Résumé de toutes les étapes précédentes, le plan de prévention reprend l'ensemble des risques de niveau significatif (à corriger ou à surveiller). Tous les risques de votre projet pour lesquels vous prévoyez des parades y auront leur place.
Le plan de prévention intègre aussi des informations sur les mesures à prendre au cas où le risque identifié se concrétise. Pour cette raison aussi, il constituera le support principal de votre suivi des risques.
Construisez votre plan de prévention sous la forme d’un tableau de synthèse
Le plan de prévention étant une synthèse, on privilégiera un format synthétique : eh oui ! encore un tableau ! 😉
Le plan de prévention rassemble tous les éléments de votre analyse. Vous y retrouverez :
le risque identifié ;
la probabilité (P), la gravité (G) et la criticité (C).
Et on y ajoutera :
un responsable du suivi du risque ;
les actions prévues en prévention (pour éviter que le risque ne devienne problème) ;
les actions en réparation (si le risque devient problème).
Remplissez votre tableau
Risques, et leur criticité, probabilité et gravité correspondant
On y reporte l’ensemble des risques identifiés suite à notre analyse. Les valeurs de criticité de chaque risque y sont également présentées, sans oublier la probabilité et la gravité . Ce n’est pas artificiel : l’indication de ces deux valeurs permet de mieux comprendre la nature du risque.
Actions de prévention
La colonne « prévention » regroupe toutes les actions envisagées pour réduire la criticité du risque. À ce stade, vous les avez normalement déjà formalisées. L’objectif sera de les présenter de manière concise mais explicite dans ce tableau.
Dans mes projets, je matérialise les actions de prévention appliquées directement dans le plan de prévention. Cela m’est utile, notamment, pour alimenter les post-mortem de fin de projet.
Complétez-le par un responsable et des actions en réparation
Responsable
Le responsable est chargé de surveiller le risque et son évolution en cours de projet. Il devra aussi s’assurer que les parades envisagées soient appliquées (dans la mesure du possible), et assumera la responsabilité de l’application des actions correctives prévues en réparation, si le problème associé au risque apparaît.
Ce n’est pas nécessairement lui qui devra effectuer concrètement les actions, mais il porte la responsabilité qu’elles soient bien effectuées.
Actions en réparation
Le plan de prévention sera aussi une aide précieuse pour vous faire gagner du temps quand les problèmes surgiront.
Quand un problème apparaît en cours de projet, le temps passé (perdu ?) à envisager les solutions est du temps qu’on ne consacre plus à l’avancement du projet. Pour limiter cela, on prévoit dans le plan de prévention des actions en réparation.
Ces actions anticipées doivent être prêtes à être menées. C’est un peu comme les exercices incendie que vous avez pu vivre à l’école ou au bureau : quand l’incident survient, tout le monde sait exactement ce qu’il a à faire.
Cumulez la prévention et les actions en réparation
La situation idéale est de prévoir des actions en prévention mais également des actions en réparation. Mais ce n’est pas toujours possible…
Certains risques ne vous laissent aucune possibilité d’agir en réparation. Vous devrez vous contenter de tenir compte des conséquences du problème qui apparaîtra. De la même façon, vous pourrez identifier certains risques pour lesquels aucune action de prévention ne semble possible… C’est assez rare, mais possible.
Utilisez le plan de prévention pour piloter les risques de votre projet
Votre plan de prévention, c’est le tableau de bord de votre pilotage des risques projet. C’est sur la base de tous les éléments qu’il rassemble, de l’historisation éventuelle des actions, que vous pourrez effectuer votre suivi des risques.
C’est aussi un élément de reporting efficace. Le plan de prévention peut être présenté lors des comités de pilotage par exemple, pour présenter vos actions de gestion des risques et justifier d’éventuels additifs budgétaires.
Avec cette vue d’ensemble des risques projet, des parades et des actions en réparation envisagées, il vous sera plus facile d’identifier les phases critiques de chaque risque.
Il s’agit des phases projet pendant lesquelles un risque aura plus de chance de se concrétiser. Vous pourrez donc faire preuve d’une vigilance accrue à ces moments-là, et mobiliser les métiers impactés dans votre équipe.
Dernier point mais pas le moindre : tout comme les autres livrables de votre projet, votre plan de prévention devra être mis à jour régulièrement en cours de projet. Rappelez-vous que la criticité d’un risque peut évoluer (à la hausse comme à la baisse) en fonction des événements qui surviennent, de l’avancement du projet, de l’arrivée ou du départ d’acteurs… De nouveaux risques peuvent apparaître ; d’autres, déjà identifiés, disparaître. Votre plan de prévention doit refléter cette évolution.
Exactement comme le planning, le réaliser en début de projet et ne plus y toucher par la suite… ne sera que du temps perdu.
En bref
Le plan de prévention est la synthèse de votre analyse des risques ;
il présente un résumé exploitable des actions prévues pour prévenir les risques identifiés ;
il prévoit aussi des actions en réparation pour savoir comment réagir face à un problème avéré ;
le responsable suit le risque, s’assure que les actions de prévention seront réalisées et déclenchera éventuellement les actions en réparation ;
le plan de prévention est un outil de reporting et de pilotage du risque, qui aide aussi à identifier les phases critiques du projet ;
il doit être mis à jour régulièrement en cours de projet.
Maintenant, vous savez tout de la gestion des risques pour un projet digital. Votre ultime défi : présenter efficacement tout ce travail. Ce sera notre grand final pour ce cours. Je vous attends tout de suite pour le dernier chapitre !
