Définissez ce qu'est un bulletin de salaire

Dans ce premier chapitre,vous allez voir à quoi sert réellement le bulletin de salaire, quelles sont les règles qui encadrent sa remise et ce qu’il peut représenter en cas de désaccord avec votre employeur. Nous évoquerons aussi le formalisme qui s’impose à ce document et les objectifs poursuivis par la version simplifiée du bulletin de paie.

Comprenez ce qu'est un bulletin de salaire

Pour bien commencer, prenons le Code du travail, plus particulièrement les articles L 3243-1 à L 3243-5.

Ainsi, l'article L 3243-1 stipule que :

Les dispositions du présent chapitre s'appliquent à toutes les personnes salariées ou travaillant à quelque titre ou en quelque lieu que ce soit pour un ou plusieurs employeurs et quels que soient le montant et la nature de leurs rémunérations, la forme, ou la validité de leur contrat.

L'article L 3243-2 précise quant à lui que :

Lors du paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

Sauf opposition du salarié, l'employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité [...].

Selon ces articles, le bulletin de salaire est donc “une pièce justificative” que l’employeur doit remettre au salarié ou à toute personne travaillant, quel que soit le type d'emploi et la nature du lien avec l'employeur.

Concernant le principe même de remettre le bulletin au salarié, les juges de la Cour de cassation ont précisé dans l'arrêt n° 97-41814 du 19 mai 1998, qu’en cas d’absence du salarié, l’employeur devait lui faire parvenir son bulletin de salaire par n’importe quel moyen possible.

Ce que cet arrêt nous fait comprendre ici, c’est que la remise au salarié de son bulletin de salaire est aussi importante juridiquement parlant que l'est le versement de son salaire sur le plan financier.

Tout simplement parce qu’en tant que “pièce justificative”, c’est ce précieux document qui permettra à toute personne de faire valoir ses droits en cas de litige ou autre situation.

Par exemple, si vous êtes licencié et que vous voulez bénéficier de vos allocations chômage, ou parfois simplement pour faire un emprunt à la banque pour acheter un bien immobilier, on vous demandera de fournir un certain nombre de bulletins ; sans parler des droits à la retraite.

Découvrez les obligations et interdictions encadrant le bulletin de salaire

Comme nous venons de le voir, l’employeur est obligé de remettre au salarié son bulletin de salaire.

Nous avons également vu dans l’introduction qu’aucune obligation de forme n’était prévue par la loi, raison pour laquelle nous sommes aujourd’hui encore confrontés à beaucoup de bulletins différents. Ces problématiques ont pris fin avec le bulletin simplifié

Concernant les conditions de remise au salarié, que nous disent la loi ou la jurisprudence ?

La loi stipule seulement qu'il est possible de remettre le bulletin au salarié de façon dématérialisée.

Les juges de la Cour de cassation, quant à eux, ont bien précisé, dans un arrêt de la chambre sociale n° 97-41814 du 19 mai 1998, qu’en cas d’absence du salarié, l’employeur devait lui faire parvenir son bulletin de salaire par n’importe quel moyen possible.

Ce qu’il faut en déduire : le mode de remise classique du bulletin est donc en format papier, que ce soit en main propre ou bien par courrier, directement à l’adresse des salariés. Et depuis 2004, la loi offre la possibilité de transmettre les bulletins électroniquement.

Comme quoi, même la paie se met au digital !

L’employeur se doit de plus de conserver un double des bulletins pendant au moins 5 ans. Cette obligation est justifiée par le fait que les bulletins doivent être conservés par les salariés sans limitation de durée. Exemple : lorsque vient l'heure de la retraite, il est préférable d'être en mesure de produire tous ses bulletins de salaire, afin de justifier l'activité qui donne droit à sa pension.

Une autre obligation évoquée par ces articles est celle des mentions qui doivent figurer sur le bulletin. Nous aurons tout le temps de voir cela dans un chapitre ultérieur de ce cours, afin de pouvoir y passer le temps nécessaire.

Appréhendez la valeur du bulletin de salaire

En effet, on pourrait se dire que le salaire est indiqué dans le contrat de travail, et s’arrêter là, sachant qu’en plus le bulletin ne constitue pas en soi une preuve de versement du salaire.

En effet, contrairement à ce qu’on pourrait penser, dans le cadre d’un CDI avec préavis, il n’y a aucune obligation légale de réaliser un contrat de travail. En cas de litige, c’est donc le bulletin de paie qui prévaut rétroactivement face à un contrat de travail, en raison des informations contenues dedans. D’où l’importance de ne pas se tromper lorsqu’on calcule un bulletin de paie, car cela peut créer un précédent.

