Prendre une décision en état de stress ou de surmenage est, en soit, une mauvaise décision.
Dans ce chapitre, nous allons apprendre à nous accorder du temps pour prendre une bonne décision.
Lorsque vous rencontrez une difficulté et que vous sentez monter le stress, ou bien face à une grande quantité de travail, il vous faut prendre le temps de bien identifier le problème en appliquant un peu de logique cartésienne, pour définir un plan d'action avant de vous noyer dans le travail. Prenez le temps d'appliquer les différentes règles vues lors des précédents chapitres et si une tâche semble trop importante, veillez à la découper en sous-tâches plus petites. L'objectif ici sera de mieux gérer votre stress en prenant le temps d’évaluer vos progrès, et de mesurer l’impact des méthodes citées plus haut qui vous aideront, entre autres, à relativiser l’ampleur de vos futurs travaux.
Quel que soit votre objectif, pour l’atteindre, Confucius nous dit que :
“Ce n’est pas l’objectif qui est trop haut, mais c’est le nombre de marches qui est insuffisant”.
Ce que nous pouvons retenir ici, c’est d’ajouter des étapes à nos objectifs. Si vous souhaitez produire autant de travail que d’habitude en 2 fois moins de temps, c’est plausible ; mais si vous planifiez de réussir ce challenge d’ici la semaine prochaine, vous risquez d’être déçu.
Décidez à quoi accorder du temps avec la loi de Pareto
Saisissez le sens de la loi de Pareto
Voici une méthode qui vous aidera à faire des choix : je vous présente la loi de Pareto, aussi appelée loi des 20/80, car 20 % de nos actions produisent 80 % de nos résultats.
Cette loi de Pareto s'applique à de nombreux sujets :
pour la construction d’une maison, le gros œuvre (soit 80 % du projet) sera réalisé en 20 % du temps total ;
les finitions de cette maison (20 % du projet) prendront 80 % du temps total ;
pour la réalisation d’un site web, c’est pareil qu’une maison : 20/80 ;
20 % des clients apportent 80 % du chiffre d’affaires ;
20 % des campagnes de pub génèrent 80 % du trafic ;
20 % des habits de votre armoire sont utilisés 80 % du temps ;
et 80 % de vos résultats ont été produit avec 20 % d'efforts.
Donc, vous me dites que 80 % de ce que je fais ne contribue qu'à 20 % de ce que je produis ? Je passe l'essentiel de mon temps à produire peu ?
Oui, parfaitement. En regardant cela avec l’œil d’un optimiste, on se dit “quelle formidable réserve de temps !” C’est vrai, mais n’allez pas vous imaginer que vous pourrez totalement éradiquer ces 80 % ; mais les rendre plus efficaces, oui !
Le plus difficile est d’identifier ce qui est très efficace et ce qui l’est moins. En d'autres mots, quand sommes-nous efficaces et quand sommes-nous en train de perdre du temps ?
À quel moment produisons-nous les 80 % et les 20 % autres ?
Croyez-moi, c’est un exercice vraiment peu évident. C’est à la fois logique et frustrant : quand on aime faire quelque chose, on y met de l’engagement, comme dans la réalisation d’une recette de gâteau ; mais ce n'est pas toujours efficace.
Si vous regardez les émissions Top Chef ou Le Meilleur Pâtissier, vous comprendrez ce que je veux dire lorsque je parle “d’engagement”. Si vous êtes plutôt à toujours soigner les détails pour que tout soit parfait, que vous aimez les choses bien fignolées, repensez à la construction de la maison dans la liste d’exemples et dites-moi ce qui fut le gros œuvre de votre travail, les fameux 20 %, et distinguez les finitions et les détails qui vous ont pris les 80 % restants.
C’est bien beau, mais j’aime faire un travail extrêmement soigné ! Je ne peux pas travailler moins sur une partie ; comment faire ?
100 % de notre travail n’a pas nécessité à être un chef-d’œuvre : l’administratif, la comptabilité, par exemple, nécessitent un travail clair et précis certes, mais pas une mise en page dorée à l’or fin.
