Jour J, les stagiaires vont arriver et tout doit être conforme aux engagements pris auprès de la direction, des managers et des stagiaires !De même, vous avez signé des accords avec des organismes de formation et des prestataires ; il va falloir être vigilant au bon déroulement des actions et au respect de ces engagements mutuels.
Votre présence "sur le terrain" est indispensable en tant qu'organisateur, référent formation pour tous les participants et intervenants.
Accueillez votre groupe : veillez à la 1ère impression !
On n'a pas deux fois l'occasion de faire une bonne première impression ; vous le savez et vous serez donc attentifs à cette phase d'accueil et d'ouverture du stage.
Avant le démarrage de la formation
Vous serez le premier sur place pour ouvrir les salles et vérifier :
l'accès aux locaux notamment lorsque des badges ou des autorisations sont nécessaires
la salle : vérifier le nombre de places, tester les équipements audio et vidéo voire les connexions informatiques et web
le café d'accueil : café, thé, croissants recommandés ! Eau obligatoire...
les documents nécessaires au stage
les listes de présence quand elles doivent être signées sur place
L'accueil du formateur
Le formateur arrivera le premier ; avant le stage, il vous aura communiqué la liste du matériel dont il a besoin. Vous pourrez donc faire un dernier point avec lui sur les réglages de dernière minute.
Expliquez-lui succinctement l'organisation logistique et administrative si besoin ; même si ce n'est pas dans sa zone de responsabilité, cela lui permettra de canaliser le groupe et... de fixer ses horaires de formation !
Il est important qu'il connaisse les informations transmises aux stagiaires concernant les horaires, le programme de la formation. Généralement, vous l'aurez fait bien avant !
L'arrivée des stagiaires
Dès qu'ils passent la porte, ils doivent être canalisés, attendus, accueillis.
Rien de pire que des stagiaires qui ne trouvent pas la salle de formation, qui restent bloqués à l'accueil ou qui se perdent dans les locaux...
Durant le café d'accueil, vous vérifierez la présence de chacun, vous contacterez les retardataires si besoin pour acter soit de leur absence de dernière minute, soit de leurs difficultés de transport et fixer une heure approximative d'arrivée. Le formateur vous en sera reconnaissant...
Vous ferez l'introduction du stage ! Des informations importantes sont à transmettre afin de faire gagner du temps à tout le monde :
vous présenterez le formateur succinctement, il se chargera de compléter
vous rappellerez le thème et les objectifs du stage du point de vue de l'entreprise
vous donnerez les modalités de déjeuner, les équipements à la disposition des stagiaires
vous répondrez aux questions éventuelles si elles concernent le groupe
L'idéal est de déjeuner au moins une fois avec le groupe pour mieux se connaître et leur dédier un vrai temps de rencontre.
Pensez à laisser un numéro de téléphone pour vous joindre si besoin !
Adaptez-vous aux différents dispositifs
Selon les dispositifs de formation, cette phase d'accueil et d'ouverture de stage sera différente même si le principe reste identique : veiller à la qualité du démarrage puis du déroulement de la formation !
Le manager aura lui aussi un rôle important pour accompagner son collaborateur durant sa formation, surtout si celle-ci se déroule à l'extérieur de l'entreprise.
Les formations digitales
De plus en plus souvent, certains stagiaires effectuent leur formation "online" en totalité ou en partie.
Via une plateforme LMS, c'est souvent une autre équipe (externe ou interne à l'entreprise) qui sera en contact direct avec eux.
Vous devrez alors réclamer un reporting régulier concernant le déroulement de l'apprentissage par vos salariés :
les stades d'avancement de la formation
les temps et fréquences de connexion
les difficultés éventuelles : combien, de quelle nature, comment ont-elles été résolues ?
Ne négligez pas le facteur humain :
Demandez au manager de suivre le déroulement de la formation ; il pourra souvent avoir le rôle de tuteur ou de manager/superviseur sur la plateforme.
Contactez les stagiaires pour échanger avec eux et collecter leurs avis et analyser leur expérience utilisateur.
Débriefez aussi régulièrement avec les équipes qui gèrent les stagiaires online.
Les stages inter-entreprises
Concernant les stages inter-entreprises, tout se passera en dehors de l'entreprise. Vous devrez donc veiller aux conditions de formation en amont et en aval du stage :
que le stagiaire a bien reçu sa convocation, le lieu, les horaires, le programme : généralement vous serez en copie des emails intégrant ces documents ainsi que le manager.
Vous informerez votre salarié des modalités relatives à son transport, son hébergement, le remboursement de ses frais.
Vous encouragerez le manager à rester en lien avec son collaborateur pendant et après le stage afin de collecter des informations concernant la qualité de la prestation délivrée.
De même, en cas de difficulté, vous devez rester joignable pour l'organisme et pour votre salarié.
Les inter-sessions
Certains stages intra-entreprises se déroulent sur plusieurs mois avec des inter-sessions entre chaque période de formation.
Dans le parcours pédagogique, vous intégrerez fréquemment des moments de collecte d'information via :
des regroupements de stagiaires pour débriefer sur la formation ou animer des ateliers
des rencontres ou des interviews des managers et des stagiaires
des enquêtes de satisfaction afin d'améliorer en permanence l'organisation de la formation et la qualité pédagogique
Les formations longues
Ces formations sont souvent liées à l'obtention d'un diplôme ou d'une certification. Elles font aussi fréquemment l'objet de financements externes par l'OPCO, l'OPACIF ou le CPF.
Plusieurs interlocuteurs sont donc à accompagner :
le stagiaire : il doit fournir un investissement durable sur son temps de travail ou en dehors ; vous veillerez donc à le rencontrer, l'encourager, résoudre des difficultés ponctuelles...
le manager : là aussi, une formation longue va demander au manager de réorganiser le travail au sein de son équipe ; parfois il devra même gérer des comportements peu collaboratifs de la part de certains collaborateurs. Soyez donc en contact avec lui pour le conseiller et l'informer de l'avancement de la formation.
l'école ou le centre de formation : vous devrez être un interlocuteur incontournable si l'entreprise finance la formation en totalité ou en partie. Vous recevrez alors des informations relatives aux programmes, aux temps de formation, aux résultats obtenus, à la présence de votre salarié...
Par contre, si le financement est externe et que la formation a lieu hors temps de travail ou suite à une autorisation d'absence signée par l'entreprise, vous ne recevrez rien en dehors des attestations de présence sur le temps de travail.les organismes financeurs : une rigueur importante est nécessaire dans le cas de financements externes ; souvent vous devrez communiquer les horaires de présence, les justificatifs concernant les frais engagés, avancer parfois le règlement des coûts pédagogiques. Des délais de remboursement sont parfois imposés... Soyez donc rigoureux dans la gestion de ces dossiers et entretenez de bonnes relations avec votre partenaire.
En résumé
Lors des stages en interne, veillez au confort des stagiaires, des formateurs, à la qualité de votre organisation et de votre communication. Soyez à l'écoute, réactif et disponible !
Votre accompagnement s'adaptera aux différents dispositifs de formation :
le e-learning : organisez un reporting régulier via la plateforme de LMS.
les stages inter-entreprises : communiquez avec le stagiaire, l'organisme et le manager.
les inter-sessions : collectez des informations afin de nourrir vos indicateurs de ROI.
les formations longues : accompagnez le manager, encouragez votre salarié et gérez rigoureusement vos dossiers et vos relations avec l'organisme financeur, le cas échéant.
En tant que commanditaire et chef d'orchestre, vous devez être le premier informé de ce qui va bien comme des difficultés. Votre proximité et votre réactivité seront essentielles à la réussite des formations. C'est ainsi que le déploiement de votre plan de formation se passera bien, que vous garantirez la satisfaction des managers et des stagiaires ainsi que la valeur ajoutée de votre action pour l'entreprise.
Terminons ce cours avec le dernier chapitre sur comment clôturer et évaluer vos actions de formation.
