Obtenez cohérence, clarté et efficacité grâce à un bon modèle
La documentation peut être fastidieuse à certains moments, surtout lorsque vous vous trouvez à créer le même type de document à plusieurs reprises. Lorsqu'il s'agit de rédiger des cahiers des charges fonctionnels, des plans de gestion des intervenants et d'autres documents semblables, le format, une fois que vous l'avez établi, change rarement. Pour de tels cas, les modèles de documents sont particulièrement utiles.
L'utilisation d'un modèle offre plusieurs avantages, notamment :
la cohérence des documents – tous les documents d'un type particulier provenant de votre agence suivront le même modèle et seront facilement reconnaissables ;
une efficacité accrue – en éliminant le temps consacré au formatage des documents et au contenu commun, le temps consacré à un document particulier est limité aux données propres au client.
une clarté accrue – tous les documents utilisent le même contenu commun et un langage commun, ainsi qu'un format uniforme, ce qui améliore la clarté du contenu pour le lecteur.
D’accord, mais il doit bien exister des modèles en ligne, non ?
Trouvez de « bons » modèles
Des modèles pour tous vos besoins peuvent être trouvés en ligne grâce à de multiples ressources. Tous ne répondront pas à vos besoins, mais il y a beaucoup de choix disponibles.
De nombreux modèles en ligne peuvent être téléchargés, utilisés et modifiés gratuitement.. Trouver des modèles individuels peut prendre beaucoup de temps, mais c'est souvent une option préférable pour les particuliers ou les petites entreprises ayant un budget serré.
Pour les grandes entreprises qui ont besoin de produire fréquemment de la documentation, un bon logiciel de création de modèles peut représenter une importante économie de coûts. La plupart de ces formules sont disponibles par abonnement et par utilisateur. Les frais d'abonnement sont généralement raisonnables et sont largement compensés par les économies réalisées grâce à l'utilisation du logiciel et des modèles associés.
Comment puis-je trouver de bons modèles ?
Il s'agit en grande partie d'essais et d'erreurs, mais le fait d'avoir quelqu'un prêt à faire un peu de travail préparatoire pour vous peut être d'une grande aide.
Vous trouverez ci-dessous un bon point de départ.
Modèles de documents individuels
MyPM – deux bibliothèques de modèles de documents de haute qualité gratuites.
Logiciel
En résumé !
L'utilisation d'un modèle de document peut améliorer la cohérence, l'efficacité et la clarté.
Les ressources en ligne pour les modèles de documents sont abondantes, mais il faut faire quelques recherches pour trouver les meilleures options.
Les modèles de documents individuels sont une excellente option pour les utilisateurs particuliers ou les petites entreprises ayant un budget limité.
Les logiciels de gestion de la documentation et/ou de création de modèles sont une bonne solution pour les grandes entreprises ou les particuliers qui créent une grande variété de documents sur une base régulière.
Vous avez fait des progrès impressionnants, bravo ! Terminons le cours par un récapitulatif complet.
