Analysez les risques de votre projet

Communiquez sur les risques pendant le déroulement du projet

En conduisant une analyse des risques associés à votre projet, vous cherchez à en sécuriser le déroulement. C’est une démarche vertueuse que vous devrez partager en plusieurs occasions :

• en phase de définition du projet, lorsque vous devrez convaincre de la faisabilité du projet, que ce soit devant votre responsable ou un futur client ;

• au moment du lancement du projet, pour présenter les risques majeurs à l’ensemble de l’équipe ;

• pendant le déroulement du projet, pour surveiller l’évolution de la criticité des risques identifiés, tenir compte de risques nouveaux ou tout simplement alimenter votre reporting pendant les comités de pilotage ;

• à la fin du projet, lorsque vous animerez votre séance post-mortem pour détecter les informations utiles au retour d’expérience et à la capitalisation.

Dans toutes ces occasions, il vous faudra partager avec d’autres acteurs vos problématiques de gestion des risques.

Nous avons vu dans ce cours beaucoup d’outils, de tableaux, de schémas… Vous n’aurez probablement pas le temps de détailler chacun de ces éléments dans les occasions que je viens de lister.

Partagez les risques de façon visuelle avec un diagramme radar

Votre plan de prévention est un support complet, mais parfois un peu trop pour assurer une communication efficace. Il va falloir faire plus simple, plus rapide, plus visuel.

Voici un exemple du résultat d’une analyse des risques que j’avais réalisée dans le cadre d’une réponse à consultation. Les risques spécifiques suivants étaient ressortis :

Mon objectif ici était de présenter des points de vigilance lors de la soutenance devant le client, et de proposer des parades ad-hoc. Le message que je voulais faire passer ici était en substance :

• « Votre périmètre projet n’est pas assez bien défini et les interactions utilisateurs le feront de toute façon évoluer : définir un périmètre minimal initial et collecter les évolutions pertinentes pour alimenter la roadmap de développement ;

• le concept et le fonctionnement de l’application sont intimement liés à des contributions nombreuses de la part des futurs utilisateurs ; or, aucun dispositif d’animation de communauté n’est prévu : il faut l’inclure dans le périmètre projet. »

J'ai également profité de cette présentation pour présenter mon évaluation des risques sur les axes constituant les enjeux majeurs du projet. Démontrer qu’un de ces enjeux présente un niveau de risque faible ou devra être sujet à vigilance en cours de projet est très rassurant pour le commanditaire, et démontre votre professionnalisme.

Je précise au passage que ce radar était consacré aux spécificités du projet. Un autre radar faisait le point sur les risques génériques.

Les radars que vous réaliserez ici auront toute leur place dans votre bilan projet : c’est un état des lieux des risques identifiés qui prend peu de place, et qui vous sera utile pour vous rappeler en un coup d’œil les risques que vous avez dû anticiper pour un type de projet donné.

Construisez le radar à partir de votre matrice de criticité

Le radar présente l’avantage de présenter rapidement le « profil de risque » du projet. Si vous relevez peu de risques spécifiques (voire aucun), vous vous contenterez de réaliser un seul diagramme incluant les risques génériques projet et les risques spécifiques éventuels liés à ce projet en particulier.

Au contraire, si vous avez besoin d’analyser plus de quatre ou cinq critères de risque spécifiques, vous présenterez un diagramme pour les risques génériques (il est aussi important de communiquer sur des niveaux de risque bas, pour démontrer que vous avez analysé tous les aspects génériques du projet), et un autre pour les risques spécifiques.

Vous l’avez compris, le radar est un support de communication. Mais si je reporte strictement mes niveaux de criticité possibles sur mon diagramme radar, voici ce que j’obtiens :

Parce que la criticité est un facteur, les valeurs possibles ne sont pas linéaires. Dans cette représentation, les risques avec une criticité inférieure à 10 sont artificiellement minorés.

Je vais donc utiliser un artifice pour représenter mes risques et leur criticité.

Je délaisse la multiplication au profit d’une moyenne entre gravité et probabilité. Ce n’est pas un vrai calcul de criticité, mais pour ma représentation, j’obtiens un résultat bien plus compréhensible :

Dans cette représentation, ce sont pour les risques à partir de 3,5 que je devrai prendre des actions correctives en tout début de projet.

Utilisez PowerPoint ou GoogleSlides avec GoogleSheets pour créer votre radar rapidement

Powerpoint

Vous pouvez réaliser facilement des diagrammes radars directement dans PowerPoint (Insertion > Graphique > Radar).

GoogleSlides

C’est un tout petit peu plus compliqué dans Google Slides, puisque vous devrez intégrer votre radar depuis Sheets (Insertion > Graphique > Depuis Sheets, puis sélectionnez le fichier où vous avez réalisé votre diagramme radar).

Présentez les parades mises en œuvre pour réduire les risques majeurs

Vous avez fait le point sur la situation avec le radar, il faut maintenant matérialiser le plan d’action.

Vous reprendrez simplement le risque identifié, en indiquerez une représentation de la criticité (cette valeur étant arbitraire, j’ai pour habitude de la compléter avec une description du type « risque élevé / faible / critique /… ») et, surtout, préciserez les actions envisagées (ou déjà réalisées, selon le contexte) pour réduire la criticité du risque.

Notez que j’ai ajouté une colonne « Moyenne » pour obtenir un graphique plus explicite, ainsi qu’une colonne « Titres » correspondant aux légendes de mon radar, plus faciles à lire que les risques explicites de mon plan de prévention.

Rédigez une synthèse pour accompagner votre radar

Dans l’exemple détaillé depuis le début de ce cours, vous voyez que l’essentiel des risques identifiés est lié aux critères génériques d’analyse. Seuls 3 risques sont liés aux spécificités du projet. 18 risques, ce sera assez indigeste sur un seul radar, donc il faudra veiller à rédiger une synthèse des informations qui y apparaissent également... Ce sera justement l’objet de l’activité à la fin de cette dernière partie du cours ! ✍️

Mais avant d'avoir la synthèse, pour simplifier la lecture du radar dans l'immédiat, on aurait également pu regrouper les risques génériques selon les 7 dimensions présentées dans le spectre “7D”, et y ajouter les 3 risques spécifiques. On obtiendrait in fine un radar avec 10 branches, beaucoup plus facile à présenter.

En bref

• Si le plan de prévention est un outil complet et utile au suivi des risques, un mode de représentation graphique sera plus efficace pour communiquer sur les risques ;

• le diagramme radar permet de présenter un « profil de risque » pour chaque projet ; 

• utilisez des moyennes entre probabilité et gravité pour représenter la criticité, pour une meilleure perception des risques ;

• votre document de présentation mettra en évidence les parades envisagées pour les principaux risques.
   

Mot de la fin

Vous êtes maintenant expert en gestion des risques, de l’identification des risques en début de projet jusqu’à la présentation de votre plan d’action pour sécuriser au mieux vos projets.

Assurez-vous de bien savoir manipuler ces notions, utiliser le plan de prévention ainsi que le diagramme radar que nous venons d’aborder.

Pour cela, je vous ai concocté une dernière activité.

Je vous souhaite le meilleur dans la suite de votre parcours, et une très belle réussite avec OpenClassrooms !

Aucune raison que ce ne soit pas le cas : après tout, vous savez maîtriser les risques, maintenant ! 😉
À bientôt !