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J'ai tout compris !

Mis à jour le 08/07/2020

Anticipez la gestion administrative du futur salarié

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L'arrivée d'un nouveau salarié implique des démarches administratives très précises, à suivre rigoureusement sous peine de se retrouver dans l'illégalité !
Vous devrez donc veiller au respect des formalités relatives à l'embauche, concernant la rédaction du contrat de travail, la constitution du dossier individuel, les déclarations obligatoires et le respect des droits du salarié au sein de l'entreprise. 

Le contrat de travail

Dès la rédaction du profil de poste et de l'offre d'emploi, vous aurez réfléchi au type de contrat de travail que vous proposez au nouveau collaborateur.

En dehors du CDI à temps complet, il existe de nombreuses options pour intégrer un nouveau collaborateur à l'entreprise :

  • le contrat à durée indéterminée à temps partiel ;

  • le contrat à durée déterminée ;

  • le contrat de travail à temps partiel ;

  • le contrat de travail intermittent ;

  • le contrat de travail temporaire ;

  • le contrat de professionnalisation ;

  • le contrat d’apprentissage ;

  • les contrats spécifiques prévus pour les personnes en difficulté, notamment le contrat unique d’insertion, dans sa forme contrat d’accompagnement dans l’emploi ou contrat initiative-emploi ;

  • les contrats conclus avec les groupements d’employeurs ;

  • le « contrat de travail en portage salarial » à durée déterminée ou à durée indéterminée.

Les principales caractéristiques du contrat de travail - travail-emploi.gouv.fr

Chacun de ces contrats est adapté à des situations de travail précises, notamment des durées de temps de travail, et à des profils de postes qu'il est important de bien déterminer avant de décider de la nature du contrat à signer.

Les aides financières

Certains types de contrats de travail vous permettront de bénéficier d'aides financières, notamment dans la mise en place de contrats en alternance ou de contrats uniques d'insertion

Si vous embauchez une personne en situation de handicap, vous pourrez bénéficier d’aides financières à l’embauche par le biais de l’AGEFIPH. Les partenaires spécialisés, comme CAP EMPLOI, pourront vous renseigner sur ces aides qui dépendent du type de contrat que vous proposerez (CDI, CDD, alternance…). 

Un cours à découvrir sur ce sujet : Tout connaître du contrat de travail - openclassrooms.com

La plupart du temps, le contrat de travail sera signé avant l'arrivée effective du salarié.

Le dossier individuel

Il est temps de constituer le dossier individuel du salarié.

Vous devrez encore une fois respecter les obligations de la CNIL qui protège la vie privée des personnes.

Pour un RH, ne pas respecter cette obligation constitue une faute professionnelle !

Vous collecterez toutes les pièces justificatives concernant :

  • son identité : carte d'identité ou passeport ;

  • sa nationalité, voire son autorisation de travailler en France : carte de séjour ;

  • son adresse : un justificatif de domicile ;

  • sa situation familiale : son livret de famille afin de bénéficier des avantages sociaux ;

  • son attestation de sécurité sociale pour mettre en place la mutuelle et la prévoyance ;

  • son RIB afin de virer les salaires ;

  • son CV, ses diplômes et ses certificats de travail ;

  • son permis de conduire, lorsque c'est nécessaire pour réaliser les missions confiées ;

  • les moyens de transport utilisés pour se rendre à son travail et bénéficier de la participation de l'employeur : carte d’abonnement aux transports publics ou carte grise du véhicule personnel utilisé.

Vous demanderez à consulter les originaux, dont vous ferez des photocopies pour votre dossier.

Vous enrichirez ensuite le dossier des documents établis pour l'embauche :

  • contrat de travail signé ;

  • DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) ;

  • affiliation au régime de prévoyance et à la mutuelle ;

  • fiche médicale d’aptitude ;

  • récépissé de la notice relative aux contrats de prévoyance et de mutuelle.

Le dossier sera ensuite conservé à la DRH et accessible uniquement au personnel habilité.

Respectez les procédures administratives en cas de recrutement

Recruter un salarié ne se limite pas à signer un contrat de travail. Il faut en plus s’acquitter de différentes démarches et formalités afin de :

  • faciliter les droits des salariés en matière de protection sociale ;

  • lutter contre le travail non-déclaré.

