Désolé, mais il n’y a pas à se poser de question shakespearienne ici, il vous faut une liste de to-do (de “choses à faire”, en français) découpée par tâche. Les avis sont unanimes : cela fait partie des bonnes pratiques à adopter pour accélérer votre productivité.
La meilleure astuce que quelqu'un m’ait donné pour gagner du temps est d’établir la veille la liste des priorités pour le lendemain et par ordre d'importance à traiter. – Duc, chef de projet Déploiement informatique.
Un collègue m'a dit que pour m'attaquer aux gros projets ou problèmes, il suffit de faire la première petite action sur le sujet. Ça m'a un peu débloquée, car j'avais du mal à me lancer. J’ai compris ensuite que pour avancer, il faut décomposer les grosses tâches, et ne mettre que des petits morceaux dans sa to-do (pour qu'on puisse les cocher !) J’ai aussi banni le papier/post-it pour ma to-do et je n’ai plus qu’un seul endroit où j'ai ma to-do. – Charlène, manager d'équipe.
La meilleure astuce que quelqu'un de mon entourage m’a donné pour gagner du temps était de maintenir une to-do list. On m’a conseillé de noter les choses pour ne pas les oublier, les avoir dans un ordre et s'y attaquer dès que possible. De plus, rayer une tâche accomplie de sa "to-do" donne un sentiment de micro-accomplissement à chaque fois. 💪J'ai aussi appris à prioriser, c'est-à-dire apprendre à identifier ce qui apporte un maximum de valeur par rapport à l'effort à fournir. - Nicolas, engineering manager.
Pour ce faire, nous pouvons utiliser un carnet ou des post-it, mais tout noter sur du papier présente des inconvénients majeurs :
le risque est grand de les égarer ;
leur mise à jour peut s'avérer fastidieuse.
Numérisez votre outil
Pour ces raisons, si vous voulez gagner du temps, vous devrez passer à une solution logicielle pour gérer votre to-do. Il n’existe pas encore d’application parfaite, mais je vais vous présenter certaines d’entre elles pour vous familiariser avec cette bonne pratique de la gestion du temps.
Ce que nous pouvons attendre d’un logiciel ou d’une application de type “gestionnaire de tâches” serait de pouvoir :
lister rapidement nos tâches ;
checker rapidement ce qui a été fait ;
définir une échéance à une tâche ;
créer des tags ou des catégories ;
attribuer des couleurs à chaque tâche, histoire de repérer rapidement ce qui est urgent, par exemple, mais aussi de distinguer le pro du perso ;
identifier et attribuer une tâche à un collègue ou à un ami.
Leur version de base est gratuite. Voici une démonstration d'utilisation de Trello. Dans cette vidéo, nous verrons comment bien débuter avec Trello en créant et en personnalisant des tâches en fonction de nos besoins :
Maintenant que nous sommes équipés, passons aux bonnes pratiques pour dresser la liste.
Évitez certains pièges des to-do
1. Précisez les tâches
Première erreur à éviter lorsque l’on liste ses tâches, ne soyez pas trop généraliste :
❌ Faire les courses
✅ Racheter carottes, citron...
Mieux, si votre logiciel le permet, créez un projet Courses et insérez chaque produit comme une sous-tâche du projet Courses.
2. Donnez vie à vos actions
Utiliser des verbes d’action, c’est déjà super, mais nous pourrions aller plus loin en indiquant directement l’objectif de notre tâche.
❌Réparer la lumière
✅La lumière REMARCHE !
C’est bien plus positif et cela donne un peu plus d’entrain. Si votre gestionnaire de tâches le permet, c’est le moment d’inscrire une sous-tâche ou une check-list à l'intérieur de “La lumière remarche” pour indiquer ce dont vous avez besoin pour exécuter cette tâche principale.
✅La lumière remarche :
applique ;
ampoule ;
interrupteur.
✅La lumière remarche (date limite : demain 11 h 30) :
applique en verre (voir photo ci-jointe) ;
ampoule (40 w à LED lumière du jour) :
interrupteur (référence : 1224-362).
Avant de passer à la suite de ce cours, prenez 5 à 10 minutes avec votre to-do list en main et notez tout ce que vous avez à faire, sans prendre soin de mettre des catégories pour le moment. C’est ce que l’on appelle une to-do list générale, un fourre-tout.
Levez-vous et baladez-vous autour de votre environnement direct. Regardez et notez ce que vous avez à faire pour le boulot, mais aussi réparer ce pied de table ou ce tiroir/traiter le courrier qui s’accumule/arroser la plante/cirer ce meuble… peu importe ; notez entre 30 et 50 tâches sur votre gestionnaire de tâches.
3. Donnez une priorité à vos actions
La matrice d'Eisenhower va nous aider à prioriser chacune de nos tâches et à décider celles que vous pouvez déléguer.
Pour placer vos tâches dans la matrice, il faut vous poser deux questions et y répondre de manière très factuelle :
Cette tâche est elle urgente ? (est-ce que ça peut attendre 2 ou 3 jours ?)
oui
non
Cette tâche est elle importante ? (est-ce que c’est grave si ce n’est pas fait ?)
oui
non
Après s’être posé ces deux questions pour chaque tâche, nous allons pouvoir mettre les tâches dans les cases qui leur correspondent et même déléguer certaines d’entre elles.
