez et gérez votre budget dans GLPI
La direction Informatique vous a donné un budget à respecter pour le parc informatique de Montpellier : 80 000 € pour les dépenses en logiciels pour les 3 années à venir. C’est votre rôle de créer ce budget dans GLPI, afin de le suivre facilement.
Rendez-vous dans Gestion > Budgets > [+].
Entrez toutes les informations relatives à votre budget : le montant, le nom du budget (par exemple “Logiciels internes 2019”), le lieu, etc.
J’ai également créé un budget pour les achats informatiques sur l’année. J’ai donc deux budgets créés. Nous allons pouvoir distribuer tout cet argent dans notre parc !
Allez dans Parc > Ordinateurs > Gestion > [Activer les informations administratives et financières].
Maintenant que vous avez créé vos budgets, vous pouvez associer chaque ordinateur et chaque logiciel à un budget. Ceci vous permettra également de remplir les informations du cycle de vie de l’ordinateur.
Ici, je peux donc remplir chaque section :
Cycle de vie du matériel
L’ordinateur a été acheté le 1er juin 2018. Il a été reçu et mis en service ce même jour. Pour l’instant, pas de date de réforme !
Informations financières et administratives
L’ordinateur m'a coûté 800 € avec une extension de garantie de 40 € pour 3 ans supplémentaires. L’amortissement est linéaire et sur 3 ans. Le taux du coefficient d’amortissement est de 1,25.
Le budget correspondant est celui des achats informatiques de 2018 ; j’ai donc choisi le budget préalablement créé nommé “Achat informatique 2018”.
La criticité business représente l'importance et l'urgence de ce matériel par rapport au fonctionnement de l'entreprise, ou à l'atteinte de ses objectifs. Ici, la DSI considère que sans cet ordinateur, l’utilisateur concerné ne pourra pas rendre ses dossiers commerciaux pouvant aboutir à un gros contrat. Il est donc critique.
Informations sur la garantie
La garantie court à partir de la date d’achat, jusqu’à 56 mois. Une fois les informations entrées, n’oubliez pas de bien cliquer sur le bouton [Sauvegarder].
En retournant dans Gestion > Budgets > “Achat informatique 2018”, nous pouvons voir que le budget s’est vu associer l’ordinateur, déduisant un montant de 800 €.
Et dans le sous-menu Éléments, nous retrouvons l’ordinateur Math-Lenovo.
Félicitations, vous savez à présent créer un budget et y ajouter des éléments !
Générez des rapports pour votre direction
Grâce à GLPI, vous pourrez donner des statistiques globales sur les dépenses du service Informatique. Cette fonctionnalité permet de simplifier la budgétisation de fin d’année.
Pour proposer ce genre de rapports à votre directeur financier ou à votre direction Informatique, rendez-vous dans Outils > Rapports.
Dans le menu déroulant, deux rapports nous intéresseront :
le rapport de vision globale de la valeur du parc ;
un rapport résumant les dépenses en consommables.
Rapport de vision globale de la valeur du parc
Avec le rapport Informations financières et administratives du matériel, vous obtiendrez le coût du matériel et vous aurez donc une idée de la valeur d’immobilisation corporelle.
Voyons le rapport généré par l’ensemble des manipulations faites pendant ce cours.
Nous retrouvons donc la valeur, ainsi que la valeur nette comptable. Le résultat est bien entendu exportable, pour envoyer tout cela par courriel au service Finances.
Rapport résumant les dépenses en consommables
Grâce au rapport "Autres informations financières et administratives (Licences, cartouches, consommables)", vous pourrez afficher dans un rapport le total de consommables dépensés.
Les consommables ne faisant pas partir des valeurs d’immobilisation matérielle, car étant voués à être consommés rapidement, ils font partie d’une autre rubrique (Consommables). Ils représentent tout de même une grande part de la dépense financière courante d’un SI.
Dans cette rubrique, vous pourrez donc générer le rapport sur les dépenses et l’envoyer au service financier pour vos bilans !
Générez des rapports avec plus d’informations
Comme vu dans le chapitre 2 de la partie 1, n’oubliez pas qu’il existe des plugins GLPI permettant de créer des rapports avec plus de détails et plus d’informations, ainsi que des graphiques et visuels plus explicites :
Un dernier mot
C’est la fin de ce cours sur la gestion de parc informatique avec GLPI ! J’espère qu’il vous a plu et que vous y avez trouvé tout ce dont vous aurez besoin pour votre projet professionnel. Sachez que ça a été un plaisir pour moi de développer ce cours et de vous accompagner dans votre apprentissage.
N’oubliez pas que le rôle de gestionnaire de parc est au cœur des métiers de l’informatique, puisqu’il est à l’intersection de tous les services. Vos responsabilités sont multiples, et c’est sur vous que repose la qualité de l’expérience utilisateur en entreprise, dans son utilisation des ressources informatiques.
Vous êtes désormais prêt pour le dernier quiz que vous trouverez à la suite de ce cours !
À très bientôt sur OpenClassrooms !
