Les objectifs de la session de découverte sont multiples :
faire connaissance ;
parler des motivations de l’étudiant ;
lui faire découvrir la formation ;
expliquer ce qu’est le mentorat et ce qu’il n’est pas ;
poser les fondations pour réussir.
Parlez de votre expérience et de vos motivations
Commencez par vous présenter :
D’où venez-vous ?
Quels sont vos champs d’expertise ?
Comment vous êtes-vous formé initialement, puis tout au long de votre vie ? Quelle est votre expérience d’apprentissage ?
Pourquoi êtes-vous là aujourd’hui ? Qu’est-ce qui vous motive à réaliser cette mission de mentor pour OpenClassrooms ?
Quel sera votre rôle tout au long de cette formation ?
Vous êtes le visage de cette formation et le point de contact principal, en dehors du conseiller pédagogique, votre mission est de guider l’étudiant. Cette conversation est donc incontournable pour établir votre légitimité et pour amorcer une relation de confiance avec l’étudiant.
Faites le point sur les attentes de l’étudiant
Une fois que vous vous êtes présenté, demandez à l’étudiant s’il a des questions puis donnez-lui la parole. Vous rencontrerez des profils plus ou moins bavards. Aidez votre étudiant à se sentir à l’aise – cela peut venir avec le temps – ou aidez-le à rester concentré sur l’objectif de cette session pour ne pas qu’il se disperse.
Quel que soit son historique, un étudiant aura des objectifs qu’il faut que vous réussissiez à cerner.
Voici quelques conseils pour mener la discussion, si besoin :
Peux-tu te présenter ?
Avant de démarrer cette formation, que faisais-tu ? Dans quel contexte / quelle structure ?
As-tu une activité en parallèle de cette formation que tu démarres maintenant ?
Quel est ton objectif ? Vers où cette formation va-t-elle t’emmener ? Comment penses-tu appliquer tes nouvelles compétences dans ton futur ?
Quels sont tes objectifs d'apprentissage et de cette formation, pourquoi, dans quel but ?
Quel a été le déclencheur pour t’inscrire à cette formation ?
Comment te vois-tu utiliser ces nouvelles compétences dans 12/24 mois ?
Peux-tu estimer ton niveau ? Sur une échelle de 1 à 10, 1 correspondant à “débutant” et 10 à “expérimenté” (maîtrise de cours et/ou réalisation de projets), comment te situes-tu ?
Comprendre les motivations et les freins d’un étudiant permet d’adapter sa posture et les conseils à donner. Il est probable que vous devrez adapter votre style d’accompagnement d’un étudiant à l'autre.
Profitez de cet échange pour vous mettre d’accord sur les outils que vous utiliserez pour communiquer tout au long de l'accompagnement et vous organiser chaque semaine :
Slack en priorité pour communiquer facilement et, si besoin, par e-mail ;
L’outil de visio-conférence d’OpenClassrooms pour vos sessions de mentorat (article : L’outil de visio-conférence OpenClassrooms) ;
Drive, Trello, e-mails, fichier partagé, etc., pour échanger plus facilement des documents et voir les mises à jour en temps réel / en asynchrone.
Balisez ensemble les projets du parcours
Nous vous invitons à balayer le parcours ensemble et en direct pour :
comprendre d’où on part et vers quoi on va ;
identifier les projets qui vont prendre le plus de temps ;
identifier les projets qui donnent la possibilité de réaliser un stage (donc à anticiper) ;
comprendre l’ordre et l’interdépendance des projets ;
voir si l’étudiant maîtrise déjà certains aspects des projets ;
lire le projet 1 (voire le projet 2 s’il a déjà bien avancé) ;
définir des objectifs pour la session suivante (qui sera une session de mentorat classique).
Faites un partage d’écran lorsque vous parcourez ensemble le parcours. Cela permettra de garder votre interlocuteur engagé.
La session de découverte n’est pas destinée à voir les livrables d’un étudiant qui aurait pris de l’avance. Cependant, si votre échange a été assez bref et qu’il vous reste un peu de temps, vous pouvez déjà jeter un œil à son travail.
Expliquez le principe des soutenances de projets
À ce stade-là de la session de découverte, il est probable que votre étudiant souhaite être rassuré sur le déroulement des soutenances. Voici quelques informations clés :
vous êtes exceptionnellement l’évaluateur du projet 1 (voire du projet 2 sur certains parcours ; c’est toujours spécifié) mais pas des projets suivants. Ce sera un mentor évaluateur qui fera passer les soutenances de votre étudiant ;
votre rôle est de veiller à ce qu’un étudiant ait produit un travail conforme aux attendus avant de le laisser passer une soutenance. Si un des livrables est manquant, par défaut l'étudiant ne pourra pas valider la soutenance ;
votre étudiant doit anticiper la planification de ses soutenances et déposer les livrables sur la plateforme (au format .zip – c’est-à-dire compressé) 48 h avant la soutenance. Sans cela, l’évaluateur a le droit d’annuler la soutenance. Il a besoin de ce temps pour prendre connaissance des livrables ;
un étudiant peut passer autant de rattrapages de soutenances que nécessaire ; attention toutefois à la date de fin de formation. En cas de difficultés, vous devrez l'aider à se préparer pour valider sa prochaine soutenance au plus tôt ;
une soutenance “à retravailler” doit être repassée devant le même évaluateur. Un changement peut être demandé si le verdict est “à retravailler" deux fois de suite.
