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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/03/2019

Managez l'ingénierie du plan de formation

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Et voilà, votre plan de formation prévisionnel est validé par la Direction ; il a été présenté en consultation aux CE/CSE. Les choses sérieuses commencent car vous allez maintenant devoir orchestrer de nombreux intervenants internes et externes, gérer avec la plus grande attention vos dépenses, mobiliser les salariés et les managers afin que tout se passe au mieux.

Qu'est-ce que l'ingénierie de formation ?

Une fois définis les objectifs de formation, vous allez entrer dans une phase de "construction" du dispositif de formation. Selon les actions de formation à mettre en œuvre, ça peut être simple et rapide comme ça peut devenir un véritable projet d'entreprise mobilisant de nombreux acteurs et de gros moyens financiers et logistiques.

L'ingénierie de formation va intégrer des missions telles que :

  • la définition des objectifs de formation à partir des besoins collectés

  • le pilotage et l'optimisation d'un budget

  • la coordination et la mobilisation de nombreux acteurs internes et externes

  • la construction et la validation de dispositifs pédagogiques

  • des démarches d'achat de formation et d'autres prestations (matériel, transport, hébergement...)

  • le management de tout le système de formation en amont des actions mais aussi, pendant et après les stages... 

  • l'évaluation des actions de formation mais aussi du dispositif global 

Les budgets sont chahutés par des modalités de financement périodiquement modifiées. Quant aux outils et méthodes pédagogiques, ils sont en pleine mutation en raison de l'évolution rapide des EdTech (Education Technologies).

Cet univers de l'ingénierie de formation est en pleine évolution de plus en plus rapide ; vous devrez rester en veille permanente, prêt à anticiper le changement, modifier vos méthodes et revoir votre copie

Mettre en œuvre les actions de formation prévues au plan

Le métier de Responsable formation ou de chargé(e) de formation s'exerce dans toute taille d'entreprise et dans tout secteur d'activité. Soyez donc prêts à vous adapter !

Des domaines de formation variés

Différents types d'action vont figurer dans votre plan de formation. Sur plusieurs années, vous couvrirez tous les métiers de l'entreprise et donc un répertoire important de domaines de formation :

  • Les Soft Skills ou compétences comportementales :

    • le management

    • la communication interne et externe : vers les clients, les partenaires...

    • les techniques de vente 

    • etc.

  • Les Hard Skills intégrant les compétences métiers des fonctions transverses, c'est-à-dire les métiers présents dans toutes les entreprises : 

    • le marketing et la comm' digitale notamment

    • la comptabilité et le contrôle de gestion voire les techniques financières

    • les ITech : les technologies de l'information, c'est-à-dire la maîtrise de tous les moyens informatisés 

    • la RH 

    • etc.

  • Les Hard Skills intégrant les compétences spécifiques au métier de l'entreprise : 

    • les métiers de l'assurance, de la banque

    • les services à la personne

    • les nouvelles technologies

    • les métiers de l'industrie, de la construction  

    • les métiers de l'hôtellerie et de la restauration 

    • etc. La liste est infinie ou presque ! 

Les emplois tertiaires sont largement majoritaires ; c'est aussi le secteur qui va le plus investir dans la formation.

Répartition des emplois en France par secteurs en 2015 (chiffres INSEE)
Répartition des emplois en France par secteurs en 2015 (chiffres INSEE)

Vous devrez donc être capables de développer des projets de formation sur des thèmes très variés. A priori, la méthode d'ingénierie de formation sera la même quel que soit l'objectif de formation. Ce sont les moyens utilisés, les budgets, la pédagogie qui constitueront les éléments variables du projet.

La logique de plan d'action

Mettre en œuvre votre plan de formation va nécessiter de la méthode, la sélection de moyens divers, le respect de délais et la mise en place rigoureuse de contrôles quantitatifs et qualitatifs !

