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Mis à jour le 16/12/2019

Mesurez la performance de vos collaborateurs

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Tout comme la définition des objectifs et de leurs critères, le choix de votre système de mesure de la performance est prépondérant.

Il vous permettra ensuite d’évaluer objectivement et précisément vos salariés pour être capable de déterminer lesquels :

  • ont besoin d’aide et d’un accompagnement de proximité ;

  • il faut récompenser et féliciter ;

  • il faut remotiver.

Dans ce chapitre, nous verrons justement comment définir :

  • une approche ou une philosophie de l’évaluation ;

  • un système de notation ;

  • et votre rôle sur le sujet.

Définissez votre philosophie de mesure de la performance et vos indicateurs de performance

Définir une philosophie de mesure de la performance, c’est choisir l’approche selon laquelle vous souhaitez que vos managers évaluent la performance de vos collaborateurs.

Cette approche peut mettre l’accent sur :

  • le résultat du travail, c’est-à-dire l’atteinte ou la non-atteinte des objectifs ;

  • le travail réalisé, indépendamment de l’atteinte de l’objectif.             

Évaluer les résultats par rapport au niveau de réalisation des objectifs

En quoi consiste cette approche ?

Nous l’avons dit, la performance n’est pas absolue, mais s’évalue par rapport à des attentes et à des objectifs à atteindre.

Lorsque l’entreprise choisit d’évaluer la performance par rapport au niveau d’atteinte des objectifs, on parle souvent de système de gestion de la performance lié à un "management par objectif".

Dans ce cas, l’évaluation est :

  • soit binaire : objectif atteint ou objectif non atteint ;

  • soit plus précise, lorsqu’il existe une granularité par niveau ou % d’atteinte de l’objectif : objectif partiellement atteint, objectif atteint à 25 %, etc.           

La granularité de l’évaluation de l’atteinte de l’objectif et le type de note attribué dépendent du système de notation défini par l’entreprise (nous en parlerons plus loin dans ce chapitre).

Pourquoi opter pour cette approche ?

Il existe de nombreux avantages à un système de mesure de la performance "par objectif". En voici quelques-uns :

  • Tout d’abord, il permet d’évaluer le salarié sur des objectifs propres à son poste, et non sur des critères génériques valables pour l’ensemble de l’organisation et qui ne prennent pas en compte les différences individuelles et contextuelles. 

  • Ensuite, il limite la subjectivité, en centrant l’évaluation sur la réalisation et non sur les attitudes ou l’implication qui, par nature, sont des critères plus subjectifs. 

  • Enfin, il pousse le management à faire un vrai travail de définition et de clarification des objectifs, qui aide le collaborateur à avoir une vision claire de ce qui est attendu de lui.         

Ce système de mesure rend aussi justice aux « non-conformistes », ceux qui atteignent leurs objectifs par des chemins originaux.

Les points de vigilance de cette approche

À l’inverse, ce système comporte aussi des points de vigilance :

  • Il exige une plus grande maturité et implication du salarié, ainsi qu’un suivi important de la part du manager.

En effet, avec ce système, le salarié connaît le résultat à atteindre, mais doit se responsabiliser dans la manière d’y parvenir.

  • Il peut pousser le salarié à ne se concentrer que sur le résultat, sans prendre garde à la façon de l’atteindre. 

Par exemple, un commercial pourrait chercher à tout prix à atteindre son objectif de vente, au prix de techniques agressives auprès des clients.

  • Il peut pousser le salarié à écarter certains événements importants de son rôle qui ne sont pas directement liés à ses objectifs.

À titre d’exemple, le salarié qui se focalise à tout prix sur l’atteinte des objectifs peut laisser de côté la collaboration et le développement du réseau interne, pourtant utiles pour gagner en efficience, ou dénigrer ses tâches secondaires, pourtant nécessaires.

  • Enfin, cette technique peut démotiver les salariés qui s’impliquent et font des efforts, mais n’atteignent pas leurs objectifs pour des raisons personnelles ou contextuelles.

En résumé, que faut-il pour que cette approche d’évaluation soit efficace ? 

La méthode d’évaluation par objectif ne peut fonctionner que si :

  • les critères et indicateurs d’atteinte de l’objectif ont été clairement précisés ;

  • l’objectif est défini aussi bien quantitativement que qualitativement, aussi bien sur des tâches que sur des attitudes ;

  • l’objectif a été adapté et justement calibré ;

  • le management s’implique dans le suivi et l’accompagnement de son équipe ;

  • le salarié se responsabilise et communique lorsqu’il est en difficulté.

Évaluer le travail réalisé, indépendamment de l’atteinte de l’objectif

En quoi consiste cette approche ?

