Conclure un entretien n’est pas la phase la plus facile, quelle que soit la décision que vous prendrez ensuite. Le candidat est toujours curieux de connaître la suite du processus, votre ressenti, votre décision de poursuivre ou pas le processus… La plupart du temps, vous ne pourrez pas lui donner de réponse claire !
Quand vous atteignez la fin de votre processus de sélection, la tension est encore plus palpable. Pour un candidat, être en "short list" est une bonne nouvelle, mais aussi très difficile à vivre ! Être si prêt du but…
Pour les recruteurs, une phase de négociation est souvent nécessaire avec le manager, le DRH ou le candidat et vous allez devoir déployer des compétences "diplomatiques" pour atteindre le consensus et prendre la décision finale.
Répondre positivement à un candidat implique de répondre négativement à d'autres ; là aussi, il faudra y mettre les formes.
Terminer l'entretien
Vous avez déroulé votre scénario d'entretien et c'est à vous, maintenant, de trouver les mots et l'attitude justes pour clore ce moment.
Le stress des dernières minutes
Souvent, un instant de silence va donner le signal de la "Fin".
Les questions ont été posées, les réponses détaillées, le temps prévu est épuisé.
C'est au recruteur de décider de clore le rendez-vous et de le formuler.
Il est fréquent que le candidat en profite pour oser une dernière question un peu décalée, qu'il n'a pas réussi à placer durant l'entretien. Ne vous laissez pas déstabiliser, si la question est "hors sujet", vous pouvez toujours lui dire :
que cela sera abordé plus tard dans le processus de sélection ;
que vous avez besoin d'y réfléchir ou de partager avec le manager ou le DRH ;
utiliser l'humour et lui dire que vous n'y aviez pas pensé dans le cadre du recrutement !
En tous cas, c'est le moment de se dire "au revoir" !
Comment conclure ?
La plupart du temps, les mots seront simples et toujours les mêmes.
Remerciez le candidat : "Je vous remercie de votre présence, implication, sincérité…"
Valorisez vos échanges quand cela le mérite : "J'ai bien apprécié d'échanger avec vous, votre parcours est intéressant…"
Parlez de choses "anodines" comme les locaux, le temps ou les prochaines vacances. Cela symbolise que le temps dédié à l'entretien de recrutement est clos !
Annoncez la suite du processus
Vous annoncerez toujours la suite du processus de recrutement, par exemple :
Je vous répondrai par email / téléphone sous 8 jours.
La DRH vous contactera sous 24h pour vous convier à un entretien collectif.
Le manager va vous envoyer par email le lien vers un test technique.
Annoncez l'action suivante, par qui, comment et quand !
Le moment du bilan
Vous avez collecté, analysé, échangé des informations, validé des compétences techniques et comportementales, vérifié les références de vos candidats, c’est le moment de décider s’il existe ou pas une réelle adéquation entre le candidat et l’entreprise.
Analysez et objectivez les informations collectées
Votre tableau d'analyse des critères objectifs d'évaluation des candidatures va maintenant prouver toute son utilité !
Les différents recruteurs auront complété leur évaluation des critères communs. Ils auront rédigé leurs commentaires et impressions.
La plupart du temps 3 à 5 candidats vont se dégager, ce sera votre short list.
Certains critères "forts" vont venir compenser des critères plus faibles ; parfois des critères techniques vont être prédominants chez l'un, alors que des critères comportementaux le seront chez un autre candidat.
Rappelez-vous que, dans la plupart des cas, le candidat idéal n'existe pas ! Il va falloir donc réfléchir à la meilleure stratégie.
Croisez votre analyse avec celles des managers opérationnels
N'oubliez jamais que le manager et les collègues sont ceux qui devront travailler au quotidien avec le candidat recruté ! Entendez leurs arguments et leur ressenti.
Vous devrez écouter avec attention l'évaluation du manager ; posez des questions ouvertes afin de l'aider à préciser concrètement ce qui lui a plu ou déplu.
Un mauvais feeling s'appuie toujours sur quelque chose de concret pas toujours facile à exprimer.
