Il est indispensable d'anticiper la préparation du processus de sélection que vous souhaitez mettre en place. Si vous attendez la dernière minute, les bonnes personnes ne seront pas disponibles, les bureaux et salles seront déjà réservés, vous improviserez une sélection inadaptée aux besoins du poste, avec les mauvais outils… Un vrai scénario catastrophe !
Nous allons donc faire appel à notre meilleur ami : la méthode du QQQOCP.
Quoi, Qui, Quand, Où, Comment et Pourquoi ? Une méthode basique qui permet de penser à tout avant d'agir…
La sélection est un parcours qui intègre plusieurs étapes, que nous détaillerons un peu plus loin.
Plusieurs interlocuteurs auront un rôle bien spécifique.
Parfois, vous devrez changer de lieux, anticiper afin de pouvoir utiliser certains outils ou prestataires.
Et attention, votre rétroplanning devra être impeccable ; si vous tardez à répondre à vos candidats, vous en perdrez et, en premier, vous perdrez les meilleurs !
Préparez votre plan de bataille !
Se poser les questions suivantes est important avant de lancer le processus de sélection !
Sinon, vous serez dans l'improvisation, vous risquerez de manquer de ressources pour prendre les bonnes décisions au bon moment. Ou pire, vous accueillerez vos candidats dans de mauvaises conditions matérielles, humaines et vous ferez mauvaise impression !
Qui va intervenir sur Quoi ?
Différentes personnes sont déjà intervenues pour préparer ce recrutement :
le manager,
le DRH,
un partenaire sur le sourcing,
des personnes de votre réseau,
un contact dans une école…
Maintenant que les candidats ont postulé, il est important de vérifier par quel canal ils sont arrivés vers vous. Si une personne de votre réseau a recommandé ce candidat, vous devrez bien sûr l'intégrer au processus de sélection, parler avec elle du candidat, comment elle le connaît et ce qu'elle recommande à son sujet.
Le manager aura un rôle différent, important et interviendra souvent sur la deuxième phase du processus, après la pré-sélection.
La DRH sera partie prenante ou pas, selon le niveau de responsabilités confiées au futur recruté.
Elle sera souvent impliquée dans la sélection d'un futur manager ou d'un futur directeur, par exemple.
En tous cas, ne sélectionnez pas seul ; partagez la responsabilité et surtout la décision finale. Vous devrez donc prévenir suffisamment tôt ces partenaires, leur fournir les informations nécessaires pour découvrir le profil du candidat, préparer leurs questions. Ensuite, vous leur préciserez ou vous conviendrez avec eux des critères à évaluer qui sont dans leur zone de compétences et de responsabilités.
Il faudra planifier et coordonner les agendas de tous les intervenants.
Quand fait-on Quoi ?
La notion de délai est fondamentale dans le processus de sélection ! Traîner est toujours une mauvaise stratégie… Le candidat va se lasser, d'autres recruteurs vont le repérer et vous "piquer" les meilleurs postulants !
Vos partenaires vont eux aussi prendre de la distance avec vous, oublier les informations transmises, les profils intéressants et vous perdrez en qualité de la sélection.
Vous devez donc cadencer les étapes du processus, planifier tout du début à la fin, convenir de plages horaires pour les entretiens, les points d'étapes, les prises de décisions et même les dates d'intégration souhaitées.
Où vais-je organiser Quoi ?
En définissant vos étapes de sélection, vous saurez de quoi vous avez besoin :
une salle de réunion, une réservation dans un hôtel, des bureaux pour les entretiens ;
un accès à des tests en ligne, à un site web, à une visioconférence ;
un lieu pour des mises en situation opérationnelles.
Tous ces endroits se réservent à l'avance, parfois longtemps à l'avance (avec un versement éventuel d'arrhes), pour bloquer les salles, les équipes, les petits déjeuners d'accueil ou les buffets.
Même en interne dans l'entreprise, ne cherchez pas un bureau ou une salle à la dernière minute ; vérifiez ce que vous offrirez à boire, que la machine à café fonctionne :waw: , que les sièges sont en nombre suffisant et que votre matériel vidéo ou informatique est opérationnel.
Comment vais-je sélectionner ?
En construisant mon parcours de sélection, je vais décider des outils, des tests, des méthodes. Nous les découvrirons tout au long du cours.
Évidemment, vous aurez des réunions de travail avec les managers ou la DRH ; vous expérimenterez différents outils que vous sélectionnerez parce qu'ils sont adaptés à votre problématique.
Vous serez vigilants à construire un processus en entonnoir qui enchaînera plusieurs étapes.
Les outils ont souvent un coût et, dans un souci d'économie, ils seront fréquemment utilisés en seconde moitié du parcours de sélection.
"Pourquoi" cette intervention dans la sélection ?
J'ai intégré une personne, un outil, une méthode à mon processus de sélection.
La question du "pourquoi" est très importante et concerne les rôles de chacun dans l'évaluation des critères de sélection.
Vous aurez donc listé les critères concrets à évaluer chez le candidat et chaque intervenant dans la sélection saura précisément quels critères il doit évaluer en lien avec le poste à pourvoir.
Bien évidemment, cela induit que l'outil ou la méthode sont adaptés et que la personne est compétente pour le faire !
Enfin, pour répondre à cette question du "pourquoi" — qui peut venir de votre responsable, du manager ou du candidat — soyez prêt à justifier vos choix !
Et là, une seule solution, préparez vos tableaux de suivi d'efficacité, les analyses de critères de sélection, l'inventaire des coûts, les fameux KPI (retours sur investissement).
Quelques exemples de dispositifs de sélection
Pour mieux imaginer les situations réelles que vous rencontrerez, voici quelques exemples de dispositifs de sélection. Comme pour le sourcing, ils varieront en fonction de :
la taille de l'entreprise ;
sa localisation géographique ;
son secteur d'activité : service, industrie, agriculture ;
le nombre de postes à pourvoir ;
la variété des postes ;
le nombre de candidats ;
les budgets alloués à la sélection ;
le nombre de personnes disponibles pour participer ;
le niveau d'externalisation de votre processus.
Imaginons une grande société qui recrute 300 commerciaux par an dans toute la France :
Les candidats se comptent en milliers chaque année, comment allez-vous faire ? Le dispositif va s'organiser des mois à l'avance. Par exemple :
Il va falloir former les managers à conduire un entretien de recrutement afin de leur déléguer le processus final de sélection.
Vous organiserez des relais en région pour faire la 1ére sélection par téléphone ou en face à face.
Vous allez certainement utiliser un ATS (Applicant Tracking System) pour centraliser les CV et gérer à l'intérieur de l'outil le processus de sélection et la communication entre les différents recruteurs.
Vous sélectionnerez un test en ligne pour valider les qualités commerciales de vos candidats : disponibilité, écoute du client, etc.
Tout le dispositif sera conçu en collectif et écrit pour être communiqué et validé par tous les intervenants, afin que tous avancent dans la même direction !
Nous sommes dans une entreprise de 200 personnes qui recherche son Directeur Financier :
La sélection va sans doute être dirigée par le PDG de l'entreprise, qui est fortement impliqué dans le choix du bon candidat. Il a aussi peu de personnes à qui déléguer une responsabilité aussi importante pour lui.
Son responsable RH sera là pour entendre ses critères de sélection et faire le 1er tri des candidatures. Ensuite, le PDG interviendra dès les premiers entretiens, même si le RRH débute le rendez-vous et filtre de nouveau en face à face. En général, un autre directeur interviendra aussi en entretien dans le processus.
Un gros travail de contrôle des références professionnelles sera effectué. D'ailleurs, ces recrutements se font souvent par réseau.
Dans une startup qui doit passer de 50 à 100 personnes sur des postes variés :
On imagine que le digital va prendre une grosse place dans le processus de sélection :
un ATS, bien sûr, pour gérer les candidatures, les tris de CV et le suivi du processus ;
des entretiens en visioconférence, pour gagner du temps et établir le 1er contact ;
un système de recrutement affinitaire, pour être certain que nous partageons les mêmes valeurs ;
des méthodes un peu fun, pour vérifier que travailler ensemble est un vrai plaisir :soleil: : participer à un déjeuner avec l'équipe, à un serious game !
Une entreprise éloignée des grandes villes qui recherche plusieurs développeurs web :
Une dizaine de candidats sont conviés à un entretien de recrutement dans une ville plus pratique pour préparer leur déplacement.
Vous allez organiser une présentation collective de l'entreprise et du poste pour gagner en temps et en efficacité.
Vous aurez préparé cette présentation : quoi dire, qui dit, quel matériel utiliser (vidéo, témoignages) ? Que voulez-vous transmettre et stimuler chez les candidats ?
Il faudra réserver une salle et un café d'accueil.
Le futur manager (N+1 des futurs recrutés) sera présent pour parler du job, de son équipe, de ses objectifs. La présence du N+2 sera un plus si vous voulez donner plus d'envergure à votre présentation ; il parlera de l'entreprise, de son évolution et de ses enjeux ; il présentera sa direction. Selon la taille de l'entreprise, ce sera le directeur informatique, le dirigeant…
Vous permettrez ainsi aux candidats d'économiser en temps et en frais de transport ; vous montrerez aussi votre engagement dans ce processus de recrutement : vous mettez les petits plats dans les grands :soleil:.
Après une première sélection, dans la même journée, les entretiens individuels auront lieu. Cette fois, vous parlerez du candidat uniquement et de son adéquation au poste.
Un cabinet de conseil qui recrute plusieurs consultants mais n'a pas le temps de s'en occuper :
Certaines entreprises délèguent tout à un prestataire, un cabinet de recrutement ou un chasseur de têtes.
Ce n'est pas leur métier et elles n'ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour mener le processus.
Tout sera externalisé, le cabinet mènera le processus de sélection après avoir bien défini les critères de sélection avec le N+1, N+2, voire le dirigeant de l'entreprise.
Le cabinet présentera une short-list de candidats ( 5 à 10) ; il expliquera les profils, expériences, points forts et seuls les candidats retenus, souvent sur dossier, seront présentés à l'entreprise pour des entretiens.
En résumé
Il n'y a pas de "petit" processus de sélection, c'est toujours une étape importante et délicate.
Vous devrez anticiper pour être prêt à recevoir vos candidats qualitativement.
Même sur un seul poste, une mauvaise sélection peut causer des dommages à moyen terme, démotiver l'équipe, créer des conflits, vous obliger à aller contre vos valeurs d'entreprise.
Évidemment, derrière une sélection ratée, il y a des coûts : devoir relancer le sourcing, former un candidat qui ne restera pas, accuser des retards dans l'atteinte de vos objectifs opérationnels.
Soyez toujours prêt à évaluer les 3 critères suivants : coût - qualité - délai !
