La fiche de poste est utilisée en recrutement ainsi que dans de multiples dispositifs de la gestion des ressources humaines. Il est donc important de comprendre ces différentes applications avant de commencer à les rédiger, ceci afin de garantir leur efficacité et maîtriser les impacts pour l'entreprise.
Qu'est-ce qu'une fiche de poste ?
C'est avant tout un outil de gestion des ressources humaines qui va s'intégrer dans des dispositifs de développement des ressources de l'entreprise.
Elle va être conçue à partir de l'observation minutieuse et objective de situations de travail, dans une entreprise donnée, en tenant compte de l'environnement de travail, des outils et méthodes utilisés, des rattachements hiérarchiques, des missions confiées et des tâches à réaliser.
C'est une "photographie" du poste de travail à l'instant présent, elle n'intègrera donc que des éléments existants et non des approches "prospectives". Pour rester efficace et correspondre à la réalité du travail effectué, elle devra être actualisée périodiquement, notamment en cas de réorganisation, changement d'outils, de locaux...
Elle sera rattachée à un métier ou une fonction, et pourra concerner plusieurs salariés de la même entreprise. Elle devra donc être rédigée en fonction du poste de travail et non en fonction des personnes occupant le poste !
C’est un document RH qui, selon les dispositifs utilisés, sera diffusé et communiqué au salarié, au manager, aux équipes RH, aux instances du personnel, au médecin du travail, aux cabinets de recrutement… Vous devrez donc être vigilant, objectif et professionnel dans la rédaction du contenu de ces fiches.
Les utilisations de la fiche de poste en développement RH
La fiche de poste va permettre de formaliser les rôles et les responsabilités de chacun dans une entreprise. Le collaborateur aura une vision claire de ce qui est attendu de lui, des responsabilités qui lui sont confiées, des moyens mis à sa disposition, de son positionnement dans l'équipe et dans l'entreprise.
Le manager pourra mieux appréhender l'organisation du travail au sein de son équipe, et accompagner ses collaborateurs dans leur développement.
Quant aux dirigeants ou aux équipes RH, le répertoire des fiches de postes leur permettra d'avoir une vision globale de l'organisation du travail dans l'entreprise, des effectifs en place par métier, et des leviers de développement RH à leur disposition.
Très concrètes et liées à la réalité des postes de travail, lorsqu’elles sont bien rédigées et mises à jour régulièrement, elles permettent d'agir sur la qualité de vie au travail à travers tous les principaux dispositifs de développement RH.
Comprenez et améliorez l’organisation du travail et l'efficacité des équipes
En ayant une bonne connaissance des rôles et des contributions de chacun, il est plus aisé d'effectuer des diagnostics d'amélioration des conditions de travail : comprendre où sont les effectifs, où sont situées les forces vives, pourquoi un secteur est en difficulté, quels types de compétences manquent ou sont surreprésentés, comment une démission ou un nouveau projet va affecter l'équilibre des forces en place.
Dans tout projet de réorganisation ou de déploiement de la stratégie d'entreprise, les fiches de poste vont trouver leur utilité pour comprendre et diagnostiquer des situations de travail réelles et observables. Elles seront un outil de base pour accompagner le changement !
Identifiez les compétences nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise
La fiche de poste va décrire les missions confiées et les tâches réalisées sur un poste de travail. Bien évidemment, la question qui se pose ensuite est :
On entre alors dans le vaste domaine de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).
Les métiers changent en permanence, les outils et méthodes de travail évoluent vite, les compétences doivent s'adapter à ces évolutions, il en va de la survie de l'entreprise !
Les fiches de poste vont constituer un état des lieux précieux de l'existant, du "capital de compétences" dont dispose l'entreprise pour fonctionner aujourd'hui. La GPEC va travailler en prospective à partir de cet existant et prévoir les métiers de demain, les compétences à faire évoluer ou à acquérir à travers des recrutements et des formations.
Nourrissez la politique et les plans de formation
La formation est là pour maintenir et développer les compétences de l'entreprise !
Le diagnostic effectué précédemment permettra de décider des axes à prioriser en formation, de déterminer les besoins des équipes, définir quels seront les stages à mettre en place, fixer les objectifs sur une ou plusieurs années et les priorités d'investissement du budget alloué.