Identifiez vos 20 % et 80 %
Faisons un jeu pour identifier vos 20 % et vos 80 %. Notez à droite d’une feuille ce qui dans votre travail vous demande beaucoup de temps, des finitions et des détails interminables. De l’autre côté, de la même manière, dans la colonne de gauche inscrivez ce que vous réalisez avec de l’engagement en essayant de faire vite et bien, mais vite, très vite.
20/80 (efficacité et gain de temps) Les 20 % de mes actions qui produisent 80 % du résultat | 80/20 (accessoire et moins efficace) Les 80 % de mes actions qui ne produisent que 20 % du résultat |
Exemple : rédiger un article ...
| Exemple : le faire valider, le mettre en forme, le corriger, le mettre en ligne... ...
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À chacun de distinguer dans son travail ce qui est important de ce qui est accessoire. Pour vous y aider, vous pouvez demander à des amis ou des collègues de confiance : “selon toi, dans quel domaine suis-je rapide et efficace ?”.
Vous pourrez ainsi en déduire vos axes d’amélioration pour les 80 % qui ne produisent que 20 %, ceux que l’on appelle les voleurs de temps.
Réduisez le temps que vous passez sur les 80 % – les voleurs de temps
Il y a deux grandes familles de voleurs de temps :
passifs : les transports, les files d’attentes, validations...
actifs : les notifications permanentes, les réseaux sociaux, les mails, le téléphone…
Il est cependant possible de récupérer et de mettre à profit le temps logiquement occupé par les voleurs de temps passifs :
Écouter un podcast en lien avec votre métier.
Demander à l’application Pocket de vous lire des articles en lien avec votre métier, que vous avez bookmarkés (application indispensable).
Lire un livre sur votre métier ou sur le développement personnel.
Relire ce cours. 😉
À défaut, lire un livre de votre choix ou écouter de la musique.
Transformez le voleur de temps n° 1 – votre smartphone – en allié
Votre smartphone peut être votre meilleur ami pour la productivité. Prendre une simple photo permet de garder une trace et peut vous faire gagner un temps précieux. Une note inscrite sur un tableau, une facturette de restaurant, un truc à modifier ou à réparer : prenez une photo. Vous conservez ainsi la date et le lieu de la photo. Ajoutez-les ensuite à vos tâches, au besoin.
Mais à coup sûr, votre smartphone peut aussi être votre pire ennemi en vous sollicitant inutilement en permanence.
Voici quelques astuces pour limiter les dérangements liés à votre téléphone :
désactivez les notifications des jeux, des réseaux sociaux et des centres de messagerie qui ne sont pas dédiés au travail ;
lors de vos sprints du matin et de l’après-midi, dans la mesure du possible, activez le mode “ne pas déranger” qui limitera les notifications (N.B. : n’oubliez pas de le désactiver après pour ne pas rater un appel ou un message important) ;
et arrêtez les vidéos de chats… 🐈 Comme pour les mails ou les appels téléphoniques, définissez des moments dédiés pour vous adonner aux jeux et aux réseaux sociaux. Mieux encore, servez-vous de cela pour vous motiver à finir une série de tâches : “Dès que j’ai fini, je vais sur InsTwiBook !”.
En bref
En cas de rush ou de surmenage, faites une pause pour appliquer les méthodes des précédents chapitres, priorisez vos prochaines actions et organisez-vous avant de vous noyer dans le travail ;
avec Pareto, identifiez là où vous êtes naturellement efficace et là où vous pouvez vous améliorer ;
mettez à profit les moments où vous êtes passif, comme dans les transports en commun avec de la veille ou de l'info dans votre domaine ;
utilisez votre Smartphone à bon escient, faites-en votre allié pour gagner du temps et ne le laissez pas vous déranger en permanence en coupant par moment les notifications.
Maintenant que le stress redescend, voyons comment anticiper au mieux sur 2 semaines ou plus...
