Vous avez collecté les besoins de compétences et déjà un certain nombre de besoins de formation. Il va falloir maintenant globaliser, prioriser ces besoins, les transformer en objectifs de formation et examiner attentivement les moyens dont vous disposez pour réaliser votre plan de développement des compétences.
Inutile de préparer un plan "pharaonique" si votre budget est limité ! Il faut entrer dans un cadre qui reste encore à préciser.
Traduisez les besoins en objectifs de formation
Cette collecte des besoins de compétences va vous permettre de définir des objectifs de formation qui seront les cibles à atteindre lors du déploiement des actions de formation.
Vous communiquerez ces objectifs aux équipes chargées de l'ingénierie pédagogique, c'est-à-dire la conception des formations.
Fréquemment, cette traduction sera facile à effectuer ; par contre, une réflexion plus intense sera nécessaire pour décider ensuite de l’action de formation à organiser.
Formulez un objectif de formation
L’objectif de formation représente le livrable attendu par les apprenants à l’issue de la formation. Il vous faut donc pouvoir vérifier les acquis dès le retour du stagiaire sur son poste de travail.
Vous reprendrez donc le besoin de compétence exprimé, vous le détaillerez et vous le déclinerez en résultats concrets et observables sur le poste de travail. Comme toujours, vous débuterez par un verbe d'action !
Voici quelques exemples :
Le besoin de compétences exprimé | La traduction en objectifs de formation : résultat à constater en situation de travail |
Connaître l'environnement de cette nouvelle clientèle. | Connaître les principaux acteurs sur ce marché. Savoir repérer la présence de la concurrence sur un secteur. Savoir présenter les différences entre les différents fournisseurs présents sur un secteur. |
Savoir prospecter ce nouveau marché. | Savoir détecter le besoin chez nos clients en portefeuille. Avoir une connaissance de la distribution du produit sur son secteur : acteurs, réseaux, etc. Savoir repérer les entreprises à prospecter déjà utilisatrices du produit à la concurrence sur son secteur. |
Savoir présenter techniquement et commercialement le nouveau produit . | Savoir présenter les caractéristiques techniques du produit et les avantages pour le client. Savoir répondre aux principales objections du prospect concernant les produits concurrents (argumentation comparative). |
Ces objectifs de formation vont vous permettre de débuter l'ingénierie de formation, c'est-à-dire de prioriser, globaliser les objectifs et commencer à envisager les formation à concevoir, les méthodes pédagogiques à utiliser.
Digitalisez la gestion du plan de développement des compétences
De nombreuses entreprises aujourd'hui proposent aux salariés de saisir directement dans un logiciel SIRH les demandes de formation les concernant et concernant leurs équipes.
Ces modules spécifiques à la formation vont permettre notamment de digitaliser la collecte des besoins de formation. Dans ce cas, le responsable formation va créer un catalogue de formation. On parle également d'offre de formation : thème de formation, objectifs, durée, programme et parfois des dates, un lieu, le nom de l’organisme formateur, voire un coût.
Saisissez les demandes de formation dans le SIRH
Il s’agit donc d’une approche différente mais complémentaire à celle vue dans le chapitre précédent.
Dans ce cas, les demandes saisies seront immédiatement consolidées en termes de coûts, de durées, de nombres de stagiaires par catégorie socioprofessionnelle (cadres/non cadres…) et par formation.
Veillez à ce que l'ensemble des besoins soient intégrés
Le responsable formation veillera à ce que les autres besoins soient également intégrés. C'est-à-dire approfondir les objectifs de formation ainsi que les besoins émanant des différentes directions, afin de les traduire en actions concrètes de formation.
Il faudra alors compléter les demandes de formation intégrées dans le SIRH : soit ajouter des formations au catalogue, soit intégrer des stagiaires supplémentaires.
Un travail d'ingénierie commence afin de déterminer quelles actions de formation saisir dans le SIRH : quels intitulés de formation, quelle durée, quel coût, quel nombre de stagiaires, quel organisme formateur, quelles dates, quels lieux, etc.