Validez la session de découverte
45 minutes plus tard (ou 30 minutes si votre étudiant est autofinancé ou en alternance) vous devez avoir fixé des objectifs pour la prochaine session, la première session de mentorat à proprement parler.
Suite à la session de découverte, rendez-vous sur votre espace Mentor sur la plateforme OpenClassrooms pour mettre à jour la session de découverte :
remplissez le compte rendu ;
indiquez le statut “Validé” de la session.
Remplissez le compte rendu
Les comptes rendus sont des outils qui permettent de :
Guider l’étudiant entre deux sessions de mentorat. Plus les objectifs seront détaillés, plus votre étudiant sera autonome ;
Donner de la visibilité au conseiller pédagogique sur sa progression (et donc, le cas échéant, de tenir informé son financeur).
Un modèle vous est proposé. Merci à vous de le suivre et de remplir chaque champ demandé :
Sous le compte rendu, un encart “Commentaire privé” permet d’ajouter votre ressenti si vous le jugez nécessaire. Cela sera alors disponible dans le dossier de l’étudiant et nous y aurons accès. Par exemple :
"Étudiant bien parti. Rencontre quelques difficultés sur les aspects numériques du parcours mais est volontaire !"
Cet encart permet :
d’enrichir l’historique de l’étudiant ;
de noter les moments où l’étudiant a rencontré des difficultés ;
d’indiquer vos doutes ou vos inquiétudes.
Indiquez le statut de la session
Pour valider la session, vous devez également indiquer un statut. Dans le cas présent, si la session a bien eu lieu, vous devez cliquer sur “Compléter la session”.
Une session peut avoir 5 statuts différents :
Statut | Description | Impact |
Planifiée | Vous avez cliqué sur "Planifier une session" mais celle-ci n’a pas encore eu lieu. | L’étudiant reçoit un e-mail pour l’informer. |
Réalisée | La session de mentorat a été réalisée telle qu’elle était planifiée. Vous avez renseigné le compte rendu et la progression, cliqué sur "Terminer la session". Le statut "Réalisée" est automatiquement renseigné. | La session peut être facturée. |
Annulée | La session a été annulée plus de 24h avant le début de la session. | La session ne sera pas facturée et PEUT être reprogrammée sur la semaine en cours, ou dans les 4 jours. |
Annulée tardivement | La session a été annulée moins de 24h avant le début de la session (motif qui apparaît dans les 24h qui précèdent l'heure de la session). | La session peut être facturée à 50% et ne PEUT PAS être reprogrammée. |
Étudiant absent | Nous considérons que l’étudiant ne s’est pas présenté s’il n’est pas là 15 minutes après le début prévu de la session. | La session peut être facturée à 50% et ne PEUT PAS être reprogrammée. |
Vous en saurez plus sur tous les statuts possibles en consultant cet article : Les différents statuts possibles pour une session.
La validation des sessions est une obligation contractuelle. Nous insistons sur ce point car les sessions font partie intégrante du dossier de l’étudiant, et le rôle du mentor est notamment de veiller à ce que ce dossier soit à jour. Par ailleurs, la facturation dépend de ces sessions. Sans compte rendu et sans statut, nous ne pourrons pas vous payer.
Compléter les comptes rendus dans les temps et avec rigueur ont ainsi plusieurs avantages :
L’étudiant est fixé sur ses objectifs ;
Son conseiller pédagogique peut suivre sa progression ;
Nous pouvons déclarer aux organismes de financement l’assiduité de l’étudiant ;
Vous pouvez facturer le bon montant en fonction des statuts de vos sessions.
En résumé
L’objectif de la session de découverte est de susciter de la curiosité, de l’enthousiasme et de la motivation chez votre étudiant.
Parcourir ensemble les projets qui composent cette formation est une bonne façon d’aider l’étudiant à se projeter et à anticiper certains d’entre eux. C’est également le moment de comprendre comment les projets se complètent, et d’identifier les points forts et faibles de votre étudiant.
La complétion du compte rendu et la mise à jour des sessions sont essentielles pour la tenue du dossier académique de l’étudiant et pour votre facturation.
En fin de session de découverte, posez les objectifs pour la toute première session du Projet 1.
Une fois la session découverte effectuée, il est temps de rentrer dans le vif du sujet ! Découvrez au chapitre suivant comment lancer un projet, en l'occurrence, le premier.
