Une bonne analyse du besoin suivie d'une validation de votre plan de recrutement sera déterminante pour réussir ensuite votre sourcing, la sélection puis le choix final et l'intégration des nouveaux collaborateurs.
Trop de recrutements chutent dans la première année, avec un coût énorme pour les entreprises.
L'entreprise investit sur chaque recrutement :
financièrement pour recruter chaque nouveau salarié et le rémunérer ; parfois des coûts s'ajoutent, liés à la rupture du contrat de travail ;
en temps consacré à l'accueil, la formation, l'intégration du salarié.
Un coût caché sera l'investissement humain du manager et de l'équipe. Souvent le fonctionnement, la motivation et la performance du service se trouveront perturbés soit par un nouvel arrivant "perturbateur", soit par un départ qui s'est mal passé...
Soyez donc extrêmement investi dans cette phase de compréhension du contexte du recrutement, et d'immersion dans les situations de travail.
Vous pourrez alors travailler en partenaires sur le sourcing et la sélection des candidats !
Menez votre entretien grâce aux techniques de communication
Nous avons vu précédemment avec la méthode du QQQOCCP comment interroger le manager ou le dirigeant, et quels types d'informations ces questions vous permettent de collecter.
Au-delà de poser des questions, d'autres méthodes sont importantes à maîtriser afin de mener efficacement votre entretien avec le manager.
Dans ces entretiens en face à face, vous devrez maîtriser des techniques de communication simples mais qui feront votre réputation de "bon recruteur" :
Écouter : pratiquer l'écoute active, entendre les informations importantes. Cette posture suppose que vous sachiez pratiquer le SILENCE... pas aussi facile que l'on croit ! Le regard, le hochement de tête, de petit mots ("oui", "et ensuite ?") vont signaler à votre interlocuteur que vous êtes attentif, intéressé, à son écoute...
Tout au long de l'entretien, prenez des notes ! Elles prouvent votre attention et faciliteront ensuite votre travail.
Questionner : souvent en questions ouvertes (souvenez-vous de notre QQQOCCP), parfois en questions alternatives pour amener à choisir, en questions fermées pour obtenir un OUI, un NON, une position claire !
Reformuler : pour montrer que vous avez entendu, compris son besoin, pour compléter certains points, relancer le discours, valider les informations collectées... Vous réutiliserez souvent les mots de votre interlocuteur afin de rester en phase avec lui !
Traiter les points de désaccord : un art que celui de la diplomatie !
Il s'agit là de pointer "respectueusement" le désaccord, questionner de nouveau pour entendre les motivations de votre interlocuteur, faire un pas en avant et trouver où est le consensus.
Ou faire appel à un joker : le DRH, le N+1, une directive donnée par les dirigeants, une loi... bref, un cadre de référence commun et légitime.
Conclure et obtenir un accord : une étape essentielle afin de lancer votre plan d'action sur des bases saines, consensuelles, clairement définies. On peut parler ici d'un "accord gagnant-gagnant", c'est-à-dire respectueux de vos contraintes, méthodes, délais, mais aussi de ceux de votre interlocuteur et partenaire ! Vous récapitulerez donc vos échanges, pointerez les points clés, les étapes, les délais, les points d'accord, et chercherez à obtenir un beau "OUI" final : "C'est bien ça, on est d'accord, on y va !".
Préparez votre entretien
Convenir au préalable d'un rendez-vous qui vous convient à tous les deux : une date, un horaire et une durée suffisante pour traiter le sujet. Plus on aura besoin de vous, et plus le rendez-vous sera facile à obtenir.
Réserver un bureau ou une salle où vous ne serez pas dérangé toutes les deux minutes par quelqu'un qui entre, le téléphone... La concentration fait gagner du temps à tout le monde !
Soyez vigilant aussi à convier les bonnes personnes : les décisionnaires, les personnes ayant un rôle à jouer dans ce recrutement, afin d'éviter les allers-retours, les réunions multiples...
Et surtout préparez votre entretien ! 90 % du succès est dû à la préparation ; donc préparez vos questions, votre cadre souhaité pour agir, la présentation de votre méthode et de vos outils si nécessaire, vos références pour donner confiance au manager sur votre capacité à réussir cette recherche du candidat de ses rêves... Pensez aussi à vos propres contraintes et délais, ne prenez pas d'accord si vous savez que vous ne le tiendrez pas, faute de temps, de moyens... Il vaut mieux exposer clairement ce que vous pouvez faire, que promettre et décevoir !
