Votre plan de développement des compétences est prêt à être déployé ; vous avez planifié vos actions de formation, acheté des prestations, travaillé et validé les aspects pédagogiques, mobilisé les ressources en interne et en externe.
C'est le moment de lever le rideau sur votre plan d'action, vous allez bientôt accueillir les stagiaires et tout doit être parfaitement préparé en amont. Il en va de votre réputation. ;)
Communiquez sur votre plan d’action
Avant toutes choses, informez les décideurs, vos commanditaires ! Il s'agit des dirigeants de l'entreprise, votre DRH ou votre manager selon la taille et l'organisation de la structure.
Déployez un plan de développement des compétences est une vraie responsabilité :
organisationnelle car vous allez mobiliser des salariés hors du poste de travail
logistique en faisant appel à des services de l'entreprise
Vous engagez l'image employeur car la formation est l'un des critères clés de satisfaction des salariés.
Et vous pilotez des budgets parfois importants !
Préparez une information complète précisant :
le planning des différents stages et actions de formation
les salariés engagés dans ces différentes actions
les thèmes retenus, les modalités pédagogiques, les durées
les formateurs et intervenants retenus en interne comme en externe
votre dispositif d'évaluation en sortie de formation et sur le poste de travail
les éléments logistiques lorsque des changements ou des difficultés sont à pointer
des informations concernant vos prestataires, surtout les nouveaux venus
le reporting prévu pour les informer de l'avancement du plan de développement des compétences, des résultats obtenus et du suivi budgétaire
Vous serez prêts alors à vous lancer avec votre équipe dans l'organisation des formations.
Adaptez-vous au type de formation
Toute l'organisation en amont des formations va dépendre du type d'action que vous organisez.
Les stages inter-entreprises
Ils sont les plus simples à gérer car tout est délégué au prestataire.
Le stage sera souvent sélectionné "sur catalogue" ; votre salarié sera intégré dans un groupe de stagiaires issus de différentes entreprises.
Il suffira donc de :
sélectionner le stage, les dates, le programme avec le manager et le salarié
inscrire le stagiaire, la plupart du temps en ligne ou via un email
L'organisme prend le reste en charge : la convocation du stagiaire et toutes les informations logistiques, l'envoi de la convention de formation, des factures, des attestations de présence et des évaluations en sortie de formation.
Les formations "on line" (FOAD)
Vous devrez "brancher" vos stagiaires en temps et en heure à la plateforme LMS (Learning Management System). Selon le nombre de personnes cela peut prendre du temps... donc anticipez !
Externalisation des tâches
Si vous externalisez ces tâches, vérifiez les process dès la phase d'achat afin éviter une mauvaise surprise de dernière minute...
Transmettez les noms des salariés, leurs emails, tout ce qui est nécessaire à l'intégration dans le système.
Testez le e-learning en tant que stagiaire.
Communiquez précisément aux stagiaires et aux managers toutes les étapes de la formation, le qui fait quoi, qui dépanne quoi...
Internalisation des tâches
Si tout est internalisé sur votre propre plateforme, vous devrez ajouter :
le temps de création des comptes utilisateurs
les branchements des e-learnings
une phase de test
le paramètrage des emails de connexion et de "bienvenue dans votre formation" !
Organisez des stages en intra-entreprise
Le plus complexe à gérer sera d'organiser des stages en intra-entreprise a fortiori s'ils s'intègrent dans des parcours de formation.
Le stage en intra-entreprise regroupera donc des salariés uniquement issus de la même entreprise ou des entreprises du même Groupe.
La préparation logistique
Selon les dispositifs, vous allez vous occuper d'un tas de détails qui ont leur importance :
Le lieu dans l'entreprise ou au dehors
il faudra choisir des salles, les réserver, les visiter, tester le matériel.
Les stagiaires et les formateurs vont y passer des journées complètes, donc vérifiez :
la température, la luminosité, les stores en cas de soleil qui tape, le réglage du chauffage ou de la clim'...
le matériel disponible : des chaises confortables, des tables, la possibilité de créer des sous-groupes ou des ateliers, le matériel de projection (attention, à tester avant !)
les équipements de confort : les toilettes, une salle de pause, l'accès au café, à des boissons...
La restauration et les pauses
Vous n'imaginez pas le pouvoir d'un café d'accueil !
C'est un budget vite rentabilisé. Il va sauver ceux qui se sont levés tôt pour voyager et qui donneraient tout pour un café-croissant, permettre de briser la glace entre les stagiaires...
Le groupe commence à se créer de façon informelle, le formateur fait ses repérages et gagne du temps sur le démarrage.
De même prévoyez des pauses ; si le budget est limité, soyez attentionné ! 10 € dépensés au supermarché du coin font des miracles... Même si vous avez recours à la machine à café, des biscuits ou du chocolat mis à disposition à côté permettront de tenir mieux toute la matinée et prouveront votre intérêt pour leur confort !