Il incombe ainsi à l’employeur de :

  • compléter la Déclaration Préalable à l'Embauche (DPAE) ;

  • remplir la déclaration sociale nominative (la DSN) ;

  • organiser une visite médicale.

Procédez à la déclaration préalable à l’embauche et autres obligations d’information

La Déclaration Préalable à l’Embauche est une condition préalable à l’embauche !

Que le recrutement s’effectue par contrat à durée déterminée ou indéterminée, l’employeur doit déclarer le salarié auprès des organismes de protection sociale à partir du moment où il relève du régime général.

De cette manière, s’effectue à la fois :

  • l'immatriculation du salarié au régime de sécurité sociale, s'il s'agit d'un salarié non agricole ;

  • l'affiliation au régime d'assurance chômage, destinée à Pôle emploi.

Cette déclaration doit être effectuée dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche.

Si l’employeur est une association employant au plus 9 salariés, il peut utiliser le chèque emploi associatif.

À cette obligation s’ajoutent les obligations d’information suivantes concernant  :
  • les règles applicables au sein de  l’entreprise : compte tenu du poids croissant des accords collectifs dans la détermination des droits des salariés, l’employeur est également tenu d’informer le salarié si l’entreprise est ou non couverte par un accord collectif ; l’accord, s’il y en a un, doit être mis à la disposition des salariés sur le lieu de travail et pouvoir être consulté sur l’intranet de l’entreprise ;

  • les règles de sécurité en vigueur dans l’entreprise, afin que le salarié soit informé des risques sur sa santé dès l’embauche.

Enfin, l’employeur doit inscrire le salarié sur le registre unique du personnel, document qui compile les informations nécessaires à l’identification du salarié.
  • nom et prénom de l'employé ;

  • nationalité, date de naissance, sexe, fonction au sein de l'entreprise, qualification, date d'embauche et éventuellement date de sortie de l'entreprise.

On retiendra que :

  • l’employeur doit tenir autant de registres qu’il dispose d’établissements ;

  • la non-tenue du registre peut donner lieu à une contravention d’un montant de 3750 euros par salarié pour l’employeur exerçant son activité dans le cadre d’une société ;

  • le contrat de travail à temps partiel, le contrat de travail temporaire, comme le contrat à durée déterminée font l’objet de mentions spécifiques sur le registre.

La loi n’impose pas de modèle mais seulement une liste d’informations obligatoires.

À ce cadre général, la réglementation peut prévoir des dispositions particulières pour tenir compte de la spécificité de l’emploi dans certains secteurs. Il en va ainsi de la carte d’identification professionnelle du BTP, qui doit être demandée par l’employeur dès l’embauche.

Remplissez la Déclaration Sociale Nominative

Toutes les entreprises doivent remplir mensuellement la déclaration sociale nominative, document unique qui transmet les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés aux organismes et administrations concernées.

Généralement, cette démarche est intégrée dans les logiciels de paie. Elle peut être effectuée par un tiers déclarant comme un expert-comptable mandaté à cet effet.

Si l’entreprise dispose de moins de 20 salariés, elle peut recourir au Titre Emploi Service Entreprise. Elle est ainsi dispensée de procéder à une déclaration préalable à l’embauche.

Organisez la visite d’information et de prévention

De façon générale, l’employeur est tenu d’organiser, dans les trois mois qui suivent la prise effective du poste de travail par le salarié, une visite médicale d’information et de prévention par un professionnel de la santé, que le recrutement s’effectue sur la base d’un contrat à durée indéterminée ou d’un contrat à durée déterminée.

De façon particulière, cette visite doit intervenir avant que le salarié ne soit affecté s'il est mineur ou s’il a vocation à travailler de nuit.

En résumé

 Les formalités administratives qui interviennent lors d’un recrutement, doivent être respectées, que le salarié soit recruté par contrat à durée indéterminée ou par contrat à durée déterminée.
Ces formalités ne sont pas dissociables d’une information du salarié sur ses droits au sein de l’entreprise, mais également en matière de protection sociale.

Vous devrez donc être vigilant quant à la collecte des informations concernant le salarié ; elle permettront d'établir toutes les déclarations obligatoires et le contrat de travail et de mettre en place les droits du salarié à bénéficier des avantages offerts par l'entreprise, notamment en matière de protection sociale.

Exemple de certificat de réussite
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