L’évaluation du travail a lieu indépendamment du succès du salarié à atteindre son objectif.

Les critères d’évaluation ne sont alors pas les critères d’atteinte des objectifs, mais des critères propres à l’entreprise et applicables à tous les salariés.

À titre d’exemple, voici quelques critères :

Critère principal

Critère associé

Note

Travail

Quantité

 

 

Qualité

 

Fiabilité

Ponctualité

 

 

Respect des deadlines

 

 

Confiance

 

Collaboration

Partage des informations

 

 

Capacité à travailler en groupe

 

 

Relations avec ses pairs

 

Autonomie

Recherche d'informations

 

 

Prise d'initiatives

 

Satisfaction clients

Satisfaction clients internes

 

 

Satisfaction clients externes

 

Total

 

 

Pour chaque critère, il revient au manager d’attribuer une note au salarié, selon le niveau de satisfaction du critère en question. Cette note dépend du système de notation défini pour l’entreprise (nous en parlerons plus loin dans ce chapitre).

Pourquoi opter pour cette approche ?

Elle permet de :

  • Prendre en compte l’implication et l’effort du salarié, au-delà du résultat. 

En effet, cette méthode accepte que la somme des résultats obtenus par l’employé ne reflète pas toujours son implication globale.

  • Prendre en compte les attitudes de travail. 

Ce type d’approche peut permettre de mettre l’accent sur les comportements de collaboration, de partage d’information, de fiabilité, d’autonomie, si l’entreprise choisit d’en faire des critères.

En conséquence, le salarié ne se focalise pas exclusivement sur le résultat, mais aussi sur la façon de l’atteindre.

  • Valoriser les compétences et connaissances développées et mises en œuvre, lorsque le système inclut des compétences spécifiques dans les critères d’évaluation.

Les points de vigilance de cette approche
  • Avec cette méthode, il y a davantage de place pour la subjectivité, car le manager évalue également des comportements et des attitudes, ainsi que des valeurs.        

  • Cette approche n’encourage pas nécessairement le salarié à atteindre ses objectifs et n’identifie pas précisément ses priorités.      

  • Le salarié peut se démotiver lorsqu’il atteint ses résultats, mais obtient une note globale médiocre en raison de comportements jugés négativement.  

  • Enfin, certains critères ne s’appliquent pas à tous les types de postes. 

En effet, trouver des critères transverses et applicables à tous les rôles de l’entreprise est difficile.

En résumé, que faut-il pour que cette approche d’évaluation soit efficace ?

Cette méthode d’évaluation ne peut fonctionner que si :

  • le manager explique les critères au regard du rôle de chacun de ses collaborateurs, en faisant le lien entre les critères et leur poste ;

  • les attitudes sont évaluées au regard de faits et d’exemples concrets ;

  • les résultats ne sont pas totalement écartés de l’évaluation, au prétexte que l’attitude est prise en compte.

     

Combiner les approches ?

Le plus efficace ne serait-il pas de concilier les avantages de chacune de ces deux approches ?

Certains systèmes croisent ces deux approches, pour permettre d’évaluer à la fois la bonne réalisation des objectifs et le travail réalisé.

À titre d’exemple, un système d’évaluation peut décider que le salarié sera évalué :

  •  à 80 % sur les résultats liés à ses objectifs ;

  •  à 20 % sur l’implication, les attitudes, et le respect des valeurs de l’entreprise. 

La pondération dépend de ce que l’entreprise souhaite valoriser.

Choisissez votre système de notation de la performance

Pourquoi établir un système de notation ?

Pour l’entreprise

Certaines entreprises choisissent de noter la performance de leurs salariés, afin de pouvoir ensuite :

  • comparer les salariés entre eux ;

  • identifier les salariés qu’il est nécessaire d’accompagner ;

  • s’assurer de récompenser les salariés les plus performants ;

  • rémunérer selon la performance ;

  • prendre les décisions adaptées en termes de gestion de carrière. 

Le système de notation est donc un outil d’aide à la décision.

En effet, pour prendre une décision de gestion de carrière prise sur la base des notes et évaluations de vos salariés, vous devez aussi prendre en compte :

  • le contexte dans lequel la note a été obtenue ;

  • les évaluations antérieures du salarié ;

  • la comparaison avec les pairs ;

  • les souhaits et caractéristiques individuelles du salarié. 

Pour le salarié

Le système de notation est un bon moyen pour le salarié de :

  • voir sa progression, d’évaluation en évaluation ;

  • de se situer par rapport à ce qui est attendu de lui. 
     

Définir une échelle de notation

Pourquoi ?