Les fiches de poste permettront aussi d'évaluer l'efficacité de la formation, puisque toute évolution des compétences est susceptible d'amener une modification des tâches et des missions confiées ! Des mises à jour des fiches de poste seront donc nécessaires.
Évaluez la performance du salarié
L'utilisation des fiches de poste lors de l'entretien d'évaluation permet de clarifier les responsabilités du salarié, les missions confiées, les "livrables" attendus par l'entreprise, et par conséquent permet au manager de fixer des objectifs adaptés au poste.
Les critères d'évaluation seront plus clairs et factuels. Le bilan de l'activité permettra d'identifier les seuils de réussite, les éventuelles difficultés rencontrées, et de définir des axes de développement.
Favorisez les diagnostics de mobilité et la gestion des carrières
Dans la même logique, un inventaire précis des compétences validées pour un salarié permet d'envisager sa mobilité au sein de l'entreprise vers un poste faisant appel aux mêmes types de compétences. En complément et assez fréquemment, un parcours de formation sera mis en place afin de compléter et adapter ses compétences au nouveau poste.
La gestion des carrières s'appuie souvent sur des outils tels que la fiche de poste, en lien avec les entretiens d'évaluation de l'atteinte des objectifs. Dans ce cas, elle permet de valoriser objectivement le parcours professionnel d'un salarié, de faciliter l'identification de postes susceptibles de lui convenir et des parcours de formation lui permettant d'intégrer le nouveau poste, afin que le salarié puisse évoluer dans de bonnes conditions de réussite.
Améliorez la prévention des risques d’accidents au travail
Dans certains types d'entreprises (industrie, BTP, sécurité...), la fiche de poste est un outil opérationnel et particulièrement efficace permettant d’informer les salariés sur les risques "santé et sécurité" liés à leurs activités, les certifications imposées dans le poste, les moyens de prévention à mettre en place.
Les risques potentiels seront formalisés ; les conditions requises pour être autorisé à occuper le poste seront précisées ; les règles de sécurité à respecter seront détaillées. Ces fiches de poste peuvent être soumises à des règles légales, leur mise à jour imposée à dates régulières ; la date de mise à jour et les noms et signatures des personnes ayant rédigé la fiche seront requis.
Elles seront transmises au salarié et à son manager ainsi qu'à des partenaires tels que la médecine du travail, les représentants du personnel, les organismes de contrôle de la bonne application des normes de sécurité au sein de l’entreprise...
Et enfin....
Recrutez des profils adaptés aux besoins de l’entreprise
En recrutement, la fiche de poste va vous aider à rédiger le profil de poste ! Vous cernerez rapidement les missions confiées, les compétences que le candidat devra prouver, le rôle et les responsabilités confiés ainsi que des informations opérationnelles telles que les outils à utiliser, les diplômes ou certifications requis, la mobilité géographique, l'environnement de travail... Vous aurez une meilleure vision du profil des candidats et définirez plus facilement votre processus de sourcing.
En entretien, vous pourrez l'utiliser pour nourrir votre présentation du poste au candidat.
Les informations contenues dans la fiche de poste constitueront des critères objectifs d'évaluation du profil des candidats.
Par ailleurs, lors de l'embauche, la fiche de poste est souvent annexée au contrat de travail.
Lors de la période d'intégration, elle constituera un repère commun et précis pour le manager et le nouveau collaborateur. Cela facilitera l'adaptation du salarié à son poste de travail et l'accompagnement du manager quant aux objectifs à atteindre et aux compétences à transmettre.
En résumé
Une fiche de poste est conçue à partir de l'observation minutieuse et objective de situations de travail.
C'est un outil de gestion des ressources humaines qui s'intègre aux dispositifs suivants :
l'organisation du travail ;
la gestion des compétences ;
la formation ;
l'évaluation de la performance ;
la gestion des carrières ;
la prévention des risques d'accident du travail ;
le recrutement !
Vous savez désormais pourquoi et comment utiliser une fiche de poste ! Dans le chapitre suivant, vous découvrirez quelles informations collecter pour la renseigner.
