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Mis à jour le 13/03/2019

Organisez vos prises de parole dans un calendrier de contenus

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À présent, tous vos éléments sont prêts pour lancer votre communication sur le social media ! Vous n’avez plus qu’à mettre en ligne vos publications.

C’est facile, mais si vous voulez le faire de façon optimale, cela demande encore un petit peu d’organisation.

La validation

Une ou plusieurs personnes peuvent être responsables de la validation. Cela peut être vous-même, qui allez valider les contenus proposés par votre CM. Ou cela peut être les différentes parties prenantes dans votre société : responsable marketing, communication, ou pour certains contenus les chefs de produit, de marque, responsables relations presse, ou direction générale.

Pour ne pas retarder la publication de vos contenus, vous avez 2 options :

  • Les préparer à l’avance, afin de laisser un peu de temps pour la validation : dans ce cas, il est important de prévoir une date et une heure de publication, au-delà de laquelle les contenus sont considérés comme validés. Cela évite la situation classique de devoir retarder une date de publication indéfiniment ;

  • Pouvoir avoir une validation ultra-réactive, comme dans une “social room”. Cela implique d’avoir un nombre réduit de validations nécessaires (souvent une seule) et des disponibilités étendues. Comme pour la première option, il y a un plan B. Par exemple, si aucune validation ni retour n’est enregistré en 10 minutes, le (la) CM est autonome pour publier.

 Dans tous les cas, vous devez avoir un processus de validation clair, incluant un plan B. Vous le partagerez auprès de toute personne susceptible de :

  • Créer des contenus ;

  • Valider ces contenus.

Bien entendu, avec le temps, et la confiance, ce plan B pourra devenir la norme. Les responsables ont accès à un calendrier avant publication. En l’absence de réaction de leur part, les contenus sont publiés.

La validation peut se faire à partir d’un document partagé, ou lors de réunions plus formelles où tout le monde est présent. En cas d’urgence, on peut le faire par téléphone pour valider un principe, mais cela ne permet malheureusement pas de faire un retour précis sur l’éditorial.

Le calendrier de contenus

Le calendrier éditorial est également appelé de publications,de contenus ou de diffusion. Il rassemble toutes les publications prévues sur une période donnée. En fonction des sujets et du lien de la marque avec l’actualité, cela pourra couvrir des périodes très courtes (quotidiennes, hebdomadaire,), ou plus longues (mensuelles, voire trimestrielles).

Même si votre calendrier éditorial est établi sur une longue période, il doit être flexible, vous devez l’adapter en fonction de l’actualité.

Crunch a programmé ses tweets avec beaucoup d’avance.  La marque fait référence au beau temps, mais il pleuvait sur la plupart du pays ce jour-là.

Crunch publie une actualité demandant à sa communauté si elle est plutôt bronzette ou révision pour le bac; malheureusement le temps n'était pas à bronzer ce jour là.
Publication non raccord avec l'actualité - Source : Crunch

Les outils

Il peut prendre la forme d’un tableur partagé. Google Sheets est particulièrement pratique. Il peut être accessible via un outil de publication (par exemple Hootsuite, Buffer, Sprinklr, ou Agorapulse).
Vous pouvez également utiliser un outil collaboratif comme Trello. Il vous permettra d'attribuer des tâches à vos collaborateurs (taguer votre responsable pour une validation par exemple), d'ajouter des deadlines. 

Mais certains réseaux proposent des solutions en natif : Twitter avec TweetDeck, ou les brouillons via son application ; Facebook avec son outil de publication, ou son application Page Manager.

Impression d'écran du suivi des publications programmées sur Facebook.
Les publications programmées sur Facebook - Source Facebook

Cela s’avère en général plus rapide et pratique d’utiliser directement chaque réseau, plutôt que des applications tierces.

Mais si votre organisation demande plusieurs niveaux de validation, comporte plusieurs marques, réseaux et marchés, cela peut valoir le coup de passer par un outil. Ceux-ci proposent généralement une période d’essai : testez-les, et voyez avec lequel vous et vos collaborateurs êtes le plus à l’aise.

Rien ne remplace un bon test ! Ouvrez par exemple une page non référencée sur Facebook, ou des comptes privés sur Twitter ou Instagram. Cela vous permettra de voir comment se présentent vos contenus dans des conditions réelles. Est-ce que l’aperçu de votre image sera correctement rogné ? Est-ce que votre tweet ira à la ligne au bon endroit ? Vous en aurez le cœur net avec ce compte test.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite