Chaque projet nécessite la participation d'autres personnes. Les personnes qui contribuent à l'élaboration du projet sont celles qui ont un intérêt dans la réussite du projet.
La gestion des intervenants est le processus par lequel vous développez et entretenez des relations de qualité avec vos intervenants. Apprendre à communiquer avec chaque intervenant à son niveau est important pour maintenir et renforcer ces relations, accroître leur confiance en vous et en votre équipe, et assurer leur intérêt continu dans la réussite du projet.
Il y a différents types d'intervenants qui peuvent être impliqués dans votre projet. Par exemple :
les intervenants externes comprennent le client, ses gestionnaires et d'autres personnes avec lesquelles on pourrait vous demander de travailler ;
les intervenants internes sont l'équipe de projet, les entrepreneurs ou les fournisseurs que vous faites participer au projet, votre équipe de gestion et toute autre personne de votre entreprise qui souhaite la réussite du projet ;
les parties prenantes élargies comprennent un grand nombre de personnes très diverses qui peuvent contribuer au projet, qu'il s'agisse de consultants, de testeurs, de clients potentiels ou d'utilisateurs du système, et bien d'autres.
Apprenez à connaître vos intervenants
Une fois que vous aurez identifié les intervenants pour votre projet, vous devrez élaborer un plan de gestion et de communication avec eux tout au long du cycle de vie du projet. Cela signifie apprendre à les connaître afin d'optimiser au mieux vos communications avec eux. Pour ce faire, vous devrez poser des questions précises et être extrêmement honnête en documentant vos réponses. Voici une liste de questions qui pourraient s'avérer les plus utiles pour l'élaboration de votre plan de gestion des intervenants ou PGI.
Quels sont les intervenants qui ont le plus d'influence sur votre projet ?
Il s'agira très probablement de membres de l'équipe du client.
Quels intervenants seront les plus touchés par votre projet ?
Il s'agira encore une fois de l'équipe du client, mais il peut aussi s'agir de personnes de l'extérieur.
Comment traitez-vous les personnes d'influence qui ne sont pas considérées comme des intervenants, mais qui se considèrent comme importantes pour le projet ?
Ce sont des personnes qui devraient rester à distance lorsqu'il s'agit du projet. Elles peuvent souvent soulever des préoccupations inutiles et créer des obstacles au développement. Bien qu'il soit peut-être nécessaire de les tenir au courant du projet, leur participation n'est pas nécessaire.
Qu'est-ce qui motive et intéresse chaque intervenant par rapport au projet ?
Pour répondre à cette question, vous devrez répondre à quelques autres et faire quelques recherches pour obtenir vos réponses :
Qui a un intérêt financier dans le projet ?
Qui a un intérêt ou un enjeu affectif ?
Qui sont les principaux soutiens du projet ?
Qui sont les principaux détracteurs du projet ?
Créez un PGI
Après avoir répondu à ces questions au sujet de vos intervenants, vous devriez en savoir suffisamment sur chacun d'eux pour commencer à rédiger un plan pour répondre aux besoins de chacun, en ce qui concerne leur participation ou leur intérêt dans le projet. Un bon PGI peut être quelque chose d'aussi simple qu'une feuille de calcul qui énumère les intervenants et leurs principaux intérêts. Il comprendra certains points de repère clés pour lesquels l'intervenant peut avoir un intérêt particulier, même financier ou affectif.
Utilisez un PGI avec un cahier des charges fonctionnel
Le PGI ne fait pas techniquement partie du cahier des charges fonctionnel, mais il constitue une partie importante de vos besoins de documentation préliminaire. En fait, il vous aidera à identifier les intervenants qui pourraient souhaiter voir le cahier des charges que vous préparez, mais que vous n'auriez pas envisagés autrement.
Il y aura souvent des rapports évidents entre certains besoins du projet et les facteurs de motivation de vos intervenants. Comprendre ces liens peut vous aider à prioriser le développement de certains besoins par rapport à d'autres lorsque l'occasion le permet, contribuant ainsi à la satisfaction et à l'enthousiasme des intervenants à l'égard du projet.
Découvrez les avantages d'un PGI
La perspicacité de vos intervenants peut vous aider à façonner un projet et vous propulser vers le succès. Il est important de savoir qui sont ces intervenants afin de ne pas perdre de temps à communiquer et à essayer de travailler avec des gens qui n'ont pas besoin d'être informés de l'avancement du projet. En outre, les intervenants les plus influents peuvent aider à lever les obstacles, à localiser et à obtenir les ressources nécessaires, et même à lever des contraintes. Il est souvent essentiel pour la réussite d'un projet de veiller à ce que ces intervenants soient satisfaits.
En résumé
Le PGI est un document distinct qui n'est pas nécessairement lié au cahier des charges fonctionnel, mais qui est essentiel au début de tout projet.
Cela signifie apprendre à connaître les parties prenantes afin d'optimiser au mieux vos communications avec eux.
Un bon PGI peut vous aider à prioriser certains besoins par rapport à d'autres si nécessaire, ce qui mène à une plus grande satisfaction des intervenants.
La perspicacité de vos intervenants peut aider à façonner votre projet et est souvent essentielle à sa réussite.
Récapitulons ce que nous avons abordé dans la partie 2 en vue du prochain quiz.