Inventoriez les ressources disponibles
Avant de finaliser les objectifs de votre plan de développement des compétences, il faut inventorier les ressources, les moyens dont vous disposez.
Budgétisez vos coûts
La première question à se poser est la suivante : quel est mon budget ?
D'une entreprise à l'autre, ça peut être extrêmement variable. Les grandes entreprises peuvent atteindre 5 % de la masse salariale brute, parfois plus. D'autres se contenteront des obligations légales et donc des versements obligatoires.
Vous devrez "faire avec les moyens du bord" et intégrer toutes vos actions dans cette enveloppe budgétaire. Pour certaines formations, vous chercherez donc à faire appel à des financements externes, notamment via France Compétences.
Le budget formation se compose de coûts de différentes natures :
les dépenses externes : achats de prestations pédagogiques externes, frais de transport-hébergement-restauration, plateforme LMS (Learning Management System)… ;
les dépenses internes : salaires des formateurs internes et des collaborateurs, équipements, matériels… ;
la contribution formation auprès de France Compétences.
Vous devez donc segmenter votre budget : extraire la contribution obligatoire ainsi que les frais fixes et incontournables. Vous dégagerez ainsi la partie variable, celle qui va vous permettre d'effectuer des achats, d'optimiser les coûts, de dégager des moyens pour développer les actions de formation et répondre aux besoins de l'entreprise et de ses salariés.
Pensez à la formation interne
Très développée dans certaines grandes entreprises, la formation interne regroupera éventuellement :
un centre de formation : des salles dédiées, un lieu pour accueillir les stagiaires et les formateurs ;
du matériel pédagogique : pour des visioconférences, une plateforme LMS (Learning Management System), pour les formations à distance, du matériel vidéo pour les simulations ;
du personnel dédié : des formateurs internes à temps plein ou à temps partiel, des équipes affectées à la formation (ingénieur pédagogique, notamment en e-learning).
Tout cela a un coût parfois très important ; vous aurez peu de marge de manœuvre sur ce budget, car il s'agit pour l'entreprise d'une stratégie de formation et d'un investissement calculé sur du moyen terme.
Envisagez la formation externe
La formation externe intègre tous les coûts affectés à des prestataires externes à l'entreprise, principalement :
le conseil en ingénierie de formation ;
les stages animés par des formateurs externes à l'entreprise ;
les coûts relatifs aux achats ou locations de formations en ligne, FOAD ;
les frais de location ou d'achat de matériel, de salles... ;
les dépenses de transport et d'hébergement des stagiaires et des formateurs.
Selon le nombre de personnes à former sur un même thème, vous déciderez de financer :
soit des formations inter-entreprises : plusieurs salariés de plusieurs entreprises participent à la même session dans un organisme de formation ; le programme est donc "standard" pour tous ;
soit des stages intra-entreprises : vous demandez à un organisme de concevoir un programme sur mesure adapté à vos besoins ; vous devrez donc constituer des groupes de stagiaires de 8 à 12, généralement, qui ont le même besoin et peuvent se libérer en même temps ;
des formations à distance : là encore, soit vous ferez appel à des e-learnings "en catalogue" et vous achèterez des droits d'accès pour vos salariés ; soit vous financerez la création d'un programme sur mesure adapté à votre besoin.
Ne passez pas à côté des formations obligatoires
La santé et la sécurité sur le lieu de travail sont des préoccupations importantes pour l'État comme pour de nombreux employeurs. Plusieurs formations sont donc réglementées par un texte légal :
le Code du travail ;
des règles juridiques propres à certains secteurs d'activités : les transports, la construction, l’industrie non agroalimentaire, l’hébergement et la restauration.
