Paramétrez votre logiciel de paie

Bonjour à tous et bienvenue dans ce cours.

Vous allez apprendre à réaliser les paramétrages de base, nécessaires sur tous les logiciels de paie.

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Diplômée de droit international et ancienne gestionnaire de paie, Marguerite est maintenant Freelance et sur concentre sur la formation et le conseil en gestion de paie afin de rendre le bulletin de paie et tout ce qui l'entoure plus accessible et de garantir le respect des dispositions légales et conventionnelles en vigueur.

Marguerite a réalisé les vidéos de ce cours.

Tombée dans la marmite de la paie un peu par hasard, Emmanuelle n'a cessé de se passionner pour ce sujet depuis 2014. Aujourd'hui, consultante RH, Emmanuelle pense que des connaissances solides en ressources humaines sont un atout pour tout entrepreneur.  Connecter les entreprises et les candidats qui ont envie de travailler main dans la main pour un monde milieu, c'est la mission qu'elle s'est donnée pour les prochaines années.

Emmanuelle a rédigé le contenu de ce cours.

Faites vos premiers pas sur votre logiciel de paie

La mise en place d’un logiciel de paie demande une certaine pratique. Voyons tout de suite certains éléments indispensables à la bonne prise en main du logiciel de paie.

Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet de gérer l’ensemble du processus de ressources humaines, de l'entrée jusqu'à la sortie du salarié, en passant par les démarches administratives. Il permet notamment de réaliser les bulletins de paie ou encore les déclarations obligatoires, comme la DSN (Déclaration Sociale Nominative). Certains logiciels plus perfectionnés permettent une gestion des ressources humaines plus large.  

La paie peut être réalisée en interne, dans l’entreprise, au sein d’un service dédié, généralement rattaché au service des ressources humaines. Elle peut également être externalisée auprès de prestataires de services, ou du service social d’un cabinet d’expertise comptable.  

Il existe deux formes de logiciels de paie :

• les logiciels de paie en monoposte qui sont exploités sous licence et installés sur les ordinateurs de l’entreprise ou sur le réseau informatique. On peut citer quelques exemples comme Isapaye, Cegid, Sage ou encore Pegase ;

• les logiciels de paie en mode SaaS (Software As A Service) dont la solution est installée dans les serveurs de l'éditeur. Parmi quelques exemples de logiciels en mode Saas, on peut citer Silæ ou encore PayFit.

Chacune de ces solutions présente ses avantages et ses inconvénients. Choisir un logiciel de paie est un investissement. Vous pouvez consulter ce guide comparatif pour vous faire une idée des principaux logiciels de paie disponibles sur le marché. 

Un travail d'évaluation des besoins et du budget permettra de déterminer le logiciel le plus approprié pour votre cas.

Sachez qu’un logiciel de paie ne se limite pas à la production des bulletins. Voici une liste non exhaustive des principales fonctions d’un logiciel de paie :

• collecte des éléments variables des bulletins de paie ;

• édition des bulletins de paie des salariés ;

• télédéclaration des déclarations sociales nominatives (DSN) ;

• réalisation des documents d'entrée comme la DPAE (déclaration préalable à l'embauche), le contrat de travail ;

• réalisation des documents de sortie comme l’attestation Pôle Emploi, le certificat de travail, le reçu pour solde de tout compte ;

• édition de tableau de bord de reporting ;

• édition des écritures de paie dans la comptabilité ;

• tenue du registre du personnel ;

• dématérialisation des bulletins, et archivage légal.

Configurez les paramètres communs à tous les logiciels de paie

Décomposez un logiciel de paie

Tous les logiciels de paie ont plus ou moins les mêmes fonctionnalités. Ils ont pour objectif principal de produire des bulletins de paie conformes aux législations en vigueur, c’est-à-dire au droit du travail et aux conventions applicables.

Pour cela, le paramétrage du logiciel de paie est un élément clé. Un logiciel de paie comporte trois types de paramètres concernant :

• l’entreprise ;

• les salariés ;

• le plan de paie.

Le paramétrage de l’entreprise est la première étape à réaliser dans le paramétrage du logiciel de paie. Une erreur de paramétrage de l’entreprise peut entraîner des répercussions sur le paramétrage des salariés, et donc des erreurs de paramétrage. 

Une fois l’entreprise créée dans le logiciel de paie, il reste à créer les salariés présents ou ayant été présents dans l’entreprise.

Enfin, une fois le paramétrage de l’entreprise et des salariés effectué, il faudra configurer le plan de paie. Il permet notamment de réaliser les paramétrages spécifiques de l’entreprise.