Collectez les informations utiles
Vous êtes donc convié à une réunion avec un manager ou un dirigeant qui a besoin de vos services : il veut recruter !
Vivez l'aventure de cette entreprise !
Si vous faites partie de l'entreprise et que vous avez l'habitude de recruter pour cette structure, vous n'aurez pas besoin de valider les informations relatives à l'entreprise.
Par contre, si vous venez d'arriver, si vous êtes un recruteur "externe", si c'est votre 1er recrutement avec cette entreprise, vous devrez approfondir l'identité de l'entreprise :
son histoire : il est toujours intéressant de découvrir comment l'entreprise a été créée et comment elle s'est développée. Dans des startups, la personnalité et l'histoire des créateurs sera importante pour les candidats. Ils ont souvent envie de partager l'aventure des fondateurs, ça peut être une motivation clé dans leur décision de vous rejoindre ;
ses valeurs : de nombreuses entreprises n'ont jamais défini clairement leurs valeurs. En même temps, c'est "dans l'air du temps", ça fait partie du marketing RH développé par de nombreux grands groupes. Explorez l'existant, ce qui est affiché sur le site web ou dans les bureaux, mais recherchez surtout au quotidien, les valeurs qui sont pratiquées par les dirigeants, les managers, les équipes : la solidarité, le respect de la différence, la fierté d'appartenir à l'entreprise, chercher à se dépasser...
Certains candidats vous demanderont quelles sont les valeurs de l'entreprise, alors préparez votre réponse car "ça fait mauvais genre" de ne pas y avoir réfléchi !
La définition du Larousse :
Ce qui est posé comme vrai, beau, bien, d'un point de vue personnel ou selon les critères d'une société et qui est donné comme un idéal à atteindre, comme quelque chose à défendre.
Ce par quoi quelqu'un est digne d'estime sur le plan moral, intellectuel, professionnel...
Quelques exemples :
OpenClassrooms intègre ses valeurs dans sa page Carrière. On y retrouve plusieurs valeurs notées sous forme de phrases : WE DARE, WE CARE, WE PERSIST, WE TELL IT AS IT IS.
Ada Tech School a trois valeurs centrales : féminisme, empathie, singularité, qu’elle affiche dans l’onglet Mission de son site.
Sa stratégie de développement : "son rêve... qui je veux être dans 5 ans, 10 ans ! " mais aussi ses objectifs clés dans les 12 mois. Une entreprise, ça vit, ça rêve à travers l'esprit de ses dirigeants, notamment. C'est important de comprendre où cette entreprise veut aller, parce que tous les collaborateurs seront appelés à suivre le même chemin, et les futurs collaborateurs voudront savoir où vous les emmenez !
Parler avec les dirigeants, les managers, explorer le site de l'entreprise, les réseaux sociaux, tout est bon à analyser pour collecter ces informations. Vous chercherez à comprendre quel est l'ADN de cette entreprise, sa trajectoire, d'où elle vient, où elle est et où elle va : tous les aspects que vous allez pouvoir mettre en avant pour donner envie au candidat d'intégrer le navire !
Découvrez l'équipe, le manager, ses enjeux collectifs
Lors de votre entretien avec le manager, vous l'encouragerez à s'exprimer sur son univers :
son rôle, sa zone de responsabilités ;
ses objectifs opérationnels, ses projets en cours et ceux à venir ;
la structure de son équipe, les collaborateurs talentueux, le turn-over, les possibilités d'évolution ;
ce qu'il attend de ses collaborateurs, sa vision du management de ses équipes ;
comment l'équipe se prépare à accueillir un nouveau collègue, un facteur important de réussite de l'intégration.
Vous chercherez à comprendre quel type de manager il est, comment il fonctionne avec ses collaborateurs, afin de déterminer les qualités comportementales qu'il valorise et qu'il recherchera probablement chez les candidats que vous lui présenterez.