Elles imposent à l’employeur leur réalisation en termes de contenu, de périodicité, de modalités parfois. Parmi elles :
la formation incendie, régie par le Code du travail : « Les chefs d’établissement doivent prendre les mesures nécessaires pour que tout commencement d’incendie puisse être rapidement et efficacement combattu ». On notera que « des exercices et essais périodiques doivent avoir lieu au moins tous les six mois ».
la formation SST - Sauveteur secouriste du travail : toute entreprise a l’obligation d’y former au moins une personne pour 20 salariés dans les ateliers où sont effectués des travaux dangereux (art. R4224-14 à R4224-16 du Code du travail).
Intégrez les demandes individuelles
Chaque année, vous devrez gérer des demandes individuelles émises par les salariés. Il faudra vérifier pour chacune les points suivants :
Quel type de demande ? Un bilan de compétences, une VAE, une formation certifiante ou diplômante...
Quelle durée, quel coût sont envisagés ?
Est-elle reliée à un dispositif légal, notamment d'autorisation d'absence et de financement ?
Est-elle liée ou pas aux besoins de l'entreprise ?
Quel est l'avis du manager et du directeur ?
Quelles réponses peuvent être apportées ?
Dans ce cas, vous disposerez de directives claires, voire d'un budget spécifique pour financer ou cofinancer ces dispositifs en complément du CPF.
De nombreuses entreprises considèrent que le responsable formation doit informer et accompagner le salarié dans ce type de projets. Vous recevrez alors le collaborateur en entretien individuel afin de mieux cerner le contexte, le besoin réel et l'informer sur ses droits et les dispositifs à envisager.
Concevez votre plan de développement des compétences prévisionnel
Le plan de développement des compétences prévisionnel se construit donc sur plusieurs niveaux en intégrant les besoins de formation issus des sources suivantes :
Les orientations stratégiques de l’entreprise (comité de direction). |
Les besoins d’évolution des compétences des directions opérationnelles (par métier). |
Les besoins, demandes des managers et leurs contraintes opérationnelles. |
Les demandes individuelles des salariés : VAE, formations certifiantes ou diplômantes, CBC… |
Les demandes saisies par les managers et les salariés dans le SIRH (via l’offre de formation). |
Les stages obligatoires : sécurité incendie, représentants du personnel, secouristes… |
Rappelons les points suivants :
L'employeur a l'obligation de consulter le CE/CSE chaque année sur les thèmes suivants :
les orientations stratégiques de l’entreprise (C. trav., art. 2323-10) ;
sa situation économique et financière et la politique sociale de l’entreprise (C. trav., art. 2323-12) ;
les conditions de travail et l’emploi (C. trav., art. 2323-15).
Le premier document à fournir par le responsable Formation concerne "les orientations de la formation" et sera présenté lors de la consultation sur les orientations stratégiques.
Le second document, "le plan de développement des compétences prévisionnel", sera présenté lors de la consultation portant sur la politique sociale de l’entreprise (C.trav., art. L. 2323-10 et L. 2323-15).
Concernant la forme à respecter, la seule obligation de l’employeur est de présenter le plan de développement des compétences en 2 parties distinguant les deux catégories d’actions légalement requises :
les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou maintien dans l’emploi ;
les actions de développement des compétences.
Les actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi
Ces actions vont avoir pour objectif l'acquisition de compétences utiles dans le cadre des fonctions actuelles du salarié, ou servir à acquérir des compétences nouvelles qui correspondent à une évolution prévue ou à une modification de ses fonctions dans le cadre de son contrat de travail.
Les actions de développement des compétences
Dans cette seconde catégorie d'action de formation, il s'agit de proposer au salarié d'acquérir des compétences qui ne sont pas utiles dans son poste actuel mais qui lui permettront d'obtenir une évolution professionnelle au sein ou en dehors de l'entreprise.
L'employeur doit obligatoirement obtenir l'accord préalable écrit du salarié.
La formation peut se dérouler pendant ou hors temps de travail, l'employeur doit définir avec lui et avant son départ en formation, la nature des engagements pris si la formation suivie est concluante : un changement de qualification, une augmentation de la rémunération, etc.
Si la formation est suivie pendant le temps de travail, la rémunération est intégralement maintenue.
Si la formation se déroule en dehors du temps de travail, la rémunération est égale à 50 % du salaire net.
Des limites sont fixées par le Code du travail en matière de nombre d'heures effectuées en dehors du temps de travail : 80 heures par an et par salarié ou 5 % du forfait lorsque la durée de travail est fixée par une convention de forfait.
Enfin, à l'issue de la formation, l'employeur devra reconnaître et valoriser les compétences acquises en proposant, par exemple, un changement de qualification, une augmentation de rémunération...
Les orientations de la formation
La consultation obligatoire sur les orientations stratégiques de l'entreprise intégrera donc une présentation de la stratégie de l'entreprise et "des conséquences de ces orientations stratégiques sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim et aux stages."
La consultation relative à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (la GPEC) et les orientations de l’entreprise en matière de formation professionnelle seront effectuées durant cette réunion. Un programme bien rempli !
Il s'agira donc de décrire les axes prévus en matière de formation dans les prochaines années afin d'accompagner l'évolution de l'entreprise, de ses outils, ses produits, ses méthodes de travail et par conséquent l'évolution prévisible des emplois, des métiers, des compétences.
Les grands projets stratégiques de l'entreprise pourront donc être enrichis par un volet "orientations de la formation".
Il listera généralement les éléments suivants :
Le type d'action :
Adaptation au poste de travail ou liée à l’évolution ou maintien dans l’emploi.
Développement de compétences.
Les thèmes retenus par domaine de formation et par type d'action.
Pour chaque formation, les durées en heures et les effectifs formés par catégorie, sexe, direction...
et dès que c'est possible :
les noms des formateurs, de l'organisme externe le cas échéant ;
les dates de stage (début et fin) ou les périodes prévues ;
les noms des stagiaires ou l'effectif prévu par stage et par catégorie professionnelle ;
les coûts prévisionnels : coûts pédagogiques, frais annexes... ;
les lieux de formation ;
les modalités de formation, dont FOAD, le cas échant.
Il est important de noter que l’employeur est seul décideur concernant les 4 éléments suivants :
la nature des actions de formation ;
les salariés choisis pour partir en formation ;
le recours à la formation interne ou externe ;
le choix de l’organisme de formation.
La présentation du plan de développement des compétences prévisionnel se fait souvent en fin d’année car les budgets sont souvent alloués par année civile et connus à l'automne. Le plan sera donc préparé durant le second semestre puis validé en fin d'année et déployé de janvier à décembre.
Périodes | Exemple de planning annuel |
juin à octobre | bilan à mi-année et lancement de la collecte des besoins |
septembre | budget prévisionnel alloué, consolidation des demandes |
octobre et novembre | préparation des orientations et du plan de développement des compétences prévisionnel |
décembre | validation définitive du plan prévisionnel |
janvier à décembre | mise en œuvre du plan de développement des compétences |
En résumé
L’objectif de formation représente le livrable attendu à l’issue de la formation en termes de compétences.
L'utilisation d'un SIRH (système d'Information de gestion des ressources humaines) va permettre de gérer les ressources humaines et notamment la formation : la collecte des besoins, la gestion des actions, le reporting, l'évaluation...
Vous devrez inventorier vos ressources financières, matérielles et humaines : budget, logistique, formateurs internes et externes, FOAD, partenaires financiers...
Généralement, vous définirez des orientations de formation puis vous formaliserez votre plan de développement des compétences prévisionnel.
Séparez les "actions d'adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi" et les "actions de développement de compétences" ; c'est une obligation.
Félicitations, vous avez terminé cette première partie. Je vous invite à réaliser le quiz qui suit pour tester vos compétences. Et on se retrouve dans la partie suivante sur la mise en oeuvre de votre plan de développement des compétences.