Si vous répondez deux fois "oui"
Si vous répondez 2 fois "oui", c’est à faire par vous, évitez de déléguer une tâche importante et urgente.
Si vous répondez 2 fois "non"
3 options s'ouvrent à vous :
soit vous supprimez la tâche purement et simplement ;
soit vous appliquez la règle des 2 minutes ;
soit vous la laissez pour vous en occuper lorsque vous aurez moins d’urgences et de tâches importantes.
Si votre tâche est urgente mais pas importante
Si vous avez la possibilité de la déléguer, c’est cette tâche que vous allez traiter en priorité. Pourquoi ? Car c’est une tâche passive. Briefez votre équipier sur cette tâche et occupez-vous ensuite des tâches urgentes et importantes. Du coup, pendant que vous réalisez vos tâches, votre collègue réalise la sienne en simultané.
À défaut de pouvoir déléguer, vous ferez cette tâche immédiatement après celles qui sont importantes et urgentes.
Si votre tâche est importante mais pas urgente
Requalifiez, négociez ou planifiez son échéance. Profitez-en pour créer une alerte une semaine avant et 2 jours avant, pour avoir le temps de l’intégrer à nouveau dans votre to-do et d’être certain de ne pas laisser cette tâche passer à la trappe.
"Pour gagner du temps, j’applique la méthode Getting Things Done (GTD), et Kanban pour la gestion des tâches, et j’organise toujours mes tâches pour me laisser déborder au minimum. Cela demande de penser long terme et de ne pas réagir à toutes les urgences. Ensuite, j’ai appris ce que je fais une priorisation aggressive en utilisant la Matrice Eisenhower". Luc, Responsable de formation.
Voici un récap en images de la Matrice d'Einsenhower, un très bon outil d'aide à la décision donc !
À présent, il est bon de ne plus tergiverser pendant des heures pour faire des choix. Au début ce ne sera pas évident, vous serez peut-être tenté de répondre ni oui ni non mais soyez certain que ce sera très efficace pour vous aider à gérer au mieux votre temps.
Muhammad Ali Jinnah disait “il n’y a pas de mauvaise décision, je prend une décision et je la rend bonne”.
À présent, il vous sera plus facile d’identifier la ou les tâches à réaliser et leur degré d’urgence.
Quand vous serez en avance grâce à ces méthodes, vous pourrez vous demander ce que vous ferez de tout ce temps gagné…
4. Tenez à jour votre to-do
Maintenant que nous savons comment créer et prioriser nos tâches, la pire chose qui puisse nous arriver c’est de laisser notre liste en l’état sans la mettre à jour.
Premièrement, dans votre liste de ToDo, prêtez attention à certaines tâches, même mineures, qui doivent impérativement être réalisées pour pouvoir achever une autre tâche. Comme dans l’exemple de “La lumière remarche !” déplacez les sous-tâches à l'intérieur d’une tâche ou à défaut planifiez les avant.
❌ Version 1 : ce qu’il serait impossible de faire 😢
Imprimer le rapport annuel
acheter des feuilles
changer les cartouches d’encre
✅ Version 2 : ce que vous pouvez faire mais c’est pas encore optimal 🤔
changer les cartouches d’encre
acheter des feuilles
Imprimer le rapport annuel
✅ Version 3 : ce que vous devez prendre l'habitude faire 👏 🥰 🤓
L’imprimante remarche ce soir avant 17h
(déléguer) vérifie Stock cartouches
(déléguer) change les cartouches d’encre
va acheter des feuilles
Imprimer le rapport annuel à 17h
Tenez à jour votre ToDo avec votre Smartphone
Une grande majorité des outils que nous découvrons ici est présente en version smartphone comme Asana,Google Task ou encore Trello.
N’oubliez pas d‘autoriser les notifications de ces applications.
Utilisez la dictée vocale et assistant
Il faut un peu de temps pour s'habituer à parler à son ordinateur mais la dictée vocale peut être très pratique pour gagner du temps, comme pour faire la synthèse d’un rapport, écrire un message ou un article.
Avec les assistants (Ok Google ou Siri) vous pouvez aussi lancer une application ou une action, répondre à un message, lancer un minuteur pour Pomodoro, ajouter une tâche à votre ToDo ou créer un rappel.
Challengez-vous pour réaliser des tâches en moins de temps
Vous serez surpris de voir comment le fait de se challenger à mettre moins de temps que prévu pour faire une tâche vous rend créatif.
La Loi de Parkinson nous apprend que plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche va grandir et s'étaler dans le temps pour finir par y occuper tout l’espace. En langage plus familier, plus on a de temps pour faire quelque chose, plus on va traîner la patte pour le faire.
En bref
La matrice d'Eisenhower va vous aider à prioriser chacune de vos tâches et à décider celles que vous pouvez déléguer ;
une tâche qui exige beaucoup de temps n’est pas nécessairement importante ;
une to-do doit être régulièrement mise à jour pour conserver toute son efficacité.
Maintenant que vous avez votre to-do, voyons dans le prochain chapitre ce qui se passe quand un gros travail fait monter le stress, et comment le gérer.
