Avant toute chose, sachez qu'il n'existe pas d'atelier type.
Si l'on pouvait faire une première dichotomie :
Il y a des ateliers que vous faites en interne (1), avec des collaborateurs, des collègues, afin de réfléchir ou de travailler sur un problème/ une thématique qui vous est propre. Et il y a des ateliers que vous pouvez organiser en externe (2), pour le compte d'une autre entreprise.
Cas 1.a : vous êtes chef de projet dans une entreprise et vous devez répondre à un appel d'offre pour remporter un dossier, vous organisez alors un atelier avec vos équipes pour réfléchir à la meilleure manière d'aborder l'exercice pour faire une proposition adaptée.
Cas 1.b : vous êtes manager et vous avez pour mission de guider votre équipe vers de meilleures pratiques collaboratives, vous organisez des ateliers réguliers pour guider progressivement vos collègues dans cette transition.
Cas 1.c : vous êtes directeur d'un service et devez créer un nouveau produit innovant, vous animez un brainstorming à grande échelle sur la durée pour aboutir à une innovation.
Etc…
Cas 2.a : vous êtes consultant en agence et vous êtes sollicité pour aider une entreprise à rendre ses collaborateurs plus agiles et créatifs, vous programmez donc un atelier qui va permettre à ces personnes d'atteindre cet objectif.
Cas 2.b : vous êtes consultant freelance et vous êtes sollicité pour accompagner une entreprise et ses équipe dans la conception d'un nouveau produit ou service.
Etc…
Définissez le but de l'atelier
Il existe une multitude de cas, et pour chacun, vous devrez aller à la recherche des besoins qui sont derrières. Cela veut dire :
comprendre la situation actuelle (pourquoi elle est bloquante) et celle désirée (pourquoi il faut l'atteindre) : QUOI
connaître un minimum les individus qui vont participer aux ateliers : QUI
savoir quelles sont leurs attentes et leurs contraintes : COMMENT
avoir conscience de l'objectif sous-jacent : POURQUOI
En tant qu'organisateur, animateur ou encore facilitateur, ou en tout cas, si vous êtes dans la boucle pour prévoir un atelier, il est primordial que vous vous posiez la question de savoir pourquoi vous allez faire cet atelier, et quels sont ses objectifs.
Est-ce un atelier qui a vocation à :
aboutir à une innovation de service dans l'entreprise ?
rendre les participants plus créatifs ?
résoudre un problème dans l'entreprise ?
instaurer une nouvelle culture, de nouvelles pratiques agiles ?
initier à la résolution de problème (problem solving), au design thinking… ?
déclencher un déclic, un changement de paradigme dans la tête des gens ?
redonner confiance aux individus sur leur capacité à être créatif ?
trouver un nom pour la dernière innovation née au sein de votre entreprise ?
définir une charte graphique ?
établir une stratégie d'avenir pour votre structure ?
etc.
Rédigez un plan d'animation
En fonction de la réponse à cette question, le contenu de l'atelier va changer.
S'il s'agit d'aboutir à une innovation de service, il faudra sûrement organiser un brainstorming ciblé sur le problème à résoudre. Alors que s'il s'agit d'instaurer une nouvelle culture agile, il faudra sûrement préparer plusieurs activités /jeux qui vont servir à prédisposer les mentalités à changer.
Vous voyez ?
Rédiger un plan d'animation pour un atelier de créativité, dites-vous que c'est comme dessiner un parcours créatif pour les participants.
Vous devez penser à où vous voulez les amener…
Ce que vous voulez qu'ils pensent/fassent/ressentent à la fin de l'atelier va vous guider pour organiser le contenu.
Il n'y a pas de contenu standard, c'est un peu selon vous, selon le besoin et le temps dont vous disposerez, mais il y a une structure minimale à respecter :
Démarrez l'atelier par un coup d'envoi
C'est le moment où vous, animateur, allez présenter l'atelier, son déroulé et son objectif, tout en expliquant aux participants l'état d'esprit dans lequel ils doivent se trouver pour que l'atelier se déroule au mieux (= respecter et écouter les autres, rebondir sur les idées des autres, ne pas se juger, etc.).
Cette première partie, courte (dure quelques minutes) doit être un moment de grand enthousiasme : vous motivez les troupes !
Mettez à l'aise et brisez la glace
S'en suit généralement ce que l'on appelle dans le milieu un "Ice Breaker".
Briser la glace est nécessaire pour détendre les participants, les faire se connaître mieux, rire et par là même les inciter à participer plus librement.
Il s'agit dans ce deuxième moment de l'atelier de trouver une activité courte qui permette d'alléger l'atmosphère.
Durant un "Ice Breaker", on fait souvent un petit jeu.
Lancez le brainstorming
Comme vous le savez maintenant, en fonction de l'objectif de votre atelier, il peut s'agir d'un grand brainstorming (qui dure toute une demie journée par exemple) ou bien de plusieurs courtes séances de brainstorming sur des thématiques différentes.
N'oubliez pas de faire des pauses
C'est très important !
Si vous faites plusieurs courtes séances de brainstorming ou activités différentes , espacez-les avec des pauses entre chacune, au moins 5-10 minutes.
De même, si vous organisez un grand brainstorming sur plusieurs heures, n'oubliez pas de faire aussi régulièrement des pauses. Sinon, vous allez épuisez vos troupes.
Terminez par un débriefing
Il peut prendre plusieurs formes, mais doit avoir l'avantage de conclure l'exercice.
En général, suite à un brainstorming, la bonne pratique est de prendre une vue globale sur toutes les idées qui ont été émises, de les classer par grands thèmes puis de procéder à un vote : le mieux est de ne pas se focaliser sur une seule idée, mais d'en sélectionner entre 3 et 5 ; les meilleures.
Les "meilleures" idées… "Meilleures" ne veut rien dire en soi.
Qu'est ce qu'une "meilleure" idée ?
Les "meilleures" idées vont dépendre des critères de sélection et de réussite que vous aurez établis en amont.
Etablissez des critères de réussite
On oublie souvent de définir ce qui fait que l'on saura si l'atelier a été un succès ou un échec.
Qu'est ce qui fait que vous pourrez dire : "Ce brainstorming a été fantastique !" ?
En général, c'est parce qu'il aura répondu au besoin initial :
aboutir à une innovation
trouver un nom pour votre nouvelle start-up
initier à la pensée design
etc.
Etablissez des critères pour pouvoir le mesurer et affirmer qu'un atelier a fonctionné, au-delà de votre simple intuition personnelle.
Je vous donne un exemple pour le besoin "aboutir à une innovation" :
critère 1 : l'innovation respecte l'environnement.
critère 2 : l'innovation est socialement souhaitable.
critère 3 : l'innovation répond au besoin des utilisateurs.
critère 4 : l'innovation coûte moins de 20 000euros à mettre en place.
N'oubliez pas de le faire, cela vous rendra un grand service et légitimera l'exercice.
Ne serait-ce que parce que parfois un brainstorming n'est pas toujours facile à justifier en entreprise ; jugé comme non sérieux, ou comme une perte de temps.
D'ailleurs, il y a des ateliers qui ne fonctionnent pas dans certaines situations données, c'est le problème du brainstorming difficile… Et c'est justement ce que l'on va voir dans le prochain chapitre.