Le déjeuner, c'est pareil ! Vous contacterez le service de restauration en amont afin de communiquer votre budget, vos souhaits, demander des propositions de menus et sélectionner du "bon pas trop difficile à digérer"... les débuts d'après-midi sont souvent compliqués pour "animer" un groupe !
Les moyens de transport
Il est important de faciliter l'accès au lieu de formation pour les stagiaires et pour les formateurs. Sinon vous allez démarrer en retard, voir des stagiaires arriver en milieu de matinée, perdre le formateur... c'est rare heureusement mais ça arrive !
Coordonnez tous les acteurs
Vous serez la plaque tournante de toute cette organisation. Vous devrez coordonner les managers et les stagiaires mais aussi les fournisseurs, prestataires... Comme un régisseur de théâtre qui prépare le lever de rideau !
Il faudra confirmer précisément toute l'organisation à tous les acteurs.
Voici un process à titre d'exemple, les délais varieront selon vos contraintes et l'envergure du dispositif :
Rétro-planning | Action à effectuer |
J-90 | Confirmer au prestataire la prestation validée : le programme de formation, les dates retenues, le nom du formateur sélectionné, les différents coûts intégrés à votre budget. L'organisme émet alors une convention de formation qui vous engage mutuellement. |
J-80 | Réserver les salles, les équipements, la restauration... Acheter et réserver l'hôtellerie et la restauration si ça se passe en externe |
J-70 | Envoyer un email de confirmation aux managers intégrant les noms des stagiaires, le programme de formation, les dates retenues et les modalités d'organisation. Il est parfois utile de demander au manager de confirmer son accord en retour ! |
J-60 | Envoyer un email aux stagiaires pour confirmer leur inscription au stage : le lieu exact et les moyens de transports, les dates et les horaires retenus, les modalités d'organisation, une information précisant la prise en charge des frais de transport, hébergement et restauration. Vous y joindrez le programme de la formation. |
J-30 | Relance : demander aux stagiaires de confirmer leur présence et rappeler le stage aux managers (en copie de l'email par exemple) |
J-15 | Contrôler la mise à disposition ou la livraison des équipements et de toute la logistique |
J-2 | Contrôler sur place la salle, le matériel, les modalités d'accueil : vous déposez les fiches de présence, le matériel pédagogique... |
En fonction du nombre de stagiaires et des groupes qui vont être formés en parallèle ou successivement, vous ferez évoluer ce processus.
Gérez les actions de formation engagées
Plus le dispositif sera important et plus vous devrez gérer attentivement vos dépenses engagées et votre budget !
Les dépenses engagées
Vous saisirez tous les éléments en prévisionnel dans votre SIRH ; s'il est bien conçu :euh:, il totalisera le budget prévisionnel et les montants affectés aux différents postes de dépenses :
frais pédagogiques : préparation du stage, animation, conception de l'évaluation (ils seront intégrés à la facture de l'organisme et négociés durant la phase d'achat)
frais d'hébergement, restauration et transports des formateurs et des stagiaires (sur justificatifs)
autres frais : matériel, documentation...
Les aspects administratifs
Vous serez vigilants à bien collecter tous les contrats d'achat de prestations, signés par les deux parties ; parfois vous les ferez relire et valider par votre direction des achats ou le service juridique. Plus les engagements sont importants et plus vous devez être rigoureux dans votre prise d'engagement au nom de l'entreprise.
De même, les conventions de formation seront à relire attentivement car elles stipulent vos engagements mutuels ; parfois le remplacement d'un formateur, l'annulation d'un stage, des frais en cas de modification... sont à contrôler de près.
Ces conventions doivent mentionner clairement des informations concernant l'organisme et la prestation achetée.
Les emails destinés aux stagiaires et aux managers seront souvent émis directement via votre SIRH Formation.
Vous aurez créé des modèles qui récupèreront les éléments variables propres à la formation : thèmes, dates, lieux, horaires...
L'outil vous permettra aussi de paramétrer des relances à dates fixes afin de récupérer tout le monde au bon endroit et à la bonne heure, le jour J !
En résumé
Communiquez avec votre direction pour leur assurer que votre plan de développement des compétences est bien aligné avec les objectifs de l'entreprise avant de le déployer.
Présentez-le également à vos commanditaires et au DRH pour obtenir leur soutien et leur accord.
Anticipez la logistique : le lieu, le matériel, l'hébergement et la restauration, les transports et l'accessibilité.
Organisez la coordination des différents acteurs : prestataires internes et externes, formateurs, managers et stagiaires ; la qualité de votre communication est primordiale !
Suivez la gestion prévisionnelle des dépenses engagées et la rigueur de votre gestion administrative.
Déployer le plan de développement des compétences est l'aboutissement de mois de préparation et de validation. Voyons comment bien orchestrer tout ça dans le prochain chapitre.
