En dehors des aspects administratifs, réussir l'intégration de votre nouveau recruté nécessite une préparation logistique méticuleuse, surtout dans le cas de recrutements groupés !
Un enjeu fort sera souvent celui de la qualité de votre communication avec les différents intervenants.
Vous aurez intérêt à formaliser un processus global, un planning prévisionnel et à rencontrer au préalable les différents acteurs afin de concilier vos impératifs avec les leurs !
Veillez aux aspects logistiques
Tous les aspects liés au confort matériel du nouvel arrivant devront être préparés en amont de son arrivée.
Il sera donc attendu par tous, son poste de travail sera prêt à fonctionner, seuls les derniers réglages dus à sa présence physique seront tolérés !
En tant que RH, vous portez la responsabilité de transférer les bonnes informations aux bonnes personnes, de suivre les états d'avancement, afin que tout soit prêt et livré le jour J.
Par contre, vous devez aussi respecter les contraintes et process des différents services afin que tout se passe sans conflit et dans un confort de travail pour tous. Vous n'êtes pas le seul client à satisfaire !
Le casse-tête de la IT
De nos jours, dans la grande majorité des jobs, il est impossible de travailler si vous n'êtes pas connecté aux différents outils, logiciels et réseaux utilisés dans l'entreprise.
Les équipes informatiques doivent préparer un poste informatique, paramétrer les différents comptes, ouvrir les accès, appliquer les procédures de sécurité…, un vrai casse-tête quand ce n'est pas organisé, prévu à l'avance ou que les informations ne leur ont pas été transmises.
Il est fréquent que de nouveaux recrutés ne fassent rien ou presque pendant plusieurs jours, voire parfois plusieurs semaines, parce que leur poste informatique n'est pas prêt ou pas livré…
Quel poste de travail allez-vous allouer ?
Vous devez aussi organiser le confort matériel de votre nouveau recruté.
Rien de pire qu'un coin de table réservé dans un coin, avec un fauteuil bancal et aucun équipement à disposition !
Posez-vous les questions suivantes :
Où sera situé son poste de travail ?
Où sont situés ses collègues, ses partenaires lors de l'intégration ?
Un bureau est-il disponible ? Si vous travaillez en open space avec des postes de travail mobiles, il faudra sans doute le piloter durant les premiers jours et lui expliquer le fonctionnement de ce mode de travail de plus en plus fréquent.
Devez-vous commander de l'équipement ?
Un téléphone est-il nécessaire ? Devez-vous faire ouvrir un nouveau numéro ?
Quel est le matériel nécessaire et mis à disposition des autres membres de l'équipe ?
Ces aspects logistiques sont très importants, votre nouveau recruté doit se retrouver le plus vite possible équipé comme les autres salariés de l'entreprise — plutôt mieux et certainement pas moins bien !
Ouvrez grand les portes de l'entreprise !
Souvent soumises à des règles de sécurité strictes, les entreprises sont devenues de véritables forteresses !
Vous devrez donc préparer les badges, les autorisations d'accès aux locaux, satisfaire aux procédures d'autorisations diverses et variées…L'objectif est que votre collaborateur puisse entrer et sortir de l'entreprise :zorro: librement, déjeuner, photocopier un document ou accéder aux différents outils et locaux à la disposition des salariés ; bref être reconnu !
En général, vous devrez vérifier les modalités concernant les accès :
aux locaux : souvent via un badge ;
au parking ;
au matériel collectif de bureau : scan, photocopieuse, imprimantes… ;
au restaurant d'entreprise ;
au comité d'entreprise : activités sportives, culturelles, mesures sociales…
Vous veillerez aussi à ce que le nouveau collaborateur soit rapidement répertorié dans l'annuaire de l'entreprise : son nom, son email, son téléphone, ce qu'il fait et éventuellement son emplacement — comment le contacter et où le trouver !
Préparez "humainement" l’accueil du nouveau collaborateur
Afin que tout se passe bien pour le nouveau recruté, mais aussi pour ses collègues, son manager, les services partenaires, il va falloir communiquer efficacement sur l'arrivée de ce nouveau collègue que personne ou presque ne connaît.
N'oubliez jamais que la majorité des gens n'aiment pas le changement !
Informez tous les intervenants
Un nouveau venu doit être attendu, accueilli et rapidement connu et reconnu.
Prévoyez donc de communiquer sur son arrivée.
Par ordre de priorité, il faudra informer :
la DRH, afin que tous les éléments administratifs soient gérés ;
l'équipe, qui va donc accueillir un nouveau collègue ;
les partenaires du futur collaborateur et de l'équipe, souvent dans une relation "client-fournisseur" en interne mais aussi en externe à l'entreprise.
En dehors des informations requises dans le cadre des procédures, vous préciserez la plupart du temps :
le nom et le prénom du nouvel arrivant ;
le poste qui lui est affecté ;
les responsabilités confiées ;
son service rattaché ;
le nom de son manager ;
l'emplacement de son bureau ou sa zone géographique d'affectation ;
un bref profil de son parcours professionnel selon les coutumes de l'entreprise : son diplôme, son entreprise d'origine, son expérience.
Organisez le travail d'équipe
L'intégration d'un nouveau collègue ou d'un nouveau collaborateur va souvent impliquer, pour le manager et son équipe, des modifications dans l'organisation quotidienne du travail.
Le manager va devoir dégager du temps pour l'accueillir, présenter les personnes et les locaux, déployer son programme d'intégration. Parfois, il devra modifier les rôles des membres de l'équipe, changer les responsabilités et les affectations.