Vous l'aiderez à en prendre conscience et peut-être à relativiser, trouver la solution : tutorer ou former le nouveau recruté dès son arrivée, expliquer une réaction par une expérience passée du candidat, etc.
Vous exposerez vous aussi votre évaluation de RH, de recruteurs.
Souvent, vous saurez mieux :
analyser concrètement les atouts de l'expérience du candidat ;
expliquer ses qualités professionnelles décelées à travers son comportement en entretien ou durant la sélection.
Vous ne possédez pas les compétences techniques que le manager possède, ni sa connaissance "vécue" de l'équilibre de son équipe. Par contre, vous avez plus d'expérience du recrutement, de l'analyse comportementale, de la lecture des parcours professionnels.
Vous allez donc croiser vos analyses, vous compléter dans l'analyse des atouts et des points faibles, relativiser les avis exprimés en amenant des évaluations argumentées et objectives.
Rédigez les compte-rendus d'entretiens
Vous serez toujours amené à rédiger des commentaires ou compte-rendus.
Attention, on n'écrit pas n'importe quoi, la loi et la CNIL ont fixé des règles !
Les comptes-rendus d'entretiens, les emails, les différents écrits, ainsi que les commentaires vidéos ou vocaux doivent rester respectueux du candidat, factuels, objectifs, reliés au poste à pourvoir, aux compétences et qualités professionnelles requises !
Intégrez des verbes d'action (fait - dit - réalise- conçoit - utilise…) dans votre commentaire décrivant le candidat.
Faites référence à une compétence observable et présente dans l'offre.
Évaluez les critères objectifs définis et décrivez votre constat des tâches précisant le critère. Soyez concret, factuel.
Il vaut donc mieux rédiger le commentaire "à chaud", dès le départ du candidat, puis le revoir, le retravailler, le compléter quelques heures après ou le lendemain.
Dans le compte-rendu d'entretien, évitez de comparer le candidat à un autre. La comparaison se fera plus tard dans le processus.
La décision finale
Parfois, la décision finale est difficile à obtenir. Chacun défend son candidat et les différences sont minimes ! Il arrive aussi que le candidat hésite, ait le choix entre plusieurs postes, veuille renégocier la rémunération, son contrat ou son statut. Parfois, c'est le DRH qui va bloquer le processus de recrutement ou le N+2.
Accompagnez les managers opérationnels dans les choix finaux
Il s'agira souvent d'aider les managers à faire le point objectivement de ce qui leur plaît chez un candidat ou pas, trouver l'élément qui emportera la décision, clarifiera le choix final.
La situation ressemblera souvent à l'une de celles-ci :
2 candidats restent et ça se joue à pas grand chose : vous devrez encourager le manager à s'exprimer, raconter, écrire, prendre le recul qui lui permettra d'être plus objectif et certain de sa décision.
Vous avez fait une proposition à un candidat, mais il tarde à confirmer sa venue, essaie de renégocier des éléments : c'est la guerre des nerfs et le manager commence à dévaloriser le candidat, remettre son choix en question ; vous devrez lui expliquer que ça fait partie du jeu, le candidat peut avoir plusieurs offres, réfléchir avant d'engager plusieurs années de sa vie ; ça peut prouver aussi des qualités professionnelles, un sens des responsabilités, une prise de décision construite… si ça ne dure pas trop longtemps, bien sûr.
Le candidat préféré a refusé votre proposition et vous devez réexaminer les dossiers de la short list : vous devrez intervenir pour encourager le manager à réexaminer les profils des autres candidats, peser de nouveau les points forts et les points délicats, être en recherche de solution. Vous serez là pour motiver, relativiser, veiller à ce que le processus ne s'arrête pas.
Répondre "oui" et ensuite ?
Même quand la réponse est positive, une zone de risque persiste, car le candidat peut refuser, ne plus être disponible, exprimer de nouvelles exigences.
Obtenez son accord, vérifiez son niveau d'enthousiasme : est-il ravi ou pas vraiment ? Avez-vous un doute ?
