Intéressons-nous désormais à votre rythme et à votre environnement de travail, essentiels si vous souhaitez travailler en étant autonome.
Respectez votre rythme
Prenez en compte vos pics d'efficacité
Cette capacité d’adaptation est le fait de notre cerveau qui régule l’activité de notre organisme en alternant la sécrétion de deux hormones essentielles : la dopamine et la sérotonine.
Le matin, la production de dopamine déclenche le dynamisme, l’envie de faire des choses. Sa concentration culmine vers 8 heures du matin, ce qui favorise la mise sous tension de l’organisme durant la matinée. Elle est à son minimum en milieu de nuit.
En fin d'après-midi débute la sécrétion de sérotonine qui agit comme un calmant. Son débit s’interrompra le matin sous l’influence de la lumière.
L’équilibre de ces deux hormones détermine notre degré de vigilance et notre capacité de concentration. De manière générale, dans la matinée et en milieu d'après-midi, les performances intellectuelles sont à leur apogée, alors qu'en début d'après-midi survient une somnolence.
Favorisez votre concentration
Toutes les 90 minutes environ se produit une phase de léger assoupissement qui peut se reconnaître par des bâillements, les paupières lourdes, une attention défaillante.
Pour dissiper cet engourdissement, il suffit de quelques gestes simples pour redynamiser le corps :
étendre les jambes ;
tourner la tête et le cou ;
boire une boisson chaude ;
varier vos activités.
Pour faciliter votre concentration, n'hésitez donc pas à suivre ces quelques propositions et à varier les types de tâches au sein d'une même demi-journée de travail.
Accordez-vous plusieurs courtes pauses, et au moins une longue pause par jour.
Faites la chasse aux interruptions
Le numérique permet aujourd’hui de travailler n’importe quand et de n’importe quel endroit... Mais occasionne aussi de nombreuses interruptions ! Or, effectuer un travail en continu prend moins de temps que le faire en plusieurs fois, car il faut au moins 3 minutes pour se concentrer de nouveau si vous êtes dérangé.
Dans un espace de travail partagé, en télétravail, au bureau, les interruptions ne manquent pas. Soyez donc vigilant à les limiter !
Dans un open-space, indiquez votre disponibilité, par exemple avec un carton vert si vous êtes disponible ou rouge si vous êtes occupé. À la maison, indiquez à votre entourage à quel moment vous travaillez afin qu’ils évitent de vous déranger.
Si vous avez un bureau, fermez ou ouvrez la porte pour indiquer votre disponibilité ou non.
N’hésitez pas à couper votre téléphone et prévoyez un temps dédié pour regarder vos messages et traiter vos appels.
Optimisez votre espace de travail
Qu’il s’agisse d’espaces de travail physiques ou virtuels, vous pouvez vite vous retrouver noyé sous les documents, dossiers partagés et autres ressources. Si votre bureau et votre disque dur sont encombrés de documents, votre cerveau utilisera une partie de ses capacités pour traiter ces dossiers… Autant le mobiliser sur autre chose ! ;)
Pour gagner du temps, définissez un mode de classement qui vous correspond. Rangez donc vos documents selon un ordre préétabli, vous permettant de rechercher des informations facilement et rapidement. Vous pouvez par exemple :
ordonner vos différents documents (par année, par client, par activité,…) ;
archiver les plus anciens ;
tenir à jour un fichier récapitulatif de vos données pour avoir une vision d’ensemble ;
donner un code couleur pour prioriser vos dossiers en cours ;
créer des modèles.
Bref structurer vos documents pour y voir plus clair et gagner en efficacité et confort de travail !
N'hésitez pas à utiliser un classement différent selon l'utilisation de vos documents :
les documents dont vous vous servez régulièrement doivent être à proximité ;
les documents clos mais dont vous pouvez avoir besoin en cours d'année doivent être accessibles, mais pas nécessairement à proximité ;
les archives n'ont pas besoin d'être à proximité.
Inspirez-vous de votre environnement
Une autre manière pour gagner en efficacité consiste aussi à regarder autour de vous pour détecter les bonnes idées.
Pour cela, vous pouvez réaliser une veille, c'est-à-dire surveiller régulièrement et systématiquement les sujets qui vous intéressent, à travers des sources d’informations spécifiques. Ces sources peuvent provenir du monde numérique mais aussi passer par des échanges informels, des participations à des événements, etc.
Il existe plusieurs familles de solutions de veille automatisée : Inoreader (agrégateur de flux RSS), Scoop it (plateforme de curation de contenus), Tweetdeck (solution de veille sur Twitter)…
