La facturation est obligatoire pour toutes les collaborations avec vos clients professionnels. Elle est également obligatoire si vous réalisez des services pour des particuliers, pour un montant supérieur à 25 € HT. En tant que professionnel, vous devez conserver ces factures pour une durée de 10 ans.
C’est pourquoi vous devez facturer dans les règles de l’art ! Quelles sont donc les éléments à prendre en compte pour votre facturation ?
Tout d’abord, vous allez ajouter des mentions légales,
vous devez ensuite facturer au bon moment,
enfin, vous découvrirez les particularités applicables aux factures.
Intégrez les mentions obligatoires sur vos factures
Pour être valable, une facture doit respecter un certain formalisme, et inclure une liste de mentions obligatoires.
Quelles sont les mentions obligatoires à ajouter sur mes factures ?
Tout d’abord, vous devez indiquer des mentions spécifiques à votre identité :
votre nom et prénom (si entreprise individuelle) ou dénomination sociale de votre entreprise,
le siège social,
la forme juridique de votre entreprise,
votre numéro SIREN ou numéro RCS suivi de la ville ou votre numéro RM (si artisan). Si votre société est en cours de création, indiquez “en cours d’immatriculation”,
le montant du capital social (si vous avez une société),
votre numéro de TVA, si applicable (pour les factures supérieures à 150€ HT).
Puis, vous devez ajouter les coordonnées de vos clients :
dénomination sociale (nom de l’entreprise) ou nom et prénom du particulier,
adresse du siège social ou du domicile si particulier.
Votre facture devra également faire mention des services ou produits proposés avec :
la désignation du produit ou du service,
le prix unitaire (HT),
la quantité,
le prix total (HT),
le montant total (HT),
les éventuelles majorations ou réductions et leurs justifications (HT),
le taux de TVA qui s’applique :
si vous êtes auto-entrepreneur, précisez “TVA non on applicable article 293 B du code général des impôts”.
si la TVA est autoliquidée, ajoutez la mention “Autoliquidation de la TVA” pour prévenir votre client,
le montant total (TTC).
Ensuite, il faudra ajouter des mentions liées à l’opération réalisée avec :
la date d’émission de la facture,
le numéro de la facture,
la date de la livraison ou la date de la prestation de services,
la date limite de paiement, ou le délai de paiement en nombre de jours,
la réduction proposée en cas de paiement anticipé. Si vous n'offrez pas de réduction dans ce cas, indiquez : “pas d’escompte pour paiement anticipé”,
vous devez indiquer le taux des pénalités de retard et faire mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.
Enfin, des mentions spéciales peuvent s’ajouter. Si vous êtes membre d’une association de gestion agréé, vous devez indiquer : “membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté”. Nous vous invitons à consulter le site du service public pour prendre connaissance des mentions particulières à certaines professions.
N’oubliez pas d’indiquer le mode de paiement (et votre RIB, si applicable) sur la facture pour faciliter la rémunération de votre mission.
Voici un modèle de facture, que vous pouvez télécharger et éditer vous-même pour créer vos propres factures.
Facturez au bon moment
À la base, la facture est un élément comptable. Elle est émise du fait générateur de la livraison ou de l’exécution de la prestation de service.
La facture doit être émise entre le moment de ce fait générateur (à la livraison, ou lors de la prestation de service), et 15 jours calendaires plus tard. La facture est la preuve de la vente, elle intervient au moment où se fait l’échange.
Si votre client est abonné, ou si vous travaillez avec un échéancier, vous pouvez mettre en place une facturation régulière avec un délai périodique, et émettre la facture tous les mois au même moment.
Adaptez-vous aux particularités de vos missions
Votre facture doit, en principe, être rédigée en français, en deux exemplaires (un pour vous, et un pour le client) et comporter des mentions légales (comme la numérotation). Cependant, ce n’est pas toujours aisé. Peut-être travaillez-vous intégralement en ligne, en relation avec l’étranger, ou encore avec des plateformes qui ne vous délivrent pas de documents de facturation au bon format.
Vos factures seront parfois un peu complexes à rédiger, surtout dans 3 cas particuliers :
les clients internationaux,
les formats digitaux de facturation (pour les clients à distance),
et le travail avec des plateformes, basées en France ou à l’étranger, qui ne vous fournissent qu’un relevé de paiements.
Comment faire pour les clients internationaux ?
Vous pouvez rédiger une facture en français, avec une devise étrangère (ou en euro) et ensuite traduire cette facture pour vos clients (et préciser sur le document qu’il s’agit d’une traduction). Sachez que si vos factures sont en langues étrangères, en cas de contrôle, l’administration pourrait vous demander d’en réaliser la traduction avec un linguiste certifié.
En cas de facturation dans une devise étrangère, n’oubliez pas de préciser le taux de change en vigueur au jour de la facturation. Si ce taux est différent le jour du paiement, alors vous devrez conserver le montant de ce paiement (en recette). Si vous avez une société, il faudra indiquer la différence de ce taux de change dans votre bilan.
Comment gérer la facturation sur un format digital ?
Vous êtes libre de créer des facture à partir de modèles différents, avec une mise en forme différente, avec ou sans logiciel de facturation, sur papier, ou en utilisant un traitement de texte. Vous pouvez aussi choisir de numériser des factures (qui sont sur papier, éditées en deux exemplaires) ou de les réaliser intégralement sur un format numérique.
Pour facturer grâce à un format numérique, il faut tout d’abord l’accord du client (il renonce à la facture papier de façon expresse). Ensuite, vous devez garantir l’authenticité de la facture, grâce à un envoi par email (gardez bien votre preuve d’envoi), l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne disposant d’un certificat électronique, ou encore avec la signature électronique.
Enfin, pensez à envoyer vos factures dans un document qui ne peut pas être modifié (par exemple, au format PDF).
Comment adapter ma facturation aux plateformes ?
Lorsque la plateforme facture en votre nom, ou qu’elle demande le paiement en votre nom, cela peut complexifier votre comptabilité (surtout si vous travaillez avec de nombreuses plateformes).
Par exemple, comment, dès lors, éditer des factures avec des numéros qui se suivent ?
Certains expert-comptables conseillent de faire des factures à la plateforme, même si elle ne les recevra pas. D’autres indiquent de poursuivre votre numérotation de facturation de façon traditionnelle, en dehors de la plateforme, et de conserver les relevés de paiement comme justificatifs.
Vous devrez généralement récupérer les justificatifs ou relevés de paiements sur ces plateformes. Ces documents porteront des noms différents, selon le montage juridique de la plateforme (simple intermédiaire, entreprise facturant le client final puis vous versant une rémunération pour sous-traitance, etc.).
Déclarez bien le montant perçu dans votre livre des recettes (auto-entreprise) ou gardez les justificatifs et relevés pour établir votre bilan (société).
Attention à la TVA, qui est “auto-liquidée” pour certaines plateformes. Maintenant que la facturation n’a plus aucun secret pour vous, nous allons passer à la TVA dans le chapitre suivant, et étudier ce concept d’auto-liquidation, qui pose généralement problème aux travailleurs de plateformes étrangères.
