Réalisez une comptabilité de fin d'exercice

Pour établir le compte de résultat de l'entreprise, vous allez reprendre les charges et les produits enregistrés tout au long de l'exercice. Jusque là, il ne s'agit que d'un travail de synthèse. Cependant, certains éléments doivent être régularisés pour vous assurer que le principe de séparation des exercices est respecté.

Voyons ensemble ces cas de figure.

Comme nous l'avons dit dans le chapitre précédent, il faut veiller à ce que les sommes inscrites en charges couvrent bien uniquement la période de l'exercice, mais aussi à ce qu'elles couvrent toute la période de l'exercice. 

Deux cas de figure existent alors :

• soit vous avez des sommes incluses dans les charges, mais non relatives à l'exercice. Vous allez devoir les exclure ;

• soit vous avez des sommes qui ne sont pas incluses dans vos charges, mais qui sont bien relatives à l'exercice. Vous allez devoir les inclure.

Dans le développement qui suit, on retient le cas d'une entreprise qui clôture ses comptes au 31 décembre, et dont l'exercice comptable coïncide donc avec l'année civile.

Traitez les sommes incluses dans les charges, mais non relatives à l'exercice

Prenons un exemple : vous recevez le 1er novembre une facture de loyer de 3 000 euros HT pour la période du 1er novembre au 31 janvier (loyer trimestriel).

Quand vous recevez la facture, vous l'enregistrez comme d'habitude dans votre journal d'achats :

Au moment de la préparation des écritures d'inventaire, vous repérez que cette facture de loyer est, en partie, relative à une période hors exercice (ici, le mois de janvier). Comme l'application du principe de séparation des exercices implique que les comptes n'incluent que les charges relatives à l'exercice considéré, vous allez exclure ce qui concerne le mois de janvier.

Exclure une charge revient à diminuer le montant de la facture initiale, donc à créditer le compte de charge. En contrepartie, vous utilisez le compte 486000 charges constatées d'avance. Cela vous donne l'écriture suivante dans votre journal d'opérations diverses :

Ainsi, avec la saisie de la facture et la prise en compte de la charge constatée d'avance, le compte de charges correspondra bien uniquement à la période de l'exercice.

Tenez compte des sommes relatives à l'exercice, mais non encore prises en considération

Il est très fréquent que des factures, relatives à l'exercice considéré, vous parviennent après la date de clôture.

Par exemple, vous clôturez vos comptes le 31 décembre. Vous recevez le 12 janvier la facture de loyer du 4e trimestre d'un montant de 3 000 euros HT. Vous l'enregistrez ainsi, dans un journal d'achat :

Si vous ne faites rien d'autre, comme cette écriture est enregistrée à la date de la facture, le 12 janvier, elle ne concernera pas les comptes de l'année précédente. Le compte de loyer, pour l'exercice de l'année précédente, ne sera donc pas exhaustif.

Il convient donc, au dernier jour de l'exercice (soit le 31 décembre ici), de tenir compte de cette facture non encore reçue pour :

• impacter le compte de charges ;

• faire figurer la "dette" constituée par cette facture. Certes, cette facture est arrivée en janvier, mais cela est seulement dû à un décalage de facturation : dans les faits, cette somme est due au titre de l'exercice. Donc on ne va pas faire apparaître cette "dette" dans un compte fournisseur, mais dans un compte dédié : le compte "Factures non parvenues" qui est le compte 408100 ;

• faire apparaître la TVA déductible. Comme la facture n'est pas reçue au 31 décembre, on ne peut pas la mettre dans un compte normal de TVA déductible. On va donc utiliser le compte 445860 "TVA sur factures non parvenues".

Voici l'écriture à réaliser :

En résumé