Tout simplement parce qu’une échelle à 5 niveaux offre à la fois :

  • Une granularité suffisante pour différencier les salariés entre eux. 

    Par exemple, vous pouvez tout à fait identifier un collaborateur comme très performant en lui attribuant un 5, et un collaborateur comme ayant fait preuve d’une performance médiocre avec l’attribution d’un 2. 

  • Une fourchette suffisamment étroite pour éviter une trop grande subjectivité des notes.
    Par exemple, avec un système à 20 échelons, il est extrêmement difficile de s’assurer que chaque manager associe la même valeur à un 11 et un 12. 

Voici un exemple de grille de notation possible :

Exemple de grille de notation du salarié
Exemple de grille de notation du salarié

Avec notre système à 5 niveaux, une moyenne de 1 correspondrait à une mauvaise performance, une moyenne de 2 à une performance insuffisante, une moyenne de 3 à une performance satisfaisante, une moyenne de 4 à une très bonne performance, et une moyenne de 5 à une performance exceptionnelle.

Utiliser le système de notation

Pour que vous puissiez comprendre au mieux comment utiliser un système de notation, prenons un exemple !

Nous allons étudier un système d’évaluation basé :

  • à 80 % sur les objectifs, chaque objectif étant évalué sur 3 ou 4 critères ;

  • à 20 % sur les attitudes, évaluées selon 4 critères.

Exemple de système d'évaluation du salarié
Exemple de système d’évaluation du salarié

On voit ici que le manager a :

  • attribué une note ainsi qu’un commentaire pour chaque critère ;

  • fait la moyenne des notes pour chaque type de mesure, objectif et attitude ;

  • déterminé la notation globale de la performance du salarié, en pondérant à 80 % la note des objectifs et à 20 % la note des attitudes. 

La note globale de 3,4 attribuée ici correspond, selon notre échelle préalablement définie dans ce chapitre, à une performance à mi-chemin entre "satisfaisante" et "très bonne".

Donner des lignes directrices pour la notation ?

Pour quoi faire ?

Ces lignes directrices ont pour but :

  • d’aider les managers à prendre les décisions de notation au sein de leur équipe, en leur indiquant des "normes" de notation propres à l’entreprise ;

  • d’éviter des tendances d’évaluation à la sévérité (lorsque tous les salariés sont notés avec des notes basses) ou à l’indulgence (lorsque tous les salariés sont notés avec des notes hautes) de la part de certains managers ;

  • d’éviter des disparités trop importantes dans les pratiques de notation des managers, pour des raisons d’équité entre les salariés ;

  • d’assurer une homogénéité minimale entre les notes des salariés, pour permettre des décisions de gestion de carrière adaptées. 

En quoi consistent ces lignes directrices ?

Les recommandations de notation invitent généralement les managers à répartir les notations en s’assurant :

  • de différencier effectivement la performance des collaborateurs ;

  • d’être équitables dans la notation ;

  • de ne pas attribuer des notes trop hautes ou trop basses à toutes les membres de l’équipe. 

Généralement, ces indications se présentent sous la forme d’une courbe de Gauss, comme suit :

Exemple de recommandation de répartition des notes
Exemple de recommandation de répartition des notes

Ainsi, un manager qui aurait 10 salariés dans son équipe aurait statistiquement :

  • 0 ou 1 salarié noté 1 ;

  • 1 ou 2 salarié(s) noté(s) 2 ;

  • 6 salariés notés 3 ;

  • 1 ou 2 salarié(s) noté(s) 4 ;

  • 0 ou 1 salarié noté 5.

Le rôle du Manager RH face aux systèmes d’évaluation

Votre rôle, en tant que Manager RH, concernant les systèmes d’évaluation de la performance, est à la fois de :

  • choisir l’approche de mesure de la performance la plus appropriée à la stratégie de votre entreprise, à sa culture, ainsi qu’au profil de vos salariés ;

  • définir une échelle de notation adaptée ;

  • définir des lignes directrices pour aider à la notation, tout en vous assurant bien qu’elles ne sont en aucun cas présentées comme des obligations ;

  • former les managers à :                                               

    • définir des objectifs et des critères de mesure de la performance pour chacun des membres de leurs équipes,

    • utiliser ces critères pour évaluer objectivement la performance,

    • utiliser le système de notation,

  • vous assurer de la bonne compréhension du système d’évaluation et de mesure de la performance par les salariés, pour éviter les désaccords ;

  • et... évidemment, utiliser ce système pour mesurer la performance de votre propre équipe !

Maintenant que votre système de mesure de la performance est mis en place, tout est en œuvre pour s’attacher à apprendre à évaluer la performance et à commenter la performance.

Nous allons donc parler de l’évaluation dans la partie qui suit !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite