Dans les chapitres précédents, nous avons vu les différentes parties prenantes d'un projet, le management d'une équipe projet ainsi que l'importance des relations humaines entre les différents acteurs.
Maintenant, nous allons voir un peu plus en détail comment instaurer un mode de fonctionnement efficace avec les acteurs externes à l'équipe projet.
Soignez la relation MOA et MOE
Nous avons évoqué que la MOE et la MOA sont les deux composantes essentielles d'un projet, et que la collaboration entre ces deux entités est fondamentale pour la réussite du projet.
En tant que chef de projet et représentant de la MOE, vous devez tout faire pour entamer une démarche partenariale avec la MOA, en évitant de tomber dans une relation client – fournisseur.
Après tout, vous faites partie de la même entreprise et partagez des enjeux communs !
Cela peut paraître évident lorsque vous vous situez dans un projet simple où tous les acteurs se situent dans un même bureau. Cependant, lorsqu'il s'agit d'un projet standard ou d'un projet d'envergure où l'on a affaire à des acteurs dispersés, entretenir la relation MOE – MOA peut s'avérer une tâche difficile.
Voici mes astuces pour entretenir une relation productive avec votre MOA.
Astuce #1 Rencontrez vos interlocuteurs IRL (In Real Life)
Pour démarrer la relation sur des bonnes bases, je vous conseille de rencontrer en personne les membres de la MOA.
Cela contribuera à créer le sentiment d'être "sur le même bateau".
La communication peut sembler fluide à distance, mais méfiez-vous : en communiquant uniquement par téléphone, on ne peut pas voir la réaction et le véritable ressenti de nos interlocuteurs.
Il faut que vous soyez capable de comprendre les enjeux et difficultés de votre MOA : quelle est sa relation avec les utilisateurs ? Quel est son niveau d'expertise fonctionnelle ? A-t-elle des compétences informatiques, ou s'agit-t-il d'un profil purement métier ?
Astuce #2 : Adaptez votre discours à vos interlocuteurs
Vous devez adapter votre discours au profil de MOA que vous aurez en face. Si votre MOA est un profil purement métier (ce qui est souvent le cas), il est inutile de parler technique avec elle, concentrez-vous sur les cas métier et les fonctionnalités !
Astuce #3 Donnez de la visibilité
Vous pouvez par exemple établir des réunions hebdomadaires de synchronisation, où vous pouvez partager les faits marquants des chantiers à faire avancer ensemble. Si possible, faites ces points de synchronisation en présentiel avec votre MOA.
Astuce #4 Partagez vos outils de pilotage
En partageant une partie de l'outillage projet, vous contribuez au sentiment de transparence et de confiance, indispensable à la réussite du projet.
Rappelez-vous, la MOA est chargée de vérifier que les livrables, produits par l'équipe projet, correspondent aux attentes utilisateur. Plus vous serez maillé avec eux, plus vous serez en mesure de comprendre leurs enjeux et ainsi fournir un résultat satisfaisant.
Erwan Le Fur nous donne ses conseils pour travailler en bonne intelligence avec d'autres parties prenantes, notamment quand on est consultant :
Accompagnez le changement et préparez à la sensibilisation
La transformation et l’évolution du SI sont, de nos jours, un processus en perpétuel recommencement pour la plupart des entreprises. Les changements dans un SI génèrent un grand bouleversement dans la façon de travailler. En conséquence, la réussite du projet dépend en grande partie de son acceptation par les collaborateurs de l'entreprise.
Afin de vous assurer que les solutions livrées soient utilisées à leur potentiel maximum par les collaborateurs, il est important que vous préconisiez, voire que vous mettiez en place une démarche d'accompagnement au changement. L'accompagnement du changement commence tout d'abord par communiquer de manière exhaustive et transparente autour des bénéfices du projet, dans le but de rassurer les utilisateurs.
En fonction du projet, des environnements de test ainsi que des formations peuvent être proposées pour faire monter en compétences les collaborateurs, ainsi que pour travailler sur les points de blocage des utilisateurs.
Qui porte l'accompagnement du changement ?
Cela varie en fonction des entreprises et contextes. La MOA et/ou l'AMOA (assistance à la maîtrise d'ouvrage) sont les mieux placées pour mener ce chantier. En effet, généralement, ce sont elles qui ont une meilleure compréhension des impacts que la nouvelle solution va avoir sur la façon de travailler des collaborateurs.
La MOE se doit également d'être en appui sur ce chantier qui représente une tâche non négligeable.
Sachez que cette étape est souvent négligée dans beaucoup de projets SI. Rappelez-vous, une solution informatique inutilisée signifie généralement l'échec d'un projet SI !
Martine Gouriet nous explique comment EDF a mis en place une consultation pour accompagner au changement et se baser notamment sur les besoins réels des employés :
Prenez en compte la sécurité informatique
Le RSSI (ou responsable de la sécurité des systèmes d'information) est la personne garante de la sécurité, de la disponibilité et de l'intégrité du système d'information et de ses données.
Le chef de projet SI, ainsi que l'ensemble des parties prenantes du projet, doivent être sensibilisés aux enjeux de sécurité de l'entreprise. Il s'agit de nos jours d'un enjeu majeur pour toutes les entreprises.
Plus précisément, la sécurité informatique vise à garantir la confidentialité des données ainsi que l'intégrité de ces dernières. Elle travaille également à assurer la disponibilité du SI face aux menaces internes et externes.
Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
ne pas utiliser de clés USB ni de disques durs externes, car ils peuvent contenir des virus ;
utiliser des mots de passe complexes et les changer souvent ;
faire un backup des données projet ainsi que des livrables ;
verrouiller votre session quand vous n'êtes pas à votre poste ;
mettre à jour votre système d'exploitation ainsi que vos logiciels ;
ne jamais ouvrir de pièces jointes exécutables ;
se méfier des e-mails provenant de l'extérieur de l'entreprise.
En résumé
En tant que chef de projet et représentant de la MOE, vous devez tout faire pour entamer une démarche partenariale avec la MOA, en évitant de tomber dans une relation client – fournisseur.
La réussite du projet dépend en grande partie de son acceptation par les collaborateurs de l'entreprise.
L'accompagnement du changement commence tout d'abord par communiquer de manière exhaustive et transparente autour des bénéfices du projet, dans le but de rassurer les utilisateurs.
Le comportement humain reste de nos jours la porte d'attaque pour beaucoup de hackers, d'où l'intérêt de sensibiliser l'ensemble des parties prenantes du SI ainsi que ses utilisateurs.
Découvrez dans le dernier chapitre de cette partie différentes options pour améliorer la performance du système d'information de votre entreprise !