Rien de plus efficace que de se poser les questions suivantes quand vous devez paramètrer votre plan d'action :

  • Quel est l'objectif à atteindre ? 

  • Quels moyens et quelle méthode vais-je utiliser ? 

  • Quels sont mes délais pour atteindre l'objectif ? 

  • Comment puis-je contrôler que j'ai atteint mon objectif ? 

La logique de plan d'action
La logique de plan d'action

Vous utiliserez cette méthode autant de fois que nécessaire :

  • pour fixer les objectifs de formation et les mettre en œuvre

  • pour créer un nouveau stage 

  • pour communiquer sur votre plan de formation 

  • pour sélectionner de nouveaux prestataires

  • pour effectuer votre reporting financier... 

La méthode est efficace en toutes circonstances. Si l'objectif est ambitieux, vous le découperez en objectifs intermédiaires et vous définirez donc des mini-plans d'action pour réussir le grand !

Pilotez vos moyens

En fonction des projets de formation à développer, vous allez compléter votre puzzle. Différentes ressources sont à votre disposition, maintenant il va falloir les optimiser !

La question essentielle du coût va s'intégrer dans toutes les autres  

La formation interne est souvent moins chère que la formation externe à première vue ; attention, si vous disposez d'équipements et de formateurs, alors utilisez-les ! Le retour sur investissement est indispensable.
Le digital learning peut vous permettre d'économiser des frais de déplacement, voire du temps de formation ; le tutorat au poste de travail est aussi un moyen très efficace et peu onéreux de formation, souvent utilisé pour les nouveaux recrutés.

Différents moyens seront nécessaires pour déployer votre plan de formation :

Les moyens pédagogiques

Les moyens pédagogiques vont de plus en plus souvent mixer différentes approches, c'est ce que l'on appelle le "blended learning" .

La formation présentielle, où l'on met un formateur en salle face à un groupe de stagiaires, perd du terrain même si elle reste tout à fait adaptée à certains objectifs de formation. Selon le nombre de stagiaires, elle pourra se dérouler en inter-entreprises ou en intra-entreprises (à partir de 4 à 6 stagiaires mobilisables simultanément). Vous ferez appel à des organismes externes ou à la formation interne. 

De plus en plus, la formation en ligne et à distance (FOAD) s'insère dans les dispositifs. Les MOOCs (Massive Online Open Course, des cours gratuits et massivement diffusés en ligne) ont un succès grandissant et démocratisent l'accès au savoir pour tous ! Les entreprises, quand elles en ont les moyens, développent l'accès à des plateformes de e-learning soit vers des programmes en catalogue soit vers des contenus créés sur mesure.

De nouveaux outils apparaissent chaque année, tels que les applis disponibles sur votre téléphone ou l'utilisation de l'IA (intelligence artificielle) et de la réalité virtuelle en 3D...

Des moyens humains "vieux comme le monde" reviennent à travers l'essor du tutorat sur le poste de travail et le financement de la formation de tuteurs. 

Les moyens logistiques

Si vos stagiaires sont répartis sur un territoire vaste, vous devrez précisément budgéter les coûts de transport et d'hébergement. Le montant atteint vous encouragera souvent à développer du digital learning (FOAD) afin d'éviter un certain nombre de déplacements. 

Quand les déplacements sont réguliers, il faudra négocier des partenariats avec des hôtels, communiquer sur vos règles d'indemnisation des frais de transport et de restauration sinon vous risquez une hémorragie financière et de créer du mécontentement côté direction ou côté stagiaires !

Attention aussi à réserver vos lieux de formation suffisamment à l'avance. Plus vous vous y prenez tard, plus ce sera compliqué et cher !  

Les moyens humains

Si vous lancez un plan de formation ambitieux, pensez à être bien accompagnés ! De nombreuses micro-tâches vont s'insérer et vont influencer le succès de vos actions.