Vous découvrirez aussi les collaborateurs qui font partie de son équipe ; ceux qui sont évolutifs, ce qui pourrait modifier la stratégie de recrutement et le type de poste à pourvoir ! Parfois, une simple restructuration de l'équipe peut éviter d'ouvrir un poste supplémentaire...
Vous collecterez des informations quant au profil idéal de "collègue" pour s'intégrer à cette équipe. Bien s'entendre avec ses collègues et s'intégrer rapidement à l'équipe sera un facteur important de réussite du recrutement !
Comprenez l'emploi, le poste à pourvoir, les besoins du manager
Cette partie de l'entretien permettra de collecter des informations utiles pour définir plus tard le profil de poste et progressivement cerner les contraintes, notamment en termes de budget, délais, profil souhaité...
Une question importante à poser : quels sont les facteurs déclencheurs de ce recrutement ?
Une création de poste suite au développement de l'activité ou au lancement d'un nouveau produit, le démarrage d'un projet...
Le remplacement sur un poste existant suite à un départ à la retraite, une démission, un arrêt maladie prolongé, un licenciement effectif ou envisagé. Le contexte dans lequel l'ancien titulaire du poste est parti peut influencer la façon dont ses collègues accueilleront leur futur collègue... Mieux vaut savoir quelle est l'ambiance !
Quelles sont les missions que le manager souhaite confier au futur collaborateur et quels seront les livrables attendus ? Quelle sera la valeur ajoutée de ce nouveau collaborateur dans l'équipe ? À ce stade, on ne parle pas encore de profil du candidat, de diplôme, d'expérience, de compétences ; commencez par collecter les éléments qui nourriront la fiche de poste, et par vérifier les types d'objectifs qui seront fixés.
Vous explorerez ensuite les ressources affectées au recrutement :
budget pour le sourcing, moyens humains pour la sélection... ;
rémunération, statut cadre ou non, avantages en nature... ;
localisation géographique, rattachement hiérarchique... ;
équipement fourni au nouveau collaborateur : ordinateur, téléphone, voiture, bureau, équipe...
Questionnez enfin le manager sur son implication dans le processus de sélection. Il est souhaitable qu'il vous fasse confiance sur les premières étapes de sourcing et de présélection, mais il est important qu'ensuite il s'implique personnellement dans la sélection des finalistes !
Votre travail sera ensuite de compiler et classifier toutes ces informations afin de pouvoir rédiger votre plan de recrutement. Vous intégrerez votre cadre de fonctionnement : les outils que vous préconisez, les délais que vous pouvez respecter, les méthodes de sélection et les coûts éventuels. Si plusieurs recrutements sont souhaités, vous pourrez être amené à proposer un planning d'intégration.
Enfin, vous passerez à la rédaction des fiches de poste, afin de valider avec le manager votre bonne compréhension des postes à pourvoir. Le profil du candidat commencera à émerger, ce qui vous permettra de cibler des méthodes de sourcing appropriées.
Validez votre plan de recrutement
Si vous avez bien étudié le besoin, questionné, validé les informations, il y a de grandes chances pour que cette étape soit "juste une formalité" ! Vous serez déjà d'accord, il s'agira juste de présenter un compte-rendu de vos échanges, détailler le processus de recrutement... bref, la suite de vos aventures !
Vous exposerez donc le plan de recrutement au manager ou au dirigeant !
L'objectif ici est de valider la feuille de route, vérifier que rien n'a été oublié ou mal compris, et que l'on est d'accord pour lancer le processus de recrutement.
En résumé
Bien communiquer, c'est questionner mais aussi écouter, reformuler, traiter les désaccords et conclure pour obtenir le GO !
Organisez votre rencontre : un horaire précis, un lieu tranquille, les bonnes personnes, un déroulé d'entretien bien préparé.
Les informations utiles : vivez l'aventure de l'entreprise ; découvrez l'équipe, le manager, ses enjeux ; comprenez l'activité, le poste à pourvoir, les besoins et moyens.
Valider votre plan de recrutement sera une formalité si vous avez réussi la phase d'analyse !
Vous avez terminé la première partie de ce cours : félicitations ! Vous savez maintenant préparer et valider un plan de recrutement ! Suivez-moi dans la deuxième partie pour réaliser vos fiches de poste. Mais avant, testez vos connaissances grâce au quiz.
