Une fois le paramétrage global de l’entreprise effectué, il faut contrôler ce qui a été fait pour limiter les erreurs. En effet, le risque majeur ne vient pas du logiciel, mais d’un mauvais paramétrage de logiciel. Nous allons donc voir dans cette partie comment veiller au bon paramétrage du logiciel.
Dans ce chapitre, nous aborderons les bonnes pratiques de contrôle à mettre en place. Elles permettent ainsi de limiter le risque d’erreur à son maximum.
Restez à jour concernant votre logiciel de paie
Tous les logiciels de paie sont différents, bien que la base reste identique. Il est donc impératif, pour une bonne prise en main du logiciel, de prendre connaissance des tutoriels ou aide en ligne permettant une prise en main rapide et sans erreur.
Le paramétrage du logiciel de paie peut sembler facile, car les éditeurs font en sorte de rendre le paramétrage plus ergonomique. N’oubliez pas que la paie est la traduction des textes de lois. Il est donc impératif que vous consultiez les tutoriels et aide en ligne même lorsque le paramétrage vous semble facile.
Cela doit se compléter par une formation sur le logiciel. La plupart des éditeurs de logiciels proposent une formation en présentiel.
La formation au logiciel, bien que payante, peut vous faire gagner un temps considérable sur la maîtrise du logiciel de paie. Et donc vous permettra d'éviter un certain nombre d’erreurs.
Si besoin, vous pourrez toujours entrer en contact avec le service client du logiciel de paie pour des paramètres ou questions spécifiques. En effet, tous les logiciels de paie sont dotés d’un service client téléphonique et/ou par mail, qui vous répondra sur des problématiques spécifiques que vous rencontrerez.
Contrôlez les mises à jour du logiciel
Les taux de cotisations évoluent à chaque début d'année civile. Il en est de même pour d’autres éléments comme le plafond de la Sécurité sociale, les tranches A et B, ou encore le Smic.
Les éditeurs des logiciels de paie font des mises à jour de leurs logiciels fréquemment. Ces mises à jour sont gérées de façon automatique par les éditeurs de logiciels SaaS. Aucune action particulière n’est donc requise. Cependant, ce n’est pas le cas pour la mise à jour des logiciels qui sont installés directement sur l’ordinateur. Dans ce cas, un fichier de mise à jour doit être intégré dans le logiciel.
Ces mises à jour peuvent intervenir après la production du premier bulletin de paie de l'année. C’est pour cette raison qu'il faut contrôler régulièrement les évolutions légales et conventionnelles.
Il est également primordial de contrôler le paramétrage du plan de paie. Ce contrôle permettra de s’assurer que les paramètres de base du plan de paie sont conformes et cohérents.
Voici la liste non exhaustive des éléments à contrôler sur le plan de paie, lors de la création ou de la prise du dossier, afin de s'assurer que les bulletins de paie seront corrects :
le plafond mensuel de la Sécurité sociale et tous les plafonds dérivés de la Sécurité sociale ;
le Smic ;
le minimum garanti ;
la valeur d'exonération du ticket restaurant ;
la valeur de l’avantage en nature nourriture ;
la valeur de l’avantage en nature logement ;
le calcul de la réduction généralisée des charges sociales ;
la retraite T1 des non-cadres ;
la retraite T2 des non-cadres ;
la retraite TA des cadres ;
la retraite TB des cadres ;
l’assurance chômage ;
la CSG-CRDS.
Nous aborderons plus en détail les points à contrôler, plus loin dans le cours.
Exercez une veille pour valider la mise à jour du logiciel
La veille est une étape indispensable pour la bonne prise en main du logiciel. Elle permet de maintenir à jour ses connaissances, mais également de détecter des anomalies provenant d’un mauvais paramétrage du logiciel.
La veille sociale permet d’anticiper les évolutions législatives, notamment en matière de droit du travail et de conventions collectives, afin d'être informé dès la mise en place d’un nouveau texte de loi.
Bien qu’une veille sociale soit réalisée par les éditeurs de paie, permettant une mise à jour du logiciel de paie, un oubli ou un retard de mise à jour peut intervenir. Il est donc impératif de se tenir informé afin de valider les évolutions.
Comment mettre en place une veille sociale ?
Il est nécessaire d’automatiser sa veille sociale à l’aide d’outils. On peut citer par exemple des outils gratuits comme Netvibes ou Feedly, qui recensent les RSS des sites les plus demandés.
Reste à savoir sur quels sites rechercher l’information en paie. Là encore, de nombreux sites existent. On privilégiera les sources fiables comme Légifrance, RF Paye, Éditions Tissot, LégiSocial, plutôt que les blogs. D’ailleurs, ces sites disposent de newsletters permettant de se tenir informé sur les évolutions.
À quelle fréquence faire sa veille sociale ?
La veille doit être réalisée de façon hebdomadaire ou quotidienne. Elle permettra de mettre à jour ses connaissances, mais surtout de contrôler le bon paramétrage du logiciel de paie.
En résumé
Pour bien prendre en main son logiciel de paie, il est nécessaire de prendre connaissance des tutoriels ou de l'aide en ligne.
Les taux de cotisations évoluent à chaque début d'année civile. Il est donc primordial de vérifier que votre logiciel est à jour.
Exercer une veille sociale permet de se tenir à jour et d’anticiper les changements législatifs, limitant ainsi les erreurs de paramétrage.
Dans le chapitre suivant, vous découvrirez comment contrôler le paramétrage du plan de paie.