Le plan de paie permet notamment de gérer les cotisations salariales et patronales, le net imposable, la CGS-CRDS, le Smic, le plafond de la Sécurité sociale, les congés payés, etc. Tous ces éléments permettent la bonne production des bulletins de paie. Bien que le plan de paie soit largement automatisé, il reste des paramètres à mettre en place ou à contrôler.

Découvrez les différents modèles de bulletins

Imaginez que vous deviez déterminer tous les mois quelles sont les cotisations sociales applicables pour chacun des salariés. Et que vous deviez en plus saisir à la main toutes ces cotisations. L'enfer !

C’est pour cela que les éditeurs de logiciels de paie ont créé des modèles de bulletins. Ils permettent de faciliter l'édition des bulletins de paie, et donc de minimiser les risques d’erreurs. 

Le modèle de bulletin est un type de bulletin qui regroupe des caractéristiques, comme les cotisations sociales, en fonction des particularités de l’entreprise et du salarié. Il permet d’appliquer les bonnes cotisations sociales, puisque le modèle est prédéfini.

Pour déterminer le bon modèle de bulletin de paie, tout se joue lors du paramétrage des salariés. Lors de la création de la fiche salarié dans le logiciel de paie, des éléments comme le type de contrat, le statut du salarié, la durée du travail, etc., sont à renseigner. Ce sont ces éléments qui permettent au logiciel de paie de déterminer le modèle de bulletin applicable. Ils ne sont pas visibles dans la plupart des logiciels de paie récents.

Les modèles de bulletins sont donc déterminés par le statut du salarié. Parmi eux, on retrouve les modèles de bulletins de paie basiques comme : 

• le modèle cadre ;

• le modèle non-cadre ;

• le modèle du contrat de professionnalisation ;

• le modèle alternant ;

• le modèle apprenti (contrat d’apprentissage) ;

• le modèle stagiaire.

À noter que les stagiaires ne sont pas assimilés à des salariés. Un stagiaire doit avoir un bulletin de paie si sa gratification est supérieure au minimum légal. On parle alors de modèle de bulletin du stagiaire. Si la rémunération du stagiaire n'est pas supérieure au minimum légal, il n'a pas de bulletin.

Pour déterminer le bon modèle de bulletin, les caractéristiques suivantes sont à prendre en compte :

• le type de contrat :

  • contrat à durée indéterminée (CDI),

  • contrat à durée déterminée (CDD) ;

• l’effectif de l’entreprise ;

• les heures du contrat de travail :

  • la mensualisation,

  • le forfait jours,

  • le forfait heures,

  • les heures supplémentaires.

Prenons l’exemple d’un salarié non-cadre qui travaille 169 heures par mois. Nous connaissons deux des quatre éléments nécessaires pour déterminer le modèle de bulletin :

• le statut du salarié : non-cadre ;

• le nombre d’heures de contrat : mensualisation pour 169 heures dans le mois.

Afin de déterminer son modèle de bulletin, il nous faut connaître deux éléments complémentaires :

• le type de contrat ;

• l’effectif de l’entreprise.

Dans cette entreprise, l’effectif est inférieur à 20 salariés. Le salarié a un contrat en CDI. Dans ce cas, notre salarié aura le modèle de bulletin dans le logiciel de paie suivant : modèle de bulletin non-cadre 169 h en CDI dont l’effectif est de moins de 20 salariés.

Il y encore d’autres éléments qui peuvent entrer dans le choix du modèle de bulletin, comme : le siège social de l’entreprise, les contrats aidés, le secteur d'activité de l’entreprise, etc.

C’est le cas notamment des apprentis en CDD qui sont recrutés, à la fin de leur alternance, en CDI. Ils basculent d’un modèle de bulletin apprenti en CDD à un modèle de bulletin non-cadre ou cadre en CDI.

En résumé

• Un logiciel de paie est un outil informatique qui permet de gérer l’ensemble du processus de ressources humaines, de l'entrée jusqu'à la sortie du salarié, en passant par les démarches administratives. 

• Un logiciel de paie ne se limite pas à la production des bulletins.

• Le logiciel de paie est ainsi composé de trois types de paramètres :

  • l’entreprise ;

  • les salariés ;

  • le plan de paie.

• Le plan de paie permet notamment de gérer les cotisations salariales et patronales, le net imposable, la CGS-CRDS, le Smic, le plafond de la Sécurité sociale, les congés payés, etc. 

• Le modèle de bulletin est un type de bulletin qui regroupe des caractéristiques, comme les cotisations sociales, en fonction des particularités de l’entreprise et du salarié. 

Dans le chapitre suivant, vous découvrirez comment préparer le dossier client dans votre logiciel de paie.