Il faudra confirmer les dates, lieux, communiquer avec les stagiaires, les managers, les prestataires, veiller à ce que les informations, les contenus soient diffusés au bon moment, contrôler tout cela ! Les règlements de frais, de factures devront être vérifiés et effectués dans des délais raisonnables... Même avec un bon SIRH, vous aurez besoin d'être bien assistés.

Et enfin, il faut être présent sur le terrain, accueillir les stagiaires, les formateurs, ouvrir et clore les stages, contrôler la présence des différents acteurs et la satisfaction de vos nombreux clients !

Recrutez si nécessaire, donnez l'exemple et impliquez-vous en intégrant un alternant, un stagiaire... Ou alors préparez-vous à déléguer et à externaliser certaines tâches, notamment concernant les transports et l'hébergement. Certaines agences font cela très bien pour pas beaucoup plus cher ! 

Créez votre console de pilotage

Il va falloir orchestrer tout le déploiement de votre plan de formation, planifier les différentes étapes de réalisation, respecter les délais et maîtriser les coûts, coordonner les intervenants et les partenaires, accueillir et encadrer les stagiaires, gérer les frais, les factures, contrôler de multiples indicateurs qualitatifs et quantitatifs.

Les principaux indicateurs seront reliés à la gestion des stages, des coûts, du temps et des effectifs.

Quelques indicateurs de pilotage des stages :
  • le taux d'avancement du plan : le réalisé par rapport au prévisionnel

  • l'analyse des stages

    • par types d'actions (alternance, professionnalisation, CPF ou plan...) 

    • par domaines de formation : management, informatique, technique...

    • par thèmes : relation client, effectuer un bilan...

    • par organismes prestataires

    • par lieux...

  • le suivi spécifique de la formation interne

    • le taux de remplissage des salles

    • le nombre de jours animés par formateur

    • le niveau d'utilisation des équipements...

Quelques indicateurs liés aux coûts :
  • le suivi des dépenses prévues, engagées et réglées

  • l'analyse des dépenses par catégories professionnelles, par directions, par sites...

  • la consolidation des dépenses de transport, d'hébergement par régions...

  • un suivi budgétaire par centres de profits : différents sites, différents projets ou différentes directions selon le système de contrôle de gestion adopté par l'entreprise

  • le suivi des remboursements attendus et effectués par l'OPCA ou les organismes financeurs 

Quelques indicateurs liés au temps :
  • un planning des formations prévues, engagées et réalisées

  • un planning de tâches avant, pendant et après les stages

  • un planning de la disponibilité des stagiaires selon les directions : les périodes de formation préconisées par les managers…

  • une analyse des durées de formation par sexe, par catégorie professionnelle, par direction, par site...

Quelques indicateurs relatifs aux effectifs :
  • nombre de demandes par stages

  • effectifs formés par sexe, par catégorie professionnelle, par direction, par site...

  • nombre de personnes en attente de stages 

  • nombre de personnes n'ayant pas bénéficié de formation depuis 2 ans et plus... 

  • nombre de jours de formation par individus 

  • nombre de stagiaires sur l'année ! 

Vous devrez donc déterminer avec le DRH, le contrôle de gestion ou votre Direction, les indicateurs souhaités. Ensuite vous en créerez pour mieux piloter et gérer votre plan de formation, en fonction de vos priorités et de vos objectifs à atteindre.

En résumé

Manager l'ingénierie du plan de formation peut ressembler à un "jeu de construction" parfois complexe avec de gros enjeux pour l'entreprise, financiers mais aussi organisationnels !

Il faudra faire les bons choix et optimiser les facteurs qualitatifs et quantitatifs, faire de la conduite de projets où les 3 critères de "coût - qualité - délais" seront surveillés de près.

Un rôle de chef d'orchestre où il faut savoir tout faire : organiser, planifier, convaincre, communiquer, gérer, manager et aussi souvent créer des stages voire les animer !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite