Rythmez la vision grâce à des rituels
Réveil à 7 h 50, toujours à la même heure, un petit coup d'œil à la météo du jour, j’allume ma radio pour écouter les infos tout en me faisant un café. Quel est le rapport entre ces quatre actions ?
Ce sont des rituels qui vont me permettre de rythmer et garder un équilibre dans ma vie personnelle.
Appliqué à la vie d’entreprise, et plus précisément à la vision managériale, il est important d’établir un cadre, et donc les rituels et les outils qui vont lui permettre de s’exprimer pleinement.
La vision va donc s’exprimer à travers des rituels et des outils.
Qu’est-ce qu’un rituel ?
En entreprise, les rituels managériaux sont des moments d'animation clés de l'équipe qui permettent de prendre du recul sur l’opérationnel en organisant les décisions et les actions afin de piloter au mieux l'activité.
Ces rituels peuvent-être :
Individuels : Les points hebdomadaires sont assez communs dans l’entreprise et dans un rapport manager-collaborateur. Ce qu’on s’y raconte peut néanmoins être très différent et perdre en pertinence s'ils ne sont pas bien considérés, peu honorés ou peu préparés.
Collectifs : Les réunions d’équipe servent à créer une dynamique collective et à répondre à un objectif grâce à l’expertise de chacun.
Comment éviter la “réunionite” (= manie de faire des réunions qui fait perdre en productivité) ?
Voici quelques conseils pour assurer une bonne réunion collective conforme avec l’énoncé de votre vision managériale.
Préparation : Une préparation par celui qui mènera la réunion est essentielle, et un support de suivi (Keynote, Google Slides, Notion) est le bienvenu. La préparation doit justifier que l’objectif de la réunion est assez important pour que chaque collaborateur y passe du temps.
Ordre du jour : Chaque réunion doit commencer par une courte introduction du meneur de la réunion pour rappeler l’objectif (il ne doit y en avoir qu’un par réunion) et le déroulé du timing associé pour y répondre.
Participants : Chaque membre de la réunion a un intérêt à y assister et/ou une valeur ajoutée grâce à sa connaissance sur le sujet.
Concentration : La réunion doit-être courte et rythmée pour maintenir la concentration des participants durant la réunion. Privilégiez des réunions sur des horaires qui ne prêtent pas à la dissipation (évitez les créneaux avant le déjeuner/en toute fin de journée).
Suivi : Un suivi, ou “follow-up”, doit systématiquement être écrit à la fin de cette réunion. Il permet de valider que l’objectif a été atteint et énoncer les prochaines étapes.
Respect : Certaines règles (arriver à l’heure, ne pas faire autre chose) sont importantes à mettre en place, surtout à l’heure des réunions visio.
Vision : Enfin, validez que votre vision managériale et ses principes sont correctement représentés par ces réunions et les personnes qui les mènent. Ces réunions, parce qu’elles sont collectives, seront le terrain d’expression le plus adéquat à l’exécution de cette vision !
Si votre vision est de “développer la coopération entre nous et avec les autres équipes”, vous pouvez faire en sorte que vos rituels de réunions s’adaptent aux principes mêmes de votre vision, par exemple en invitant à ces réunions des personnes pertinentes et externes à votre service ou en faisant un partage de bonnes pratiques autour de ce sujet.
Ces rituels doivent être dans leur forme, le reflet de votre vision et dans leur fond, au service de son exécution.
Pilotez la vision grâce à des outils
En plus des rituels, les outils doivent aussi correspondre à l’expression de la vision managériale.
Cet outil sera adapté à une vision qui aura pour principe d’aller chercher le plus d’efficacité dans le travail des collaborateurs.
Qu’est-ce qu’un outil ?
Les outils sont tous les moyens qui vont permettre d’organiser les actions et en assurer le suivi. Appliqués à notre métaphore du navire, ce sont par exemple les cordages qui vont permettre de mettre les voiles !
Si les outils de travail vous sont souvent imposés – car uniformisés à l’ensemble des équipes – au sein de l’entreprise, la manière de les exploiter et le contenu que vous y mettrez vous permettront d’exprimer au mieux votre vision managériale.
Certains outils imposés pourront être adaptés “sur mesure” pour votre pôle, et d’autres pourront être créés.
Quelques exemples d’outils traditionnels et leur utilisation pour servir votre vision
Outil | Destinataire | Objectif |
Onboarding book | Nouvel arrivant | Intégrer le nouveau collaborateur dans l’entreprise : lui faire connaître la mission, les valeurs, la vision de l’entreprise, mais aussi votre vision managériale. Cela lui permettra de comprendre et d’intégrer facilement votre vision ainsi que les rituels/mots-clés/autres outils utilisés par l’équipe pour l’appliquer. |
Tableau de bord copartagé (Notion/Google Sheet/Trello) | Collaborateurs (individuel ou collectif) | Suivre de manière asynchrone les avancées des projets du collaborateur/avoir une trame lors des points hebdomadaires. Exemple : Chaque projet aura un onglet “vision” qui permettra, une fois celui-ci réalisé, de valider s'il correspondait bien à son expression (à remplir par le manager et le collaborateur). |
Slack, Workplace | Collaborateurs (individuel ou collectif) | Communication simultanée : des “channels” dédiés aux projets en lien avec votre vision peuvent être créés pour la soutenir expressément. Exemple : Un channel “innovation/inspiration” si votre projet est de développer la créativité de vos équipes. |
Keynote, PowerPoint, Google Slides | Collaborateurs (collectif) | Partager un projet ou des idées qui ont besoin d’être illustrées. Vous pouvez très bien définir un “template” ou une méthode pour construire ces présentations et ainsi l’adapter à votre vision. |
Des outils moins formels peuvent aussi être créés (de manière temporaire ou pérenne) pour servir votre vision :
Pinterest, compte Instagram professionnel | Collaborateurs | Pousser à l’inspiration dans les secteurs lifestyle |
Groupe WhatsApp interentreprise | Collaborateur expert/qualifié | Un groupe rassemblant plusieurs personnes exerçant le même métier dans des entreprises différentes pour s’échanger les bonnes pratiques |
À vous de choisir ceux qui vous permettront la meilleure expression de votre vision !
À vous de jouer !
Votre objectif dans cette activité : créer un cadre qui soit clair pour une bonne communication et exécution de la vision au sein de votre équipe grâce à des outils et rituels pertinents et réplicables à une grande majorité de projets !
En résumé
Pour exprimer cette vision dans le quotidien des collaborateurs, il est important d’établir un cadre : les rituels et les outils vont permettre de rythmer et d’exprimer correctement cette vision managériale.
Les rituels – qu’ils soient individuels ou collectifs – doivent permettre de prendre du recul sur l’opérationnel et/ou être au service d’une productivité collective. Ils ne doivent pas être trop nombreux pour ne pas tomber dans la “réunionite” et laisser du temps pour le travail personnel des collaborateurs.
Les outils doivent servir la vision dans leur contenu et dans la façon avec laquelle ils sont exploités par les collaborateurs.
Nous avons vu comment faire vivre sa vision dans le quotidien des collaborateurs. Nous allons désormais voir comment intégrer dans notre vision les nouveaux modes de travail.