Les collègues eux vont faire de la place à ce nouveau venu : matériellement pour dégager un espace et du matériel, mais aussi dans leur agenda pour l'accueillir, le guider dans l'entreprise, l'épauler, le former parfois. Il peut arriver que certains se trouvent dépossédés de certaines tâches, de responsabilités ou d'un bureau et l'ambiance ne sera pas toujours au "beau fixe" dans l'équipe…
Le manager doit donc prévoir d'informer l'équipe dès la confirmation de la date d'arrivée et expliquer :
qui est le nouveau venu et d'où il vient ;
ce qu'il fera dans les premières semaines ;
ce qu'il fera quand il sera "intégré" et donc opérationnel ;
confirmer les rôles éventuels de certains membres de l'équipe : mentor ou buddy !
Le manager devra rencontrer en entretien individuel les collaborateurs qui sont perturbés par cette arrivée ; il faudra rassurer, expliquer, parfois recadrer…, bref, s'assurer que l'accueil se fera chaleureusement et harmonieusement et que les problèmes seront réglés avant l'arrivée du nouveau "Team Member" !
Des situations particulières
Vous rencontrerez forcément des situations d'intégration différentes et parfois plus complexes à gérer.
L'intégration simultanée de plusieurs collaborateurs, de salariés en télétravail ou décentralisés par rapport à vos locaux, d'une personne en situation de handicap nécessiteront des actions complémentaires, importantes à anticiper, organiser, financer.
Intégrez un groupe de nouveaux collaborateurs
Réussir l'intégration de grands groupes de recrutés, dans le style "promotion", implique une organisation administrative, logistique et humaine souvent longue et complexe.
Préparer les contrats de travail, le matériel informatique, les droits d'accès va bousculer l'organisation des différents services, s'ils n'ont pas l'habitude de ces situations ou s'ils travaillent à flux tendus.
Voici les points de vigilance à intégrer à votre processus d'intégration :
les contrats de travail et les documents à collecter pour le dossier individuel ;
les informations à transmettre aux recrutés ;
le matériel informatique, les droits d'accès , les logiciels nécessaires ;
les accès aux locaux, au restaurant d'entreprise… ;
le programme de formation ;
les rencontres avec les partenaires et directeurs ;
l'information à transmettre aux différents services.
Intégrez une personne en situation de handicap
Vous devrez dès le recrutement vérifier quels sont les aménagements nécessaires pour le poste de travail. Vous pouvez aussi discuter des besoins éventuels et des souhaits particuliers relatifs à son intégration.
Le poste de travail sera donc adapté en amont, concernant à la fois les tâches que le collaborateur peut effectuer et les besoins d'aménagement matériel (fauteuil, hauteur de table, clavier ergonomique…).
Une information spécifique sera effectuée auprès de l'équipe uniquement si elle est nécessaire !
4 bonnes raisons de ne pas le faire :
L’état de santé de la personne n'a pas de répercussion sur la situation de travail.
La personne ne souhaite pas communiquer sur sa situation de handicap.
Le handicap n'est pas visible.
La sécurité de la personne n'est pas mise en jeu par ce manque d'information (exemple : risque cardiaque).
Un cours à découvrir sur ce sujet : Intégrez un salarié en situation de handicap - openclassrooms.com
Bien évidemment, le manager devra être encore plus vigilant, accessible et veiller au confort de son nouveau collaborateur. Nommer un "parrain" peut être encore plus utile !
Intégrez des salariés en télétravail
Le travail à distance ou "home office" se développe de plus en plus. Il faut adapter les process d'intégration.
Dans ces situations de travail très digitalisées, les documents seront souvent transmis par email ou accessibles sur une plate-forme. Même la signature électronique peut être utilisée.
Attention, certains documents tels que les contrats de travail sont soumis à des règles strictes de signature.
N'hésitez pas à mixer les rencontres on line et dans la vraie vie, convier les collaborateurs à visiter les bureaux, à rencontrer leurs partenaires de travail physiquement, à participer à des moments conviviaux.
Vous gagnerez du temps sur les phases de contact, de compréhension de l'entreprise, de prise en main du job.
Certains outils digitaux nécessitent des explications, du tutorat.
Vous devrez donc être attentif à leurs besoins d'accompagnement et à la validation des compétences acquises, vérifier qu'ils sont prêts à embarquer dans leur nouveau job !
Pensez aussi aux outils de partage ; vous devrez être hyper réactif dès qu'un problème sera rencontré par votre nouveau collaborateur et trouver rapidement des solutions, au risque sinon de le décourager, de l'isoler dans ses difficultés et de le perdre.
En résumé
L'enjeu est de rendre votre nouveau recruté opérationnel le plus vite possible. Il faut aussi qu'il se sente attendu, accueilli, que tout soit prêt à fonctionner et que les engagements que vous avez pris lors du recrutement soient tenus.
Les aspects matériels sont importants pour réussir une intégration ; vous devrez donc veiller à ce que le poste de travail soit prêt à fonctionner dès le jour de son arrivée.
Vous devrez informer tous les intervenants et communiquer efficacement sur l'arrivée du nouveau "Team member".
Rater ces étapes peut être très démotivant pour un nouveau recruté qui va s'ennuyer, se sentir en échec, mettre en doute votre efficacité et les raisons pour lesquelles il a voulu vous rejoindre.
De nouveau : anticipez, organisez, planifiez, communiquez !
