Pour répondre à la stratégie définie en amont, vous allez peut-être devoir produire du contenu en quantité. Notamment dans la mise en place d’un plan de communication. Pour cela, plusieurs étapes vous attendent, à commencer par un brief.
Le brief
L’organisation avec laquelle vous travaillez possède peut-être des moyens financiers suffisants pour faire appel à des ressources externes, comme des freelances, des studios ou des agences de communication. En tant que community manager, vous pourriez être impliqué.e dans l’identification et le choix de certains partenaires.
Les règles pour lancer des appels d’offres varient en fonction de la structure dans laquelle vous exercez. Dans les cas les plus légers, un appel d’offres se résume à des demandes de devis. Mais il peut devoir répondre à des règles plus formelles si, par exemple, vous représentez une organisation publique.
Un appel d’offres peut porter sur :
une production concrète ;
une série de productions ;
un accompagnement dans le temps : sur plusieurs mois ou années.
Que vos prestations soient menées par des prestataires en externe, ou par des collaborateurs en interne, vous devrez toujours bien déterminer vos besoins :
s’agit-il de production de contenu ;
d’achat d’espace ;
d'événementiel ?
Le plus important est de préparer la liste de vos demandes. C’est ce qu’on appelle le brief ! Détaillez le plus concrètement possible vos objectifs et les moyens que votre prestataire ou vous-même devrez déployer pour les remplir.
Par exemple : vous représentez une marque d’alcool et avez besoin de photos de cocktails pour vos publications. Détaillez qui fait quoi. Vous vous occupez du choix des photos, de la contextualisation, du texte et des publications ? Vous avez donc besoin d’un.e photographe, d’un décor et de matériel, et d’un.e mixologiste (la personne qui va préparer les cocktails).
Guidez ces personnes pour leur faire comprendre les images que vous souhaitez.
Vous devrez :
Briefer un.e photographe
Lui transmettre votre charte iconographique et la préciser : quelle scénographie ? Voulez-vous des flous artistiques ? Quelle chaleur ? Une starification du cocktail ou au contraire des photos qui paraissent quotidiennes, accessibles ?
Combien de photos différentes ?
Avez-vous également besoin de vidéos ?
Avec quel matériel ? Celui-ci est-il assuré en cas d’accident (voir avec votre assurance ou le responsable du matériel dans l’entreprise) ?
Pour quels supports et quelle durée lui demandez-vous de céder ses droits (voir avec votre service juridique et légal ou bien le cabinet extérieur qui s’occupe de cette partie) ?
Réserver un bar :
- pour combien de temps ;
- avec quel matériel (le vôtre, le leur) ;
- avec ou sans clientèle ? Si non, faut-il privatiser le bar, y aller en heure creuse, ou simplement s’arranger pour ne voir personne en arrière-plan ;
- dans quel contexte ? À quelle heure (c’est important pour la lumière) ? En extérieur ? En intérieur ?Briefer un mixologiste
De combien de temps a-t-il besoin ?
Cela nécessite-t-il la présence du photographe durant la préparation ?
Quels cocktails voulez-vous ?
Cela peut-il être le/la mixologiste du bar ? Si ce n’est pas le cas, les deux parties sont-elles d’accord pour travailler ensemble ? Le matériel du bar est-il suffisant ?
C’est le travail d’un chef de projet de clarifier tous ces points. En tant que community manager, si le projet est orienté social media, vous et/ou le social media manager serez probablement ce chef de projet. Ce sera donc à vous de “penser à tout”, mais surtout de vous entourer des bonnes personnes et de leur poser les bonnes questions. L’idée est de vous coordonner le mieux possible avec l’équipe du projet pour que tout se passe bien.
Coordonner les intervenants et préparer un rétroplanning
Ce sera également à vous de faire en sorte que tous ces éléments soient alignés, pour que tout se passe bien le jour J et tout au long du projet.
Le travail en collaboration est essentiel dans ce type de fonctionnement. Il vous faudra maîtriser les bases essentielles de la gestion de projet, à savoir élaborer une répartition des tâches précise entre vos équipes et les différents prestataires impliqués dans l’opération.
Vous devrez également établir et surtout suivre un planning précis de l’ensemble des tâches répertoriées, en indiquant bien les étapes de validation.
Par exemple :
Votre collègue directrice artistique définit la scénographie en accord avec votre prestataire photographe. Puis elle intervient en postproduction pour retravailler les photos et y ajouter un habillage spécifique.
Vous devrez donc prévoir le temps nécessaire à chacune de ces opérations, pour élaborer un rétroplanning. C’est-à-dire un planning partant de la date de publication du premier contenu, et en ajoutant une par une chaque tâche, en partant de la dernière !
Pour cet exemple :
date de publication le 4 avril, pour les premières terrasses en after-work ;
temps nécessaire à la validation et au retravail, 2 à 5 jours ouvrés. Les contenus doivent donc être livrés à votre client.e pour validation le 29 mars ;
temps nécessaire à la rédaction, 2 jours. À compter du 27 mars ;
temps nécessaire à la postproduction, 2 à 4 jours. À compter du 21 mars ;
délai de livraison des photos, 3 jours. On prévoit donc le shooting le week-end des 16-17 mars ;
temps nécessaire au choix de la scénographie, entre directeur artistique (DA), photographe et vous-même, 2 à 4 jours ;
choisissez vos prestataires, briefez votre DA et votre photographe au plus tard le 11 mars.