Fixez aussitôt l'étape suivante — l'envoi de la promesse d'embauche — décrivez les modalités d'embauche, confirmez avec lui sa date d'arrivée…
Répondre "non" au candidat…
Vos emails de réponse au candidat devront être préparés à l'avance, contrôlés et personnalisés selon le stade d'avancement du processus. Évitez l'improvisation et centralisez les réponses !
Il est préférable que les managers ou d'autres intervenants ne communiquent pas en direct les réponses. Vous serez le garant d'une qualité de réponse homogène et conforme à l'image de l'entreprise.
Quelques phrases pouvant être utilisées dans vos réponses négatives :
L'accusé de réception et la mise en attente de la candidature — une réponse à automatiser : Vous nous avez transmis votre candidature au poste de xxx et nous vous en remercions. Nous allons maintenant l'étudier avec la plus grande attention. Sans réponse de notre part sous 3 semaines, vous voudrez bien considérer que votre candidature n'aura pu être retenue pour ce poste.
Le refus suite au premier tri de CV : Malgré la qualité de votre candidature, nous ne pouvons lui apporter une suite favorable, d'autres candidats disposant d'un profil plus adapté au poste à pourvoir.
La mise en vivier du dossier du candidat : Compte tenu des éléments positifs de votre parcours et sauf avis contraire de votre part, nous souhaitons conserver votre dossier dans le cas où il correspondrait à l'un de nos besoins futurs.
Suite à un seul rendez-vous individuel ou collectif : Faisant suite à notre entretien, je vous remercie de l’intérêt que vous avez témoigné. Malgré de nombreux éléments positifs et après une étude approfondie de votre candidature, il s’avère que le poste ne correspond pas suffisamment à votre profil de compétences. Nous avons donc privilégié une autre candidature.
La fin de votre message : Nous vous souhaitons de concrétiser rapidement votre projet professionnel et vous remercions de l'intérêt que vous avez témoigné à notre entreprise.
Valorisez toujours l'implication du candidat, remerciez-le pour sa disponibilité, son intérêt, son engagement.
Si vous avez rencontré plusieurs fois le candidat, alors vous l'appellerez pour lui communiquer votre décision négative. Vous devrez expliquer les raisons de votre choix, ce qui a fait la différence. Bien sûr, vous ne pourrez pas entrer dans les détails concernant le dossier du candidat sélectionné.
Des phrases telles que : "le candidat a plus d'expériences dans ce type de poste" ou "il a déjà managé des équipes" feront la différence. Trouvez le critère différenciant, basé sur les compétences opérationnelles du candidat et qui ne peut être contesté. Le but n'est pas de rentrer de nouveau dans une négociation.
Terminez en valorisant les points forts du candidat, en lui donnant parfois un conseil quant à l'orientation de sa recherche, en lui proposant de communiquer sa candidature à l'un de vos contacts.
2 réflexes à cultiver :
Constituer un vivier de candidatures
Il est essentiel de conserver les contacts et les profils des candidats qui pourraient vous intéresser à court et moyen terme.
Équipez-vous donc d'un logiciel adapté ou au minimum d'une base de données EXCEL pour répertorier, par critères et dates, les dossiers de vos candidats. Vous pourrez ainsi facilement :
identifier les candidats qui vous intéressent lorsque vous recrutez ;
garder le contact avec eux et mettre à jour leurs informations ;
éliminer les dossiers enregistrés depuis plus de 2 ans.
Détruire les dossiers des candidats au-delà de 2 ans
Attention, la CNIL limite à deux ans la conservation des données relatives au candidat ; par ailleurs, elles sont confidentielles et doivent être accessibles uniquement à la DRH et aux managers recruteurs.
La protection des informations relatives au candidat -cnil.fr
En résumé
Cette dernière phase du processus de sélection est parfois complexe et fera appel à vos talents de médiateur, de bon communicant, de fédérateur !
Vous devrez aussi préserver le cadre, faire respecter le processus, afin d'aboutir à une prise de décision saine et efficace pour l'entreprise.
Vous avez terminé votre sélection et trouvé la perle rare ? Félicitations !
Cependant le processus de recrutement continue.
La prochaine étape sera de réussir et optimiser son intégration dans le job, l'équipe et l'entreprise.