Le bulletin de salaire a donc un "rôle de présomption de représentation de la réalité de la relation entre employeur et salarié" d'après Nadine Regnier-Rouet, avocate au barreau de Paris. Ainsi, en cas de litige sur les informations apparaissant sur le bulletin, l’employeur se doit d’apporter la preuve écrite du contraire s'il veut obtenir gain de cause contre son salarié. Cela a été consacré dans l’arrêt n°09-72054 rendu par la Cour de cassation le 21 septembre 2011.

Découvrez un cas concret

"Un salarié est « gardien/employé de maison » dans les mêmes locaux mais pour deux employeurs qui possèdent successivement ces locaux. Il y travaille d’abord du 1er octobre 1989 au 31 janvier 2001 au service de l’employeur A. Puis, après avoir arrêté de travailler pendant 12 mois, jusqu’au 31 janvier 2002, il est engagé avec effet au 23 février 2002 par l’employeur B, qui reprend l’entreprise de l’employeur A. Chez B, le salarié exerce donc ces mêmes fonctions jusqu’à son licenciement en avril 2007.

D’un côté, le contrat de travail signé par le salarié avec B en février 2002 ne contient aucune clause de reprise volontaire par B de l’ancienneté acquise par le salarié au service de A.

De l’autre côté, les 63 bulletins de paie remis par B au salarié portent comme date d’entrée au service de B « 23 février 2002 » et comme date d’ancienneté chez B « 1er octobre 1989 ».

Après son licenciement, le salarié revendique de B le versement d’un complément d’indemnité de licenciement qui prend en compte l’ancienneté totale acquise depuis le « 1er octobre 1989 ». Il soutient que la mention d’ancienneté au 1er octobre 1989 sur ses bulletins de paie vaut engagement de reprise par B de son ancienneté acquise au service de A."

La cour d'appel a refusé l'argument avancé par le demandeur, en invoquant le fait que le contrat de travail ne précisait pas que l'employeur B devait reprendre l'ancienneté du salarié pendant qu'il travaillait pour l'employeur A.

Les juges de la Cour de cassation ont quant à eux jugé que le fait que la date d'ancienneté apparaissait sur les bulletins constituait une "présomption" de reprise de l'ancienneté du salarié. Selon eux, les juges de la cour d'appel auraient donc dû demander à l'employeur d'apporter "la preuve du contraire".

Par conséquent, nous pouvons en déduire que les informations apparaissant dans le bulletin de salaire sont particulièrement sensibles, et peuvent créer un précédent dans le calcul de la paie des salariés.

Un nouvel arrêt du 12 septembre 2018, n° 17-11179 D, a confirmé la jurisprudence dans ce sens.

Cela étant dit, ces deux jurisprudences ont tout de même soulevé beaucoup de questions, notamment sur les délais qui pouvaient être retenus afin de considérer que l'erreur valait précédent, et donc devait être appliquée de manière pérenne au salarié.

À la fin de l'année 2019, une nouvelle jurisprudence a donc pu apporter quelques précisions sur le traitement et les impacts que pouvait avoir une erreur de l'employeur sur le bulletin de salaire de son employé.

Au-delà de sa valeur juridique, le bulletin de paie répond à un formalisme strict fixé par le Code du travail et précisé par plusieurs décrets et arrêtés. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’employeur (dénomination, adresse, SIRET, code APE/NAF…), le salarié (identité, emploi, classification, période et nombre d’heures travaillées, convention collective applicable) ainsi que diverses mentions relatives à la rémunération, aux cotisations et aux dates de congés. Depuis la circulaire du 30 juin 2005 et dans le cadre du « choc de simplification », plusieurs textes successifs – dont le dernier arrêté du 31 janvier 2023 – ont précisé l’ordre, les libellés et le regroupement des informations figurant sur le bulletin. Les objectifs de ce bulletin simplifié sont triples : permettre aux salariés de mieux comprendre leur rémunération et leurs droits, faciliter la gestion administrative des entreprises grâce aux logiciels de paie, et uniformiser la présentation du document à l’échelle nationale.

En résumé

• Le bulletin de salaire est une pièce justificative obligatoire remise par l’employeur à tout salarié lors du paiement du salaire, quelle que soit la forme du contrat.

• Le bulletin de salaire informe le salarié de ses droits et peut être présenté à des tiers (banques, administrations, Pôle emploi, etc.) pour justifier d’une situation professionnelle.

• L’employeur doit remettre le bulletin au moins une fois par mois et peut le faire sous format papier ou électronique, en respectant la confidentialité et la conservation des données.

• Ce document a une valeur juridique importante : en cas de litige, il peut servir de preuve et même primer sur le contrat de travail pour certaines informations.

• Les informations figurant sur le bulletin font foi, sauf preuve contraire apportée par l’employeur ; une erreur répétée peut créer un précédent juridique.

• Le bulletin de paie obéit à un formalisme strict et harmonisé, précisant les mentions obligatoires et simplifié depuis plusieurs réformes pour améliorer la compréhension et la gestion de la paie.

Dans le chapitre suivant, vous découvrirez la logique qui se cache derrière un bulletin de